Часто бывает удобно на одной форме просматривать и исправлять записи, выбирая их из разных таблиц или запросов. Особенно часто такая необходимость возникает при работе со связанными таблицами, т.к. данные в них согласованы.
В Access для этой цели используются так называемые подчиненные формы. Подчиненная форма строится непосредственно на главной форме; в этой паре главная форма соответствует родительской таблице (идет со стороны «один» в связи «один-ко-многим»), подчиненная – дочерней (идет со стороны «многие» в связи «один-ко-многим»). В этом случае одной записи главной формы соответствует несколько записей подчиненной формы.
Создать форму с подчиненной можно несколькими способами. Рассмотрим некоторые из них.
1 способ. Главная и подчиненная формы строятся одновременно, на основе имеющихся таблиц и/или запросов. Возьмем для этой цели связанные таблицы «Отделы» (родительская) и «МоиСотрудники» (дочерняя). Шаги:
1. В окне БД на панели объектов выберите Формы, в меню - Создать и в первом открывшемся окне – Мастер форм, в качестве источника данных (в нижнем поле) – таблицу «Отделы» (рис. 89), нажмите ОК
2. Во втором окне выбираем нужные поля, например, Название Заведующий, Телефон. Далее, в этом же окне, в поле Таблицы и запросы выберите подчиненную таблицу «МоиСотрудники». Затем выберите ее поля, например, ФИО, Должность, Начислено (рис. 90). Нажмите Далее
3. В третьем окне подтвердите вид представления данных и флажок Подчиненные формы. Нажмите Далее.
4. В четвертом окне выберем вид подчиненной формы: Ленточный. Далее.
5. В последующих окнах выберите оформление и название главной формы. Нажмите Готово.
Результат – форма с подчиненной; для каждой записи главной формы подчиненная показывает все соответствующие записи из связанной (дочерней) таблицы.
6. Перейдите в режим конструктора, отформатируйте вид подчиненной формы так, чтобы выбранные поля были видны без использования полосы прокрутки.
2 способ. Предполагается, что формы для главной и подчиненной таблиц созданы заранее. Будем использовать ранее созданные формы для таблиц «МоиСотрудники» и «Отделы» (или их копии). Шаги:
1. Откройте форму для родительской (главной) таблицы «Отделы» в режиме конструктора. Расширьте область данных так, чтобы можно было разместить подчиненную форму.
2. Отключите кнопку Мастера 
на панели элементов. Нажмите на панели элементов кнопку Подчиненная форма/Отчет 
. Нарисуйте левой мышью область, куда будет помещена подчиненная форма.
3. Выделите внедренный объект, войдите в его Свойства. На вкладке Данные в списке Объект-источник выберите таблицу «МоиСотрудники». Убедитесь, что связь (ключи Основные поля и Подчиненные поля) идет по полю Отдел. Закройте окно свойств.
4. Отформатируйте полученные объекты, замените надпись «Внедренный» на «Сотрудники».
3 способ. Форма строится аналогично предыдущему, второму способу, но шаг 2 выполняется при включенной (нажатой) кнопке Мастера. Далее двигаемся в соответствии с инструкциями мастера. Для примера можно построить форму, в которой главную роль играет форма «Отделы», а подчиненную – форма «Сотрудники» из БД «Борей» (эту форму нужно предварительно импортировать из этой БД).
4 способ. Самый простой. Предполагается наличие в БД двух готовых форм – будущих главной и подчиненной. Шаги:
1) Открыть главную форму в режиме конструктора. Расширить (мышью) ее область данных.
2) Перетащить мышью подчиненную форму из окна БД и бросить ее на главную в отведенное место.
Попробуйте этот способ с копией формы «Отделы».
