В середовищі СУБД. Створення таблиць

Методичні рекомендації до лабораторних робіт

 

Навчальний посібник складено відповідно до вимог навчального плану, робочої програми курсу « Інформаційні системи та технології » та містить короткий теоретичний та практичні матеріали.

Посібник призначений для викладачів та студентів спеціальності 5.03060101 «Організація виробництва» за освітньо-кваліфікаційним рівнем «молодший спеціаліст».

 

 

Зміст

Вступ. 4

Лабораторна робота №1. Знайомство з базою даних. Робота з об’єктами БД в середовищі СУБД. Створення таблиць. 6

Лабораторна робота №2. Створення бази даних в середовищі СУБД, введення даних, створення зв’язків між таблицями. 14

Лабораторна робота № 3. Вибірка даних за допомогою запитів. Створення простих запитів 21

Лабораторна робота № 4. Створення та використання форм в базі даних 28

Лабораторна робота № 5. Створення звітів. 34

Завдання для самостійної роботи. 38

Список використаних джерел. 44

Додатки. 45

Вступ

 

В сучасному світі об’єми інформації, що потребують зберігання, збільшуються посекундно. Тому використання баз даних є невід’ємною частиною професіональної діяльності людини.

Найпростіші бази даних можна створювати, не використовуючи спеціальні програмні засоби: наприклад, в електронних таблицях Excel. Але існує декілька відмінностей між ними. По-перше, системи управління базами даних (СУБД) розробляються з метою забезпечення ефективної обробки великих об’ємів інформації, набагато більших, ніж ті, з як справляються електронні таблиці. По-друге, СУБД може легко зв’язувати дві таблиці так, що для користувача вони будуть представлятися одною таблицею. Реалізувати таку можливість в електронних таблицях практично неможливо. І по-третє, СУБД мінімізує загальний об’єм бази даних. Для цієї ж мети, таблиці, що містять дані, які повторюються, розділяються на декілька пов’язаних між собою таблиць.

Не дивлячись на те, що у світі існує велика кількість систем управління базами даних, усі вони мають певну подібність. Тому для вивчення систем управління базами даних ми вибрали СУБД Microsoft Access 2010, що входить в пакет Microsoft Office. Основне призначення Access – дати користувачу простий і доступний засіб для створення таких баз даних, які йому потрібні. Не дивлячись на тривіальність цієї СУБД, вона дозволяє створювати бази досить складної структури. При бажанні систему можна розвивати і настроювати власними силами, використовуючи мову програмування Visual Basic.

Ще однією перевагою Access є її інтегрування з Word, Excel та іншими програмами пакета Microsoft Office. Інформацію досить легко можна імпортувати та експортувати з однієї програми в іншу.

Методичні вказівки включають в себе 5 лабораторних робіт, індивідуальні завдання, перелік контрольних питань.

Індивідуальні завдання виконують студенти самостійно та оформляють у вигляді звіту.

Зміст звіту такий:

ü Титульний лист (див. додаток)

ü Постановка задачі (формулювання індивідуального завдання).

ü Хід розробки бази даних (детальний опис дій, які виконуються при розробці бази даних).

ü Підсумок (основні моменти та висновки, рекомендації для використання одержаних результатів в практичній діяльності).

ü Список використаних джерел.

ü Додатки (таблиці, схема даних, форми, запити, звіти, які були створені при розробці бази даних).

Лабораторна робота №1

Знайомство з базою даних. Робота з об’єктами БД

в середовищі СУБД. Створення таблиць

 

База даних (БД) - впорядкована сукупність даних, призначена для зберігання, накопичення та обробки за допомогою ЕОМ. Для створення та введення баз даних (їх оновлення, забезпечення доступу по запитах та виведення даних відповідно до них користувачу) використовується набір мовних та програмних засобів, який називається системою управління базами даних (СУБД).

Об’єкти бази даних Access

До основних об’єктів бази даних Access належать:

1. Таблиці – призначені для впорядкованого зберігання даних.

2. Запити – призначені для пошуку, виведення даних, виконання обчислень.

3. Форми – призначені для зручного перегляду, змін та додавання даних в таблицях.

4. Звіти – використовуються для аналізу даних та їх виводу на друк.

5. Макроси – використовуються для виконання набору макрокоманд, які часто повторюються та здійснюють обробку даних.

