Процесс обеспечения конфиденциальности личных данных обычно включает в себя законодательные акты и административные рекомендации по удостоверению того, что сбор, обслуживание и распространение индивидуальной информации со стороны правительства соответствует законам, связанным с конфиденциальностью. Приемлемость использования данных должна базироваться на основоположной уверенности индивидуумом, что правительственные органы и другие пользователи данными поведутся с ним/ней честно, что он/она защищен законом, и что несмотря не относительное бессилие его/ее, в отношении его/ее не будет допущено нарушений. Информационные системы правительства должны предотвращать доступ к данным, которые легитимно секретны, конфиденциальны, предназначены только для частного пользования или недоступны по любым другим причинам согласно законодательства, и предотвращают незаконное вмешательство в запись или ее удаление. Самым спорным вопросом является использование государственных индивидуальных идентификационных номеров, которые информационные системы могут использовать в разных целях. Легкий доступ к данным об индивидах с разных административных офисов делает государственное управление очень оперативным. Но самые важные вопросы возникают в отношении к защите частной информации индивидов, степени, в которой данные могут быть восстановлены и так далее. Исходя из этого, нужно разрабатывать разные механизмы обеспечения защиты частной информации.
Большая часть собранных данных или информации, составленной правительственными агентствами, легитимно интересует организации и индивидов вне правительства. Соответственно, необходимо действующее законодательство для того, чтобы открыть доступ общественности к интересующей ее информации. В частности, исследования и статистические данные относительно разных субъектов должны быть открыты для общественности на регулярной основе. Также, отдельные люди должны знать, какие личные данные о них внесены в их файл, зачем нужны такие данные, как они будут использованы, кем, с какой целью и на протяжении какого времени это будет делаться. Субъекты данных должны иметь возможность проверки данных, связанных с ними и право на корректировку.
Об электронных документах
Электронный документ означает данные, которые записаны или хранятся на любом носителе, на любом компьютере или в любой компьютерной системе или похожем устройстве, и которые возможно прочитать или воспринять другому человеку, компьютерной системе или похожему устройству. Он включает в себя образ на экране, распечатку или любую другую форму вывода данных.
Целью законов или положений относительно электронных документов является обеспечение возможности пользования электронными альтернативами, в случаях, когда закон уточняет использование бумаги для внесения записей или передачи информации или для осуществления операций. Вместе с безопасными электронными подписями, электронные документы можно использовать для аутентификации деловых операций и для предоставления доказательств в процессуальных действиях.
Закон Канады о защите личной информации и электронных документах был принят в 2000-м году. Вторая часть этого Закона устанавливает, что электронный документ – это данные, записанные или хранимые на любом носителе компьютерной системы или похожем устройстве, и которые возможно прочитать или воспринять другому человеку, компьютерной системе или похожему устройству. Он включает в себя образ на экране, распечатку или любую другую форму вывода данных. С позиций правительства, Закон позволяет предоставлять информацию и документы в электронной форме, подписанные Министром или государственным служащим, с поставленной безопасной электронной подписью этого лица, в качестве доказательства в соответствии с федеральным законодательством. Закон указывает, что электронный документ должен сохраняться на протяжении конкретного периода в формате, в котором он был создан, отправлен, или получен, или же в формате, который не вносит никаких изменений в информацию, содержащуюся в таком документе. Также закон констатирует, что:
1. Информация в электронном документе должна быть читабельной или доступной для восприятия любому человеку, имеющему право доступа к электронному документу, или уполномоченному требовать предъявление электронного документа.
2. Любая информация, устанавливающая происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения, должны сохраняться. ISO/DIS 17933 от 1998 года является международным стандартом обмена общими электронными документами. Он определяет формат для обмена электронными документами между компьютерными системами. В этом отношении, стандарт делает акцент на двух областях: определение формата электронного документа и описание механизмов обмена. Стандарт обеспечивает общую базу для разработки услуг доставки электронных документов. Его использование делает разработку связей доставки между разными услугами по доставке относительно легкой и предоставляет общую модель процесса электронных документов. Он предоставляет поставщикам и потребителям средство для произведения передачи электронных документов.
