Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи

Правильність доставки кореспонденції та цілісність упакування мають перевірятися до розкриття конвертів (пакетів). Якщо конверт пошкоджено, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

У разі пошкодження конверта, упакування, що спричинює неможливість прочитання тексту документа, відсутності вкладень складається акт у двох примірниках. Один примірник акта направляється відправникові, другий - зберігається у службі діловодства.

Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:

· тільки тоді, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів або коли дати мають розбіжності;

· при некомпетентності вкладених документів;

· якщо документ необхідно представити для підтвердження витрат по оплаті кореспонденції

Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Інші конверти знищуються.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються за належністю.

Отримані документи й додатки до них або конверти доцільно скріпити разом і в такий спосіб опрацьовувати далі. Для скріплення використовують скріпки, степлери.

Документи з електронними носіями передаються без розкриття упакування, опрацьовується тільки супровідний лист.

У документах, надісланих по факсу, перевіряють загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість тексту інформують відправника. Якщо факс було виведено на світлочутливий папір, текст якого швидко вицвітає, то з документів знімають ксерокопію.

Штемпелювання

Факт і час надходження документа до установи обов'язково фіксуються. На всіх вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляють відмітку про їх надходження до установи. Для цього, як правило, застосовують штамп. Для штемпелювання, датування й нумерації документів доцільно використовувати автоматичний нумератор, що дає змогу одночасно зазначати назву установи, дату надходження документа і його порядковий номер. Штамп, як правило, має розміри 41,6 х 16 мм.

Порядковий номер у цьому разі слугує кількісному облікові документів, окрім того, він може бути складовою індексу документа (інші складові додаються при реєстрації і після виконання документа).

При проставленні відмітки про надходження документа до установи мають враховуватися такі моменти:

· якщо кореспонденцію не розкривають, відмітку проставляють на конвертах і упакуваннях;

· якщо до листа додано документ(и), то доцільно дублювати відмітку на першому аркуші кожного додатка;

· якщо документ підлягає централізованому зберіганню у службі діловодства, то на першому аркуші документа у верхньому правому або нижньому лівому куті документа ставиться додаткова відмітка (або штамп): "Підлягає поверненню до служби діловодства";

· якщо на конверт нанесено написи "Терміново", "Вручити негайно" тощо, зазначається точний час одержання документа;

· якщо документ є повторним, то в разі його одержання за інформаційно-пошуковою системою встановлюється місцезнаходження раніше надісланого документа з цього питання, і на вхідному документі робиться відповідна відмітка.

Опрацювання документів завершується їх сортуванням - на ті, що реєструються, і ті, що не реєструються. В установі обов'язково має застосовуватися перелік документів, які не підлягають реєстрації. Як правило, він є додатком до інструкції з діловодства або діє як самостійний документ, розроблений службою діловодства та затверджений керівником установи.

Зазвичай до переліку документів, що не підлягають реєстрації, включають: повідомлення, запрошення, рекламні листи, прайс - листи, каталоги, вітальні листи, повідомлення про зустрічі і переговори, друковані видання (журнали, брошури), листи з відміткою "Особисто", програми конференцій, нарад тощо. Служба діловодства проставляє на цих документах тільки дату надходження.

Документи, що не підлягають реєстрації, там же, на ділянці експедиційного опрацювання, розкладають по сортувальних пристроях (шухлядах) за структурними підрозділами, яким вони адресовані, чи сортувально-розподільних теках.

Решту документів перед реєстрацією та розподілом за підрозділами й виконавцями обов'язково переглядають.

Попередній розгляд і розподіл документів

Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, - вивільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

Керівництву або власникові установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. У середньому документи, які безпосередньо розглядає керівник, становлять близько 20 % від усієї документації.

Заступникам керівника можуть передаватися документи, рішення за якими вони мають право приймати. Інші документи передаються до структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.

Після детального ознайомлення з документами виокремлюють ті з них, зміст яких не підтверджує необхідності їх реєстрації. Такі документи розподіляють для доставки за призначенням.

Якщо до документа, що підлягає реєстрації, не складено заголовка, то працівник, який здійснює попередній розгляд, підкреслює олівцем фрази, за якими можна визначити зміст документа. Це робиться для того, щоб реєстратор міг автоматично перенести ці фрази в реєстраційні форми, не читаючи і не аналізуючи документ.

Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці (зазвичай праворуч на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовну позначку структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця (у діловодній практиці ця операція називається розміткою). Умовною позначкою структурного підрозділу є його номер за списком підрозділів установи. Наприклад, 05 - відділ кадрів, 10 - відділ постачання. Кожну особу з керівного складу установи можна умовно позначити одним з перших десяти чисел (01 - керівник, 02 - перший заступник, 03 - заступник керівника).

Реєстрація документів

Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства.

Її головне призначення - надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Мета реєстрації — забезпечити облік, контроль за виконанням та оперативність пошуку документів.

Реєстрація документів — це фіксування факту створення, відправлення або надходження документа шляхом поставлення на ньому дати і реєстраційного Індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Вимоги до реєстрації документів

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками (вхідні документи - один потік, вихідні - другий, внутрішні - третій; у кожному з документопотоків можуть виокремлюватися певні трупи документів); для вхідних, вихідних і внутрішніх документів створюються окремі реєстраційні форми з наданими їм реєстраційними номерами. Вхідні документи реєструються у день надходження, внутрішні — у день підписання або затвердження, вихідні - у день відправлення. У межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів, залежно від авторів та змісту.

Як правило, окремо реєструються:

· закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;

· накази (розпорядження) з основної діяльності;

· накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

· накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання);

· рішення колегіальних органів;

· акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

· бухгалтерські документи;

· заявки на матеріально-технічне постачання;

· службове листування;

· звернення громадян тощо.

Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів:

1. Листи, що надійшли в копії до відома;

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний;

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;

5. Зведення та інформація, надіслані до відома;

6. Навчальні плани, програми (копії);

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;

8. Прейскуранти (копії);

9. Норми витрат матеріалів;

10. Вітальні листи і запрошення;

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

12. Наукові звіти за темами;

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти;

14. Форми статистичної звітності.

Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації)

Системи реєстрації документів

Реєстрація документів може здійснюватися централізовано і децентралізовано. Найбільш раціональною є централізована система реєстрації документів, коли документи реєструються в одному місці - службі діловодства.

На практиці найбільш поширеною є змішана (комбінована) система реєстрації документів: документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім'я керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - в цих структурних підрозділах.

Наприклад, накази з особового складу реєструють у кадровій службі, бухгалтерську документацію - в бухгалтерії, документацію щодо навчання - у навчальній частині; листування на адресу структурних підрозділів може реєструватись у відповідних структурних підрозділах.

Індексація документів (реєстраційний індекс)