Методы организации проведения обследования. Схема классификации методов сбора материалов обследования

Перед началом работ по проведению обследования предметной области необхо­димо выбрать метод проведения обследования. Все методы можно объединить в группы по следующим признакам (рис. 21):

- по цели обследования выделяют метод организации локаль­ного проведения обследования, используемый для разработ­ки проекта отдельной задачи или для комплекса задач, иметод системного обследования объекта, применяемый для изу­чения всего объекта с целью разработки для него проекта ЭИС в целом;

- по числу исполнителей, проводящих обследование, применя­ется индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком, и бригадное с выделением ряда бригад – исполнителей, изучающих все подразделения предприятия, и одной координирующей бригады;

- по степени охвата предметной области применяют метод сплошного обследования, охватывающего все подразделения экономической системы, и выборочное, применяемое при на­личии типовых по структуре подразделений (например, це­хов или складов);

- по степени одновременности выполнения работ первого и вто­рого этапов предпроектной стадии выделяют метод последо­вательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают (часто применяют при отсутствии опыта в выполне­нии такого рода работ), и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно со­кращает время на проведение работ на предпроектной ста­дии и повышает качество получаемых результатов.

- по степени одновременности выполнения работ первого и вто­рого этапов предпроектной стадии выделяют метод последо­вательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают (часто применяют при отсутствии опыта в выполне­нии такого рода работ), и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно со­кращает время на проведение работ на предпроектной ста­дии и повышает качество получаемых результатов.

	Методы организации проведения обследования

 

 

1.По целям проектирования

Локальное обследование Системное обследование

2. По числу исполнителей

Индивидуальное обследование Бригадное обследование

3.По степени охвата объекта

Сплошное обследование Выборочное обследование

4.По отношению к этапам

Последовательное обследование Параллельное обследование

 

 

Рис.21. Схема классификации методов проведения обследования

 

Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного проведения выбора методов сбора материалов обследования, универсум которых мож­но разделить на две группы (рис. 22):

Группа 1. методы сбора, выполняемого силами проектировщиков-испол­нителей включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фо­тографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы;

Группа 2. методы сбора, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь-днев­ник на выполняемые ими работы, либо провести документную инвентаризацию рабочего места, либо использовать ме­тод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемые при этом документы.

Метод бесед и консультаций с руководителями чаще всего проводится в форме обычной беседы с руководителями предпри­ятий и подразделений или в форме деловой консультации со спе­циалистами по вопросам, носящим глобальный характер и отно­сящимся к определению проблем и стратегий развития и управ­ления предприятием.

Метод опроса исполнителей на рабочих местах используется в процессе сбора сведений непосредственно у специалистов пу­тем бесед, которые требуют тщательной подготовки.

Заранее со­ставляют список сотрудников, с которыми намереваются бесе­довать, разрабатывают перечень вопросов о роли и назначении работ в деятельности объекта, порядке их выполнения.

Метод анализа операций заключается в расчленении рассмат­риваемого делового процесса, работы на ее составные части, за­дачи, расчеты, операции и даже их элементы. После этого анали­зируется каждая часть в отдельности, выявляются повторяемость отдельных операций, многократное обращение к одной и той же операции, их степень зависимости друг от друга.

Метод анализа предоставленного материала применим в ос­новном при выяснении таких вопросов, на которые нельзя полу­чить ответ от исполнителей.

Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ предпо­лагает непосредственное участие проектировщиков и примене­ние рассчитанного для регистрации данных наблюдения специ­ального листа фотографии рабочего дня и распределения его между работами.

 

Рис. 22. Схема классификации методов сбора материалов обследования

 

Метод выборочного хронометража отдельных работ требу­ет предварительной подготовки, известных навыков и наличия специального секундомера. Данные хронометража позволяют установить нормативы на выполнение отдельных операций и собрать подробный материал о технике осуществления некоторых работ.

Метод личного наблюдения применим, если изучаемый вопрос понятен по существу и необходимо лишь уточнение деталей без существенного отрыва исполнителей от работы.

Метод документальной инвентаризации управленческих работ заключается в том, что на каждую работу в отдельности откры­вается специальная карта обследования, в которой приводятся.

все основные данные о регистрируемой работе или составляемых документах.

Метод ведения индивидуальных тетрадей-дневников. Записи в дневнике производятся исполнителем в течение месяца ежеднев­но, сразу же после выполнения очередной работы.

Метод самофотографии рабочего дня заключается в том, что наблюдение носит более детальный характер и происходит в ко­роткий срок. Этот метод дает сведения о наиболее трудоемких или типичных отдельных работах, которые используются для определения общей трудоемкости выполнения всех работ.

Расчетный метод применяется для определения трудоемкос­ти и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по от­дельным операциям.

Метод аналогии основан на отказе от детального обследова­ния какого-либо подразделения или какой-либо работы. Исполь­зование метода требует наличия тождественности и не исключа­ет общего обследования и выяснения таких аспектов, на которые аналогия не распространяется.

При выборе метода следует учитывать следующие критерии:

• степень личного участия проектировщика в сборе материала;

• временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в подразделениях.

Проектировщику необходимо знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нуж­ную полноту сведений метод сбора материалов обследования.

Обследование проводится по заранее разработанной програм­ме, составляемой во время выполнения операции «Разработка программы обследования», по форме, представленной в табл. 1, содержащей перечень вопро­сов, ответы на которые дадут полное представление о деятельно­сти изучаемого объекта и будут учтены при создании проекта ЭИС. Вопросы можно систематизировать по трем основным на­правлениям исследования объекта.

Первое направление предусматривает получение представления об объекте изучения, т.е. экономической системе (например, предприятии) в целом, включая выяснение целей фун­кционирования этой системы, выявление значений основных па­раметров деятельности предприятия и т. д.

Второе направление предусматривает изучение и опи­сание организационно-функциональной структуры объекта (как правило, относится к аппарату управления). При этом изучаются функции, выполняемые в структурных подразделениях, хозяйствен­ные процессы и процедуры, выявляются комплексы задач, обус­ловленные выполняемыми функциями, процессами и процедура­ми, определяется состав входной и выходной информации по каж­дой задаче.

Третье направление предусматривает изучение и опи­сание структуры информационных и (или) материальных потоков: состава и структуры компонентов потоков, частоты их возник­новения, объемов за определенный период, направления дви­жения потоков, процедур обработки, в которых участвуют эти компоненты. Источником сведений являются получаемые от спе­циалистов предметной области интервью, экономическая документация и результаты расчетов. Описание информационной структуры выполняется на уровне экономических документов и показателей.

Для организации труда проектировщиков во время выполне­ния сбора материалов обследования и его последующего анали­за необходимо выполнение операции «разработка плана-графика выполнения работ на предпроектной стадии». «План-график» служит инструментом для планирования и оперативного управления выполнением работ на предпроектной стадии.

20. Формы документов для формализации материалов обследования. Технологическая сеть выполнения процесса работ на этапе «Анализ материалов обследования»

Операцией «Проведение сбора и формализации мате риалов обследования», в процессе которой члены бригад должны:

- проинтервьюировать специалистов подразделений изучаемой предметной области;

- собрать сведения обо всех объектах обследования, в том числе о предприятии в целом, функциях управле­ния, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей;

- собрать формы доку­ментов, отражающих хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых тех­нических средствах и технологиях обработки данных;

- проконт­ролировать вместе с пользователем их правильность, сформиро­вать «Отчет об обследовании» и выполнить другие работы.

Сбор материалов обследования следует проводить с помощью стандартных форм и таблиц, которые удобно читать и обраба­тывать (рис. 23).

Вся получаемая документация разбивается на три группы. В первую группу входят документы, содержащие описание общих параметров экономической системы, ее организационной структуры, матричной модели распределения функций, реализуемых каждым структурным подразделением. В частности, общие параметры должны содержать:

- наименование объекта и его принадлежность (например, принадлежность предприятия министерству, объединению, корпорации и т.п.);

- тип объекта (на­пример, тип предприятия, вид производства, режимы работы);

- виды и номенклатуру продукции или услуг;

- виды и количество оборудования и материальных ресурсов;

- категории и численность работающих и т.д.

-

 

Рис. 23. Формы документов для формализации материалов обследования

 

В эту группу входит также форма описания общих характерис­тик функций управления экономической системой, хозяйственных процессов и процедур, реализующих эти функции. Эта фор­ма включает отражение следующих параметров: наименование каждой функции, процесса и процедуры, описание экономической сущности задач, решаемых при выполнении процедуры, связан­ной с обработкой информации; состав процедур обработки инфор­мации, реализуемых каждой задачей; взаимосвязь задач, стоимос­тные затраты, связанные с реализацией каждой задачи.

Описание организационной структуры должно вклю­чать состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления. Описание производственной струк­туры объекта должно отражать состав и взаимосвязь подразде­лений, реализующих производство товаров или услуг.

Описание функциональной структуры призвано отображать распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления меж­ду составляющими организационной структуры и должно пред­полагать проведение классификации процедур, связанных с об­работкой данных, коммуникацией между сотрудниками или при­нятием управленческих решений.

Описание материальных потоков предполагает отобра­жение маршрутов движения средств, предметов и продуктов тру­да, рабочей силы между подразделениями производственной структуры и будет включать:

- описание видов продукции или ус­луг, ресурсов;

- описание технологических операций, их частоту и длительность выполнения;

- объемы перемещаемых ресурсов, про­дукции или услуг, используемые средства транспортировки.

Далее следует вторая группа форм, формализующих материалы обследования по каждому структурному подразделе­нию, имеющая в своем составе, помимо форм, аналогичных тем, которые входят в первую группу, формы описания информаци­онных потоков по подразделениям, которые осуществля­ют связь задач внутри каждого подразделения между собой, а также связи между подразделениями.

Форма описания документопотоков включает следующие ха­рактеристики:

- наименование входных документов, количество их экземпляров;

- объемные данные по каждому документопотоку;

- перечень информационных файлов, где используются эти документы;

- носитель, на котором хранятся данные; время создания;

- время использования;

- перечень полей файлов;

- выходные доку­менты, получаемые на основе информации файлов.

Третья группа документов содержит описание компо­нентов каждого информационного потока, включая документы, информационные файлы, процедуры обработки и характеристики этих компонентов.

Формы характеристик документов включают: наименование подразделения, тип документа (первичный, промежуточный или результатный), назначение документа, наименование документа, периодичность создания или время использования. Форма описания документов содержит: перечень показателей; описание структуры документов; перечень реквизитов; распределение рек­визитов по разделам документа; типы реквизитов.

Форма характеристик процедур обработки данных включает:

- наименование подразделения, где используется процедура, зада­чу, в которую входит данная процедура;

- входную информацию, ее объемы;

- используемые файлы и их объемы;

- частоту обращения процедуры к файлу;

- блок-схему процедуры;

- выходные данные процедуры.

Форма описания процедур обработки содержит: наи­менование задачи; операции процедуры; количество операций; используемую технику; стоимостные и временные затраты. Полученное в результате проведенной формализации описа­ние объекта содержит исходные данные для проектирования ЭИС и определяет параметры будущей системы. Так, материальные по­токи обусловливают объемы обрабатываемой информации, состав первичных данных, периодичность и сроки сбора, их ис­точники, необходимые для разработки информационной базы. Функциональная структура объекта определяет комплексы авто­матизируемых задач управления, для каждого из которых указы­вают: состав входных и выходных показателей; периодичность и сроки их формирования; процедуры использования данных по­казателей; распределение функций и процедурмежду персоналом и техническими средствами. Организационная структура объек­та служит основанием для выделения лиц, определяющих усло­вие решения задач обработки информации, а также получателей выходных показателей и документов.

На основе формализованного описания предметной области выполняется этап «Анализ материалов обследования» целью ко­торого являются:

- сопоставление всей собранной об объекте информации с теми требованиями, которые предъявляются к объекту, определе­ние недостатков функционирования объекта обследования;

- выработка основных направлений совершенствования рабо­ты объекта обследования на базе внедрения проекта ЭИС;

- выбор направлений проектирования (выбор инструментария) и оценка эффективности применения выбранного инструментария;

- обоснование выбора решений по основным компонентам про­екта ЭИС и определение общесистемных, функциональных и локальных требований к будущему проекту и его частям.

Рассмотрим технологическую сеть анализа материалов обсле­дования (рис. 24), в которой в каждой из технологических опе­раций используются документы обследования.

Анализ материалов обследования позволяет проектировщи­кам выделить и составить список автоматизируемых подразде­лений (П1). На выбор объектов автоматизации оказывает влия­ние ряд факторов (V 1.1), например, таких, как:

- количество формализуемых функций в каждом конкретном подразделении;

- количество связей этого подразделения с другими подразде­лениями;

- важность этого подразделения в процессах управления объек­том;

- степень подготовленности подразделения для внедрения ЭВМ и др.

Согласно этим факторам выделяют список наиболее важных подразделений (Д1.6). Например, для предприятия такими под­разделениями являются отделы технико-экономического плани­рования, оперативного управления основным производством, технической подготовки производства, материально-технического снабжения, реализации и сбыта готовой продукции, бухгалтерия.

При выявлении списка автоматизируемых задач (Д2.1) на опе­рации П2, для которых необходимо разработать проекты, про­ектировщики принимают к сведению следующие факторы, пред­ставленные универсумом (U2.1):

• важность решения задачи для выполнения основных функций управления, деловых процессов и процедур в данном подраз­делении;

• трудоемкость и стоимость расчета основных показателей дан­ной задачи за год;

• сильная информационная связь рассматриваемой задачи с другими задачами;

• недостаточная оперативность расчета показателей;

• низкая достоверность получаемых данных;

• недостаточное количество аналитических показателей, полу­чаемых на базе первичных документов;

• неэквивалентный метод расчета показателей и др.

Анализ и предварительный выбор комплекса технических средств (КТС)

П1 П2 П3

 

П5 П6

 

 

Рис. 24.Технологическая сеть выполнения процесса работ на этапе «Анализ материалов обследования»

 

Д 1.1 – общие параметры (характеристики) экономической системы; Д 1.2 – методы и методики управления (алгоритм расчета экономических показателей); Д 1.3 – организационная структура экономической системы; Д 1.4 – параметры информационных потоков; Д 1.5 – параметры материальных потоков; U 1.1 – универсум факторов выбора; Д 1.6 – обоснование и список объектов автоматизации; U 2.1 – универсум факторов выбора задач; Д 2.1 – обоснование списка задач по каждому подразделению (объекту автоматизации); U 3.1 – универсум технических средств; U 3.2 – факторы отбора КТС; Д 3.1 – обоснование выбора КТО; U 4.1 – универсум операционных систем; U 4.2 – факторы выбора ОС; Д 4.1 – обоснование выбора ОС и алгоязыков; U 5.1 – универсум способов организации ИБ; U 5.2 – универсум программных средств ведения ИБ; U 5.3 – факторы выбора; Д 5.1 – обоснование выбора и описание организации ИБ и программного средства; U 6.1 – универсум методов и программных средств разработки; Д 6.1 – обоснование выбора метода проектирования и инструментального средства; Д 7.1– ТЭО; Д 7.2 – ТЗ

 

Кроме того, на этой операции осуществляется выявление оче­редей проектирования решаемых задач. К задачам первой очере­ди относят самые трудоемкие задачи и задачи, обеспечивающие информацией все остальные задачи комплексов и подсистем (на­пример, задачи планирования и бухгалтерского учета). Общим требованием к первоочередным задачам является получение нор­мативного коэффициента окупаемости капитальных затрат.

Далее выполняется операция, связанная с анализом всех по­лученных ранее результатов, исходных универсумов и предвари­тельным выбором комплекса технических средств (Д3.1). На выбор типа ЭВМ из универсума U3.1 оказывает влияние большое число факторов, которые принято объединять в следующие группы (U3.2).

1. Факторы, связанные с параметрами входных информаци­онных потоков, поступающих на обработку ЭВМ: объем инфор­мации, тип носителя информации, характер представления ин­формации.

2. Факторы, зависящие от характера задач, которые должны решаться на ЭВМ, и их алгоритмов: срочность решения, возмож­ность разделения задачи на подзадачи, выполняемые на другой ЭВМ, количество файлов с условно-постоянной информацией.

3. Факторы, определяемые техническими характеристиками ЭВМ: производительность процессора, емкость оперативной па­мяти, поддерживаемая операционная система, возможность под­ключения различных устройств ввода-вывода.

4. Факторы, относящиеся к эксплуатационным характеристи­кам ЭВМ: требуемые условия эксплуатации, необходимый штат обслуживающего персонала и его квалификация.

5. Факторы, учитывающие стоимостные оценки затрат на при­обретение, на содержание обслуживающего персонала, на про­ведение ремонтных работ.

Далее следует выполнение операции П4 – «Выбор типа опера­ционных систем» (Д4.1). Операционные системы осуществляют управление работой ПЭВМ, ее ресурсами, запускают на выпол­нение различные прикладные программы, выполняют всевозмож­ные вспомогательные действия по запросу пользователя. Разли­чают однопользовательские, многопользовательские и сетевые ОС (U4.1).

К факторам, определяющим выбор конкретного класса ОС (U4.2) и его версии, относятся:

· необходимое число поддерживаемых программных продуктов;

· требования к аппаратным средствам;

· возможность использования различных устройств ввода-вы­вода;

· требование поддержки сетевой технологии;

· наличие справочной службы для пользователя;

· наличие дружественного интерфейса и простота использования;

· возможность переконфигурации и быстрой настройки на но­вые аппаратные средства;

· быстродействие;

· совместимость с другими ОС;

· поддержка новых информационных технологий и др.

Следующей операцией (П5) является операция «Выбор спосо­ба организации информационной базы (ИБ) и программного сред­ства ведения ИБ» (Д5.1). Информационная база имеет несколько способов организации (U5.1) как совокупность локальных файлов и интегрированную организацию в виде баз данных. Локальная (файловая) организация подразумевает под собой хранение дан­ных в виде совокупности локальных файлов, не зависимых между собой, создаваемых для документа, задачи или комплекса задач. Интегрированная база данных представляет собой совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, используемых для одного или нескольких приложений. Данные, организованные в виде базы данных (БД), могут быть организованы как централи­зованные базы данных, т.е. размещенные на одной ЭВМ, и в виде распределенных БД (размещенных на нескольких ЭВМ).

Программные средства ведения ИБ выбираются исходя из класса систем хранения данных: системы управления файлами либо системы управления базами данных (СУБД). К основным факторам, определяющим выбор типа СУБД, относятся следую­щие факторы (U5.3):

• масштаб применения СУБД – по этому признаку выбираются персональные – настольные СУБД (например, FохРго или Асcеss) или промышленные – сетевые СУБД (например, Огас1е, Sybast, МS SOL, ADABAS, InterBase и др.);

• язык общения: выбирают СУБД с открытыми языками, замк­нутыми или смешанными;

• число уровней в архитектуре: одноуровневые; двухуровневые; трехуровневые;

• выполняемые СУБД функции: информационные – организа­ция хранения информации и доступа к ней и операционные функции, связанные с обработкой информации;

• сфера возможного применения СУБД: универсальное исполь­зование и специализированное.

При выполнении следующей операции (П6) осуществляется «Выбор методов и средств проектирования программного обеспе­чения системы», который напрямую зависит от выбранной тех­нологии проектирования. В универсум методов проектирования (U6.1), используемых при каноническом подходе, входят такие, как метод структурного проектирования, модульного проекти­рования и другие. Основными факторами, оказывающими влия­ние на выбор методов, являются их совместимость, сокращение времени и стоимостных затрат на проектирование, получение качественного продукта, который был бы удобен для последую­щей его эксплуатации и сопровождения.

Выполнение всех этих операций завершается составлением ТЭО (Д7.1) и формированием ТЗ (Д7.2) на операции П7. Целью разработки «Технико-экономического обоснования» проекта ЭИС являются оценка основных параметров, ограничивающих проект ЭИС, обоснование выбора и оценка основных проектных решений по отдельным компонентам проекта.

При этом разли­чают организационные параметры, характеризующие способы организации процессов преобразования информации в системе, информационные и экономические параметры, характеризующие затраты на создание и эксплуатацию системы, экономию от ее эксплуатации. Основными объектами параметризации в системе являются задачи, комплексы задач, экономические показатели, процессы обработки информации.

На основе ТЭО разрабатываются основные требования к бу­дущему проекту ЭИС и составляется «Техническое задание» со­гласно ГОСТ 34.602 - 89 «Техническое задание на создание авто­матизированной системы».

Основные понятия классификации экономической информации

 

В условиях рыночной экономики возрастает роль информа­ции как одного из наиболее важных ресурсов предприятия, необ­ходимого для принятия эффективных и своевременных управлен­ческих решений. Одним из наиболее существенных компонентов этого ресурса является экономическая информация, основные особенности которой следующие:

• большие объемы ежегодно создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации (до нескольких сотен млн. символов в год для среднего предприятия);

• большая часть этой информации имеет символьное представ­ление, слабо приспособленное для логической и арифмети­ческой обработки;

• высокий уровень стоимостных и трудовых затрат на поиск и ее обработку.

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Классификатор – это документ, с помощью которого осуществля­ется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования класси­фикационных группировок и их кодовые обозначения.

Экономическая информация существует в двух формах: в фор­ме экономических показателей и документов.

Экономический показатель является составной единицей ин­формации, отражающей количественную характеристику неко­торого процесса предметной области – реквизит основание вмес­те с однозначно определяющими его качество реквизитами признаками. Структура показателя представлена на рис. 25.

Показатель

 

Реквизиты-признаки Реквизиты-основания

 

Справочные Группировочные Количество Удельный вес Сумма %

 

Рис. 25. Схема структуры экономического показателя

 

Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др. Множество реквизитов-признаков по степени формали­зации делится на два подмножества:

• справочные реквизиты-признаки, – как правило, наименования предназначены для понимания показателя пользователем-эко­номистом;

• группировочные реквизиты-признаки – это закодированные ана­логи справочных признаков, предназначенные для логичес­кой обработки информации на ЭВМ.

Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов,

субъекты и объекты действия, отра­жаемые в показателе. Например, к числу наименований элементов можно отнести наименования материальных, трудовых, денежных, энергетических ресурсов, основных средств, готовой продукции и услуг. К числу наименований процессов относятся наименования функций управления, деловых процессов, операций поступления, сырья и материалов, отпуска их в производство, производства и выпуска готовой продукции или продукции или оказания услуг, процессов выпол­нения заказов, обслуживания клиентов, хранения, реализации го­товой продукции, расчетов с поставщиками и покупателями, по­лучения оплаты за реализованную продукцию и т.д.

К объектам классификации и кодирования относятся также наименования показателей и документов. Помимо этого к объек­там классификации и кодирования относят также наименования компонентов проекта ЭИС, в том числе файлов, задач, подсис­тем, программных модулей и др.

Целью разработки классификаторов является установление соответствия между значениями справочных или описательных признаков какого-либо элемента или процесса и значениями группировочных признаков, например между значением рекви­зита «Фамилия И.О. рабочего» и значением «Табельный номер» рабочего или между значениями «Наименование материала» и «Код материала».

Для кодирования объектов необходимо их упорядочить по некоторым признакам. Результат упорядоченного распределения объектов заданного множества носит название классификации, а совокупность правил распределения объектов множества на под­множества называется системой классификации. Процесс распре­деления объектов классификации в соответствии с принятой сис­темой классификации носит название процесса классифицирова­ния. То свойство или характеристика объекта классификации, которое позволяет установить его сходство или различие с дру­гими объектами классификации, называется признаком классифи­кации. Множество или подмножество, объединяющее часть объек­тов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки.

Основанием классификации называется признак, по которому ведется разбиение множества на подмножества на определенной ступени классификации. Ступень классификации – это результат очередного распределения объектов одной классификационной группировки. Уровень классификации – это совокупность класси­фикационных группировок, расположенных на одних и тех же сту­пенях классификации. Глубина системы классификации – это коли­чество уровней классификации, допустимое в данной системе.

Каждая система классификации характеризуется следующи­ми свойствами:

• гибкостью системы;

• емкостью системы;

• степенью заполненности системы (коэффициент заполнен­ности).

Гибкость системы – это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры клас­сификатора. Гибкость определяется временем жизни (Т_ж) сис­темы.

Емкость системы – это наибольшее количество классифика­ционных группировок, допускаемое в данной системе классифи­кации (Р).

Степень заполненности системы (К_зап) определяется как част­ное от деления фактического количества группировок (Q_ф) на величину емкости системы (Р):

К_зап =Q_ф / P.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная.

Характерными особенностями иерархической системы явля­ются:

• наличие в системе неограниченного количества признаков классификации;

• соподчиненность признаков классификации, что выражается разбиением каждой классификационной группировки, обра­зованной по одному признаку, на множество классификаци­онных группировок по нижестоящему (подчиненному) при­знаку.

При построении иерархической системы классификации сна­чала выделяется некоторое множество объектов, подлежащее классифицированию М₀, для которого определяются полное мно­жество признаков классификации G и их соподчиненность друг другу, затем производится разбиение исходного множества объек­тов на классификационные группировки на каждой ступени клас­сификации (рис. 26).

При использовании иерархической системы классификации необходимо соблюдать следующие ограничения:

• получающиеся на каждом уровне классификационные груп­пировки должны составлять исходное множество объектов Мо;

• классификационные группировки X_jk на каждой ступени не должны пересекаться;

• классификация на каждой ступени должна проводиться толь­ко по одному признаку (G).

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Мо={х1,х2,...,х_j,...,х_n} - мощность классифицируемого множества,

где g₁, g₂,... - признаки классификации и g₁ € G, g₂ € G

G₁ M

1-я ступень

 

 

G₂ X₁ X₂ X_J € M (1- уровень)

 

2-я ступень

 

Х ₁₁ Х₁₂ Х ₁₃ Х_{j2 …..} Х_jk € M (2-й уровень)

 

Р – емкость системы классификации

Рис.26. Схема построения иерархической системы классификации

 

Однако эта система характеризуется жесткой структурой классификации, не позволяющей вносить новые признаки или изменять их последовательность. Гибкость этой системы обес­печивается только за счет ввода большой избыточности в вет­вях, что приводит к слабой заполненности структуры класси­фикатора.

Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутству­ют в других системах, которые относятся к классу многоаспект­ных систем классификации. Аспект – точка зрения на объект клас­сификации, который характеризуется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система – это система класси­фикации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная. Фасет – это аспект классификации, который исполь­зуется для образования независимых классификационных груп­пировок. Дескриптор – ключевое слово, определяющее неко­торое понятие, которое формирует описание объекта и дает при­надлежность этого объекта к классу, группе и т.д.

Фасетная система характеризуется следующими особеннос­тями построения:

Однако эта система характеризуется жесткой структурой классификации, не позволяющей вносить новые признаки или изменять их последовательность. Гибкость этой системы обес­печивается только за счет ввода большой избыточности в вет­вях, что приводит к слабой заполненности структуры класси­фикатора.

Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутству­ют в других системах, которые относятся к классу многоаспект­ных систем классификации. Аспект – точка зрения на объект клас­сификации, который характеризуется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система – это система класси­фикации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная. Фасет – это аспект классификации, который исполь­зуется для образования независимых классификационных груп­пировок. Дескриптор – ключевое слово, определяющее неко­торое понятие, которое формирует описание объекта и дает при­надлежность этого объекта к классу, группе и т.д.

Фасетная система характеризуется следующими особеннос­тями построения:

• имеется некоторое множество классифицируемых объектов M₀;

• это множество можно рассматривать в нескольких аспектах, каждый из которых может характеризоваться одним или не­сколькими признаками, образующими фасет Ф_r ;

• устанавливается некоторый порядок следования фасетов с помощью фасетной формулы (при этом последовательность фасетов определяется по частоте обращения к этим фасетам на некотором множестве заданных задач): F=(Ф₁,Ф₂,….Ф_R);

• определяется количество подмножеств классификационных группировок, число которых определяется числом задач, обращающихся при своем решении к тем или иным фасетам (рис.27).

Внутри фасета значения признаков могут просто перечислять­ся по некоторому порядку или образовывать сложную иерархи­ческую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

К преимуществам данной системы следует отнести большую емкость системы и высокую степень гибкости, поскольку при не­обходимости можно вводить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле. К недостаткам, характерным для данной си­стемы, можно отнести сложность структуры и низкую степень заполненности системы.

Фасеты

Ф₁ Ф ₂ Ф₃ Ф_r Ф_R

Х₁

Х₂

классификационные

Х₃ группировки

М

 

 

Х_m-1

 

X_m

Рис. 27. Схема фасетной системы классификации

Рассмотренные выше системы классификации хорошо приспо­соблены для организации поиска с целью последующей логичес­кой и арифметической обработки информации на ЭВМ и лишь частично решают проблему содержательного поиска экономичес­кой информации при принятии управленческих решений. Это объясняется далеко не полным охватом этими системами всех понятий и терминов, используемых для выражения смысла эко­номических показателей и документов. Помимо этого в этих системах не решается проблема обеспечения однозначности исполь­зуемой терминологии, идентификации роли отдельных терминов в их общей последовательности при формировании наименова­ний экономических показателей. К недостаткам этих систем клас­сификации можно отнести также и то, что в них не отражаются все отношения между терминами, необходимые для формализа­ции содержания показателей и документов и установления взаи­мосвязей между показателями и документами, которые исполь­зуются на этапе принятия управленческих решений.

Для поиска показателей и документов по набору содержатель­ных признаков используется информационный язык дескрипторного типа, который характеризуется совокупностью терминов, дескрипторов или лексикой и набором отношений между терминами. Эти отношения могут быть двух типов:

• постоянные логические отношения между терминами, выте­кающие из отношений между отображаемыми объектами, ко­торые называются парадигматическими отношениям;

• переменные отношения между понятиями, возникающие в про­цессе построения конкретного высказывания, например по­казателя, называемые синтагматическими отношениями.

Парадигматические отношения между терминами отражают статику языка. К ним относятся, например, родовидовые отно­шения. При этом родовым называется термин или понятие, выражающие существенные признаки класса предметов, в состав ко­торого входят предметы, являющиеся видами этого рода. Видо­вое понятие выражает существенные признаки подкласса пред­метов, являющегося видом какого-либо другого класса предме­тов и входящего в состав этого класса. Например, понятие «машинный носитель» является родовым по отношению к поня­тиям «жесткий магнитный диск», «гибкий диск», «магнитная лен­та» и т.д. Отношения этого типа отражаются в классификаторах экономической информации.

Синтагматические отношения составляют грамматику этого языка, т.е. правила построения высказываний из набора терми­нов или понятий. Такие отношения используются в динамике при вводе данных и формулировании запросов.

В зависимости от того, на каком этапе фиксируются все воз­можные выражения, языки делятся на предкоординированные и посткоординируемые. Предкоординированными называются языки, в которых на стадии разработки выделяются все высказывания в терминах этих языков и тем самым заранее определяются посто­янные отношения между терминами. Для посткоординируемых языков характерна предварительная фиксация лишь постоянных отношений. Все высказывания образуются при использовании лексики данного языка и его грамматики. Языки предкоординированного типа менее гибки при использовании, так как с их по­мощью можно описывать только те выражения, которые были заранее зафиксированы. Использование посткоординированных языков позволяет образовывать с их помощью значительно боль­шее число высказываний.

Наиболее типичным примером предкоординированных язы­ков являются классификационные языки, основанные на исполь­зовании иерархической и многоаспектной систем классифика­ции, преимущества и недостатки которых были рассмотрены ранее. К языкам классификационного типа можно отнести разработанный ныне Общесистемный классификатор технико-экономических показателей (ОКТЭП). Он содержит способ упорядоченного представления системы показателей и средства их взаимной увязки на основе многоаспектной классификации этих показателей, которая должна отражать наