Фінансово-господарський контроль як один із важливих економічних засобів управління, базується на чіткій організації даного процесу. Лише при цих умовах стає можливим перевірка наявності та стану матеріальних цінностей, фінансових ресурсів, розрахункових операцій і т.д.
Контрольно-ревізійна робота, здійснювана переважно державними контролюючими органами, проводиться у формі ревізій і перевірок.
Ревізія – це метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального розкриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт.
Фактична ревізія – це комплекс взаємопов'язаних перевірок питань фінансово-господарської діяльності підприємств, що здійснюється з допомогою прийомів документального та фактичного контролю, спрямований на виявлення обґрунтованості, доцільності і економічної ефективності здійснення господарських операцій, стану збереження майна.
Перевірка – це обстеження і визначення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підприємства або їх підрозділів. На відміну від ревізії перевірки оформляються довідкою або доповідною запискою.
Форми контрольно-ревізійної роботи можуть бути централізовані (зосереджені у вищих ланках управління) і децентралізовані (характеризується наявністю контрольно-ревізійного апарату підвідомчих підприємствах).
За характером виконання контрольно-ревізійних процедур виділяють бригадну, індивідуальну та змішану форми організації контрольно-ревізійної роботи.
Ревізія або перевірка здійснюється на підставі розпорядчого документа, підписаного начальником контрольно-ревізійної служби, начальником управління, їх заступниками.
Відповідно до статті 11 Закону України “ України "Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні" ревізія підприємств, установ та організацій за ініціативою контрольно-ревізійних органів може проводитись не частіше ніж один раз на рік. За дорученням правоохоронних органів ревізія проводиться в будь-який час.
До завдань контрольно-ревізійної служби належать здійснення контролю за: використанням коштів бюджетів усіх рівнів, які входять до складу бюджетної системи України, та коштів державних цільових фондів; виконанням державних контрактів, проавансованих за рахунок бюджетних коштів; використанням матеріальних цінностей і нематеріальних активів, що перебувають у державній чи комунальній власності, бюджетних позик та кредитів, а також позик та кредитів, гарантованих коштами бюджетів; веденням бухгалтерського обліку і фінансової звітності на підприємствах, в установах та організаціях, що отримують кошти з бюджетів усіх рівнів та/або державних цільових фондів, в тому числі валютних.
Економічна класифікація ревізій
Для ефективної організації контрольно-ревізійної роботи важливе значення має її економічна класифікація.
Ревізії фінансово-господарської діяльності класифікують за такими ознаками: 1) за відношенням до плану роботи; 2) за повнотою перевірки господарських операцій; 3) за широтою охоплених питань; 4) за повторюваністю.
За відношенням до плану роботи ревізії поділяють на: планові – здійснюються за раніше розробленим і затвердженим планом; непланові – які проводяться в терміни, не передбачені затвердженим планом (при незадовільній роботі установи, у випадках крадіжок цінностей і т.д.); на вимогу слідчих органів - при порушенні кримінальних справ; за дорученням Президента України або Кабінету Міністрів
За повнотою перевірки господарських операцій ревізії поділяють на суцільні-документальні, вибіркові, повні, часткові і комбіновані.
Залежно від широти охоплення питань ревізії можна поділяти на тематичні, фінансові (некомплексні) і комплексні.
Залежно від повторюваності контрольних дій розрізняють первинні, повторні і додаткові.
а) Класифікація ревізій за відношенням до плану роботи
Практичне значення класифікації ревізій полягає в тому, що вона дозволяє розрахувати необхідний робочий час для перевірок і складати конкретні і реальні плани ревізій.
Планові ревізії проводять за раніше наміченими планами, які узгоджуються з вищими органами.
Позапланові ревізії – проводять позачергово, якщо одержано сигнали про серйозні недоліки в роботі, порушення фінансової дисципліни, крадіжки і зловживання, а також при погіршенні результатів роботи по основних фінансових показниках. На вимогу слідчих органів проводяться при порушенні, наприклад, кримінальних справ, у зв'язку зі зловживанням відповідних посадових осіб. За дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України проводяться в основному тоді, коли готуються зміни у чинному законодавстві.
б) Класифікація ревізій за повнотою господарських операцій
Під час проведення суцільних документальних ревізій дослідженню піддаються всі господарські операції об'єкта ревізії за весь ревізійний період. Вказані ревізії проводяться, як правило, на вимогу правоохоронних органів.
При суцільній перевірці перевіряються всі документи і регістри бухгалтерського обліку, в яких відображена фінансово-господарська діяльність. Суцільна перевірка може використовуватись не тільки по всіх операціях фінансово-господарської діяльності установи, але і по окремих однорідних операціях. При ревізіях фінансово-господарської діяльності суцільній перевірці підлягають касові і банківські операції, інші питання ревізії можуть перевірятись вибірково. У випадку встановлення недостач, крадіжок, зловживань суцільній перевірці також підлягають операції, по яких виявлені зазначені порушення. Згідно із завданням, які ставляться перед ревізією, можуть перевірятися всі документи і матеріальні цінності або лише частина їх вибірково за певний період.
Суцільні перевірки фінансово-господарської діяльності через затрати на них великої кількості робочого часу проводяться порівняно рідко. На практиці більш поширені вибіркові перевірки, в ході яких дослідженню підлягає частина господарських операцій, документів та регістрів бухгалтерського обліку за попередньо затвердженим планом, (наприклад, перевірка оприбуткування та правильності списання продуктів харчування в школі-інтернаті). При цьому деякі господарські операції перевіряються не за весь ревізійний період, а лише за окремі відрізки часу (наприклад, продуктів харчування – за лютий, травень, вересень, листопад). При підготовці та здійсненні таких ревізій дуже важливо правильно вибрати відрізок часу, за який потрібно проводити перевірки відповідних первинних документів і операцій, а також визначити їх кількість. Це повністю залежить від кваліфікації і досвіду ревізорів.
Вибіркові ревізії – один з основних способів перевірки фінансово-господарської діяльності установ, коли досліджуються документи, які стосуються окремих операцій. Але методика їх проведення розроблена ще не повністю. В багатьох випадках навіть досвідченим ревізорам не завжди вдається виділити з загальної маси дослідження потрібну частину документів або господарських операцій. Якщо у процесі вибіркової ревізії виявлені серйозні порушення і зловживання, то ревізор повинен провести суцільну перевірку видатків. І слід мати на увазі, що лише суцільна перевірка повністю гарантує виявлення наявних в установах і організаціях недоліків і порушень.
Під час ревізій може перевірятися вся фінансово-господарська діяльність установи. Така ревізія називається повною.
Частковими ревізіями називаються такі, при яких перевірці підлягає будь-який вид операцій, наприклад, касові операції, витрата певних матеріалів. У практиці ревізійної роботи застосовуються також комбіновані ревізії, які являють собою поєднання різних видів ревізій.
в) Класифікація ревізій за широтою охоплення питань ревізії
Тематичні ревізії передбачають перевірку однотипних установ і організацій або окремих ділянок їх роботи за спеціальною тематикою. Ціль тематичних ревізій полягає в одержанні загальної характеристики стану справ по окремих питаннях. Під час цих ревізій перевіряється, наприклад, раціональне використання нафтопродуктів, правильність використання і повнота повернення бюджетної позички, правильність нарахування і виплати премій, нормування і використання оборотних активів. Це дає можливість за наслідками тематичних ревізій, проведених на значній кількості однотипних об'єктів, глибше визначити фактичний стан справ з метою його поліпшення не лише на об'єктах, що перевіряються, але й в інших установах і організаціях.
Фінансові (некомплексні) ревізії проводяться одним ревізором (спеціалістом з бухгалтерського обліку та звітності) шляхом перевірки фінансово-господарської діяльності установи за даними бухгалтерської документації, облікових регістрів і звітності. Ця форма ревізії найбільш поширена і часто застосовується контрольно-ревізійною службою, при цьому прикметник “фінансова” здебільшого опускається.
Комплексні документальні ревізії здійснюються бригадою ревізорів (4-5 працівників) і спеціалістів з метою перевірки цілеспрямованості і законності господарських операцій, дотримання фінансової дисципліни, забезпечення збереження державної власності, раціонального використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Проведення комплексної ревізії сьогодні є найбільш ефективним, бо вона полягає насамперед в системному вивченні економіки підприємства (установи, організації): взаємозв'язків між фінансово-економічними показниками, технікою, технологією і організацією виробництва; збереження і раціонального використання ресурсів; дотримання планової, звітної і фінансової дисципліни. Основною ознакою комплексної ревізії є участь в її проведенні спеціалістів різних галузей (економістів, бухгалтерів, технологів, інженерів тощо), які поряд із фінансовою стороною перевіряють на підприємстві якісний, технологічний рівень виробництва.
У комплексній ревізії органічно поєднані документальна ревізія, при якій послідовно перевіряється доцільність і законність господарських операцій, дотримання фінансової і кошторисної дисципліни, забезпечення збереження державної власності, і перевірка загального стану господарства на всіх його ділянках. Нерідко при комплексних ревізіях установ, що входять в одну систему, ревізуються і їх вищі організації. Це дає можливість глибше перевірити рівень господарського керівництва і внести за результатами ревізій більш обґрунтовані і кваліфіковані пропозиції. Зрозуміло, що комплексна ревізія є одночасно і повною ревізією.
г) Класифікація ревізій залежно від повторюваності дій
Первинна ревізія проводиться ревізором відповідно до його робочого плану. Необхідність повторних ревізій виникає у випадку поверхневого проведення первинної ревізії, необ'єктивного висвітлення фактів порушення чинних інструкцій і положень щодо проведення ревізій, порушення дисципліни ревізійним апаратом в період ревізії і внаслідок деяких інших причин. Для проведення повторних ревізій, як правило, призначаються інші ревізори. Додаткові ревізії проводяться у разі виявлення нових обставин, не викритих первинними або повторними ревізіями після закінчення первинної або повторної ревізії з ініціативи контролюючого органу або за вимогою установ, які контролюються.