6. Модулі – призначені для опису інструкцій та процедур на мові VBA.

Основним об’єктом бази даних є таблиця, яка складається із записів (рядків) та полів (стовпців). На перетині запису та поля існує комірка, в якій містяться дані.

Кожне поле таблиці має унікальне ім’я, яке не може містити більше 64 символів. В кожному полі містяться дані одного типу.

Типи даних

Тип	Опис
Текстовий	Використовується для зберігання символьних чи числових даних, які не потребують обчислень. У властивості «Розмір поля» задається максимальна кількість символів, які можуть бути введені в дане поле. По замовчуванню розмір містить 50 знаків. Максимальна кількість символів, які можуть міститись в текстовому полі – 255.
Поле МЕМО	Призначене для введення текстової інформації, яка перевищує 255 символів. Може містити до 65536 символів.
Числовий	Призначений для зберігання числових даних, які використовуються для математичних розрахун-ків. На вкладках «Загальні» та «Підстановка» можна встановити певні властивості числового поля, серед яких «Розмір поля», «Формат поля», «Число десяткових знаків».
Дата / час	Використовується для представлення дати та часу. Вибір конкретного формату дати та часу встановлюється у властивостях «Формат дати».
Грошовий	Призначений для зберігання даних, точність представлення яких коливається в межах від 1 до 4 знаків після коми. Ціла частина може містити до 15 десяткових знаків.
Лічильник	Призначений для автоматичного введення унікальних послідовних (збільшуються на 1) або випадкових чисел в якості номера нового запису. Номер, який присвоюється запису, не може бути видалений чи змінений. Поля з цим типом даних використовуються в ролі ключових полів таблиці.
Логічний	Призначений для зберігання одного із двох значень, які інтерпретуються як «Так / Ні», «Правда / Неправда», «Вкл / Викл»
Поле об’єкта OLE	Містить дані, які створені в інших програмах, котрі використовують протокол OLE. Це можуть бути, наприклад, документи Word,електронні таблиці Excel, малюнки, звукові та відео записи, тощо. Об’єкти OLE зв’язуються з базою даних Access. Сортувати, групувати та індексувати поля об’єктів OLE не можна.
Гіперпосилання	Спеціальний тип, призначений для зберігання гіперпосилань.
Майстер підстановок	Призначений для автоматичного визначення поля. З його допомогою створюється поле з списком, з якого можна вибирати дані, які містяться в іншій таблиці або в наборі постійних значень.

Створення бази даних

1. Запустіть Microsoft Access 2010.

2. Натисніть на кнопку . Виберіть «Створити»

3. Задайте імя нової бази даних – «Записна книжка» (розширення – accdb).

4. На вкладці «Створення» в панелі інструментів «Таблиці» виберіть кнопку «Конструктор таблиць».

5. Введіть імена полів та вкажіть типи даних, до яких вони належать.

6. Вийдіть з режиму «Конструктора», зберігши перед тим таблицю під іменем «Друзі»; ключові поля не задавайте.

7. Відкрийте таблицю «Друзі» та заповніть в ній 10 рядків за своїм власним бажанням.

8. Добавте поля «Дата народження» та «Місце народження». Для цього:

1) Встановіть курсор на поле, перед яким потрібно вставити новий стовпець.

2) Виконайте команду: вкладка «Режим таблиці» панель інструментів «Поля та стовпці» «Вставити».

3) Двічі клікнути на Поле1 і перейменувати його на «Дата народження» та Поле2 – на «Місце народження».

9. Перейдіть в режим Конструктора командою: вкладка «Головна», «Режим», «Конструктор».

10. Для поля «Дата народження» встановіть тип даних «Дата / Час», у властивостях поля виберіть «Короткий формат дати»

 

11. Відформатуйте таблицю таким чином:

ü Колір фону – голубий,

ü Колір тексту – темно-червоний, розмір – 12 пт, накреслення – курсив.

12. Перейменуйте поле «Захоплення» в «Хоббі».

13. Видаліть запис під номером 8.

14. Змініть розмір комірок так, щоб було видно усі дані. Для цього достатньо двічі клікнути лівою клавішею миші на границі полів.

15. Розмістіть поля в такому порядку: «№ п/п», «Прізвище», «ім’я», «По батькові», «Телефон», «Дата народження», «Хоббі», «Адреса», «Індекс», «Ел.пошта».

16. Заповніть порожні комірки таблиці.

17. В режимі Конструктора добавте поле «Сімейний стан», в якому буде міститись фіксований набір значень – заміжня, незаміжня, одружений, неодружений. Для створення списку, що розкривається, будемо використовувати «Майстер підстановок»:

ü Встановіть тип даних «Майстер підстановок»:

ü В діалоговому вікні виберіть рядок «Буде введений фіксований набір значень» та натисніть кнопку «Далі»

ü Число стовпців – 1

ü Введіть дані списку – заміжня, незаміжня, одружений, неодружений.

ü Натисніть кнопку «Готово».

18. За допомогою розкриваючого списку заповніть новий стовпець.

Оскільки таблиця вийшла широка, то при заповненні даного стовпця виникають певні незручності: не видно прізвища людини, для якої заповнюється поле «Сімейний стан». Щоб прізвище було постійно видно при заповненні таблиці, необхідно використати команду «Закріпити поля» з контекстного меню поля «Прізвище».

Одержимо:

 

19. Виконану роботу покажіть викладачу.

 

 

Контрольні запитання

1. Що називається базою даних?

2. Що таке система управління базами даних?

3. Чим відрізняється Microsoft Excel від Microsoft Access?

4. Які об’єкти бази даних Microsoft Access ви знаєте?

5. Який об’єкт в базі даних є основним?

6. Що називається полем та записом в БД?

7. Які типи даних ви знаєте?

8. Як можна перейменувати поле?

9. Як можна створити поле з списком, який розкривається?

10. З яким розширенням зберігається файл в БД Microsoft Access?

Лабораторна робота №2

Створення бази даних в середовищі СУБД, введення даних, створення зв’язків між таблицями

 

1. Запустіть Microsoft Access 2010.

2. Створимо базу даних «Фірма». Співробітники (працівники) даної організації працюють з клієнтами та виконують їх замовлення.

Якщо усі відомості помістити в одній таблиці, то вона стане дуже незручною для роботи. В ній можуть повторюватись дані. Щоразу, коли працівник Іванов буде працювати з деякою фірмою, потрібно буде прописувати дані про співробітника та про клієнта заново, в результаті чого можна допустити певні помилки. Щоб зменшити число помилок, можна початкову таблицю розбити на декілька таблиць та встановити зв’язки між ними. Це буде більш раціонально.

Таким чином, необхідно створити 3 таблиці: «Співробітники», «Клієнти» та «Замовлення».

 

 

3. Певні таблиці, які містять інформацію з конкретної теми, необхідно зв’язати в єдину структуру бази даних. Для зв’язування таблиць необхідно задати ключові поля. Ключ складається з одного чи декількох полів, значення яких однозначно визначають кожен запис в таблиці. Найкраще підходить в ролі ключового поля «Лічильник» (рос. мовою – счетчик). Оскільки значення в даному полі є унікальними (тобто виключають будь-яке повторення).

4. Відкрийте таблицю «Співробітники» в режимі Конструктора.

5. Натисніть правою клавішею миші на поле Код співробітника і в контекстному меню, яке з’явилося, виберіть команду Ключове поле. Якщо в таблиці необхідно встановити декілька ключових полів, то виділити їх можна, утримуючи клавішу Ctrl.

6. Для таблиці «Клієнти» встановіть ключове поле Код клієнта, а для таблиці «Замовлення» - Код замовлення.

7. Таблиця «Замовлення» містить поля Код співробітника та Код клієнта. При їх заповненні можуть виникнути деякі труднощі, оскільки не завжди вдається запам’ятати всі організації, з якими працює фірма, і всіх співробітників з номером коду. Для зручності можна створювати списки, що розкриваються, за допомогою Майстра підстановок.

8. Відкрийте таблицю «Замовлення» в режимі Конструктора.

9. Для поля Код співробітника виберіть тип даних Майстер підстановок.

10. У вікні, що з’явилося, виберіть команду «Об’єкт «стовпець підстановки» буде використовувати значення з таблиці або запиту» та виберіть кнопку Далі.

11. В списку таблиць виберіть таблицю «Співробітники» та натисніть Далі.

12. В списку Доступні поля виберіть поле Код співробітника та натисніть на клавіші із стрілкою, щоб ввести поле в список Вибрані поля. Аналогічно добавте поля Прізвище та Ім'я і натисніть кнопку Далі.

13. Виберіть порядок сортування списку за полем Прізвище.

14. В наступному діалоговому вікні задайте необхідну ширину стовпців списку, що розкривається.

15. Встановіть прапорець Приховати ключовий стовпець та натисніть кнопку Далі.

16. На останньому кроці Майстра підстановок замініть при необхідності напис для поля підстановок та натисніть кнопку Готово.

17. Аналогічно створіть список, що розкривається для поля Код клієнта.

18. Після створення ключових полів можна приступити до створення зв’язків. Існує декілька типів зв’язків між таблицями:

ü Для зв’язку «один-до-одного» кожному запису ключового поля в першій таблиці відповідає лише один запис в зв’язаному полі другої таблиці, і навпаки. Зв'язок такого типу використовується не часто. Іноді його можна використовувати для розділення таблиць, які містять багато полів, для відокремлення частини таблиці в цілях безпеки.

ü Для зв’язку «один-до-декількох» (чи «один-до-багатьох») кожному запису в першій таблиці відповідає декілька записів в другій таблиці, але запис з другої таблиці не може мати більш ніж один зв’язаний запис в першій таблиці.

ü Для зв’язку «декілька-до-декількох» одному запису в першій таблиці може відповідає декілька записів в другій, а одному запису з другої таблиці можуть відповідати декілька записів в першій.

19. Закрийте усі відкриті таблиці, оскільки створювати або змінювати зв’язки між відкритими таблицями не можна.

20. Виконайте команду: вкладка стрічки Робота з базами даних / кнопка Схема даних.

21. Якщо раніше ніяких зв’язків між таблицями бази не було, то при відкритті вікна Схема даних одночасно відкривається вікно Додавання таблиці, в якому виберіть таблиці «Співробітники», «Клієнти», «Замовлення».

22. Якщо зв’язки між таблицями вже були задані, то для додавання в схему даних нової таблиці клікніть правою кнопкою миші на схемі даних і в контекстному меню виберіть пункт Добавити таблицю.

23. Встановіть зв'язок між таблицями «Співробітники» та «Замовлення». Для цього виберіть поле Код співробітника в таблиці «Співробітники» та перенесіть його на відповідне поле в таблиці «Замовлення».

24. Після цього відкриється діалогове вікно Зміна зв’язків, в якому поставте прапорець Забезпечення ціліс-ності даних. Це дозволить попередити випадки видалення запису з однієї таблиці, при яких зв’язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв’язків.

25. Поставте прапорці Каскадне оновлення зв’язаних полів та Каскадне видалення зв’язаних записів. Вони забезпечують одночасне оновлення та видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їх зміні в головній таблиці.

26. Параметри зв’язків можна змінити, натиснувши кнопку Об’єднання.

27. Після встановлення усіх необхідних параметрів натисніть Створити.

28. Зв'язок між таблицями «Клієнти» та «Замовлення» встановіть самостійно.

29. В результаті повинні одержати схему даних такого вигляду:

В наведеному прикладі використовуються зв’язки «один-до-багатьох». На схемі даних вони зображені у вигляді ліній з спеціальними значками біля таблиць.

Зв'язок «один-до-багатьох» позначається «1» поблизу головної таблиці (яка має первинний ключ) та «∞» поблизу підлеглої таблиці (яка має зовнішній ключ).

Зв'язок «один-до-одного» позначається двома «1» (обидва поля таблиць мають первинні ключі). Невизначений зв'язок не має ніяких знаків.

Якщо встановлено об’єднання, то його напрям відмічається стрілкою на кінці з’єднувальної лінії (ні одне із об’єднаних полів не є ключовим і не має унікального індексу).

30. В таблицю «Співробітники» внесіть дані про 7 працівників.

31. В таблицю «Клієнти» внесіть дані про 10 організацій, з якими працює дана фірма.

32. В таблиці «Замовлення» оформіть декілька замовлень, що поступили на фірму.

33. Покажіть роботу викладачу.

Контрольні запитання

1. За допомогою чого можна створювати таблиці?

2. Що таке ключове поле?

3. Як встановити декілька ключових полів?

4. Як встановити зв’язки між таблицями?

5. Які існують зв’язки між таблицями?

6. Що означають на схемі даних «1» та «∞»?

7. Для чого потрібний Майстер підстановок?

 

 

Лабораторна робота № 3