Выводы и предложения по улучшению учета заработной платы

Для учета расчетов с работниками ГАУК «Музейно-выставочный центр» район» было рекомендовано использование автоматизированного рабочего места бухгалтеров - бухгалтерской программы «1С:Предприятие» (версия 8.2).

Применение данного программного продукта позволяет в значительной степени облегчить труд бухгалтера, сократить время и сроки выполнения различного рода операций по учету расчетов с работниками учреждения.

Возможности программы велики, несмотря на то, что программа находится в стадии постоянной доработки. Помимо основной функции –

- начисления заработной платы и удержаний из нее, она позволит выполнять следующие функции:

- формировать первичные документы (приказ, расчет-записка, расчет больничного листа, справки, расчетные листки и т.п.);

- формировать платежные ведомости формы Т-53 отдельно по видам выплат;

- формировать сводные формы отчетности по видам выплат и категориям сотрудников (работников);

- формировать сводный отчет;

- автоматически выводить формы отчетов по заработной плате и денежному довольствию для предоставления их в адреса налоговых органов, внебюджетных фондов.

Программа предусматривает формирование таких первичных документов как, справка о начисленной заработной плате за период и удержаний из нее. Позволяет производить расчет по оплате больничных листков, который служит приложением к больничному листку (листку нетрудоспособности) и подшивается вместе с ним в отдельную папку.

Разработанная платежная ведомость включает в себя табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы работников.

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производятся в записке-расчете о предоставлении отпуска (увольнении).

На основании произведенных расчетов по оплате труда и расчетов по удержаниям из нее в программе автоматизировано выполняется сводный отчет (мемориальный ордер), в котором отражаются:

- суммы фактически начисленной заработной платы за месяц;

- суммы удержаний отдельно по видам удержаний (налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам);

Возможности программы предусматривают также составление нескольких сводов – по категориям работников, а также общий свод, в котором отражается начальное и конечное сальдо по расчетам с работниками, общие суммы начислений за месяц по видам выплат, общие суммы удержаний по видам удержаний.

К журналу операций по расчетам с персоналом по оплате труда прилагаются все документы, ставшие основанием для начисления заработной платы (табели использования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольнении, премировании и др.).

Автоматизированное исполнение отчетов в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования значительно облегчает работу бухгалтера и позволяет исключить счетные ошибки.

Внедрение сетевой версии программы «1С:Предприятие» позволяет одновременно нескольким пользователям работать в программе, при этом каждый участник сетевой версии будет исполнять свой участок работы.

Возможность просмотреть на своем рабочем месте необходимую информацию, исполняемую другим участником сети, позволяет экономить время на выполнение операции. Просмотр необходимых документов, отчетов за прошлые периоды сокращает время поиска информации, как если бы работник производил поиск необходимой информации на бумажных носителях в папках за месяц.

При автоматизации бухгалтерского учета конечно же выявляются и недостатки в программе. Однако, конфигуратор программы предусматривает возможность самостоятельного программирования, создания произвольных форм отчетности, правки существующих форм и введение необходимых формул. Более серьезные недостатки устраняются фирмой-разработчиком согласно предъявленных претензий

С целью систематизации бухгалтерского учета по расчетам с работниками по заработной плате в необходимо:

1. Систематически осуществлять предварительный контроль документов, являющихся основанием для начисления заработной платы. Первичный контроль позволит на начальном этапе исключить возможные расчетные ошибки.

2. Бухгалтерский продукт «1С: Предприятие. Зарплата + Кадры» позволяет программировать, т.е. вводить необходимые виды оплат в разрезе элементов бюджетной классификации расходов, вводить формулы, создавать произвольные промежуточные формы учета. Учитывая этот «плюс» программы, можно рекомендовать проанализировать все виды выполняемых работ и сгруппировать их так, чтобы учет расчетов по заработной плате стал наиболее прозрачен, и в первую очередь позволял избежать дублирования операций.

3. Программа позволяет вести не только учет расчетов по заработной плате, но и осуществляет анализ различного рода начислений и удержаний за период. Анализ возможно производить как в разрезе выплат и удержаний, так и отдельно по каждому работнику. Сопоставление учетных и аналитических данных ежемесячно позволит на начальном этапе исключить возможные просчеты в будущем периоде, что является залогом качественной и эффективной работы бухгалтера учреждения.

Ежедневно имеется возможность сохранять базовую версию программы на магнитном носителе, что позволит в случае нарушений сети или заражения компьютеров различными вирусами, в любое время восстановить проделанную работу за весь период работы в программе.

В современном мире автоматизация каких-либо процессов оказывает положительное влияние на состояние этих процессов. Ведение учета в автоматизированном режиме минимизирует счетные ошибки, сокращает время на поиск документов (как если бы они все были на бумажном носителе), формирует необходимые формы отчетности, сводные таблицы и т.п., что значительно облегчает труд бухгалтера и способствует совершенствованию учета расчетов по оплате труда в бюджетной сфере.

Эффективность автоматизированного учета есть количественное и качественное выражение положительных влияний на управляемый объект или процесс вследствие использования вычислительной и организационной техники, а также связанного с этим изменения организационной структуры управления и информационных потоков в системе.

Источниками эффективности, возникающей от применения ПЭВМ в организационном управлении, являются:

- уменьшение затрат на обработку единицы информации;

- повышение точности расчетов;

- увеличение скорости выполнения вычислительных и печатных работ;

- увеличение скорости и снижение времени поиска необходимых сведений;

- возможность моделирования изменения некоторых переменных (например, при составлении финансового плана) и анализа результатов;

- способность автоматически собирать, запоминать и накапливать разрозненные данные;

- систематическое ведение данных;

- уменьшение объектов хранимой документации и стоимости хранения данных;

- стандартизация документов и их ведения;

- улучшение доступа к архивам данных управленцев и организаторов производства;

- возможность использования телекоммуникационных систем при получении данных и совместном принятии решений.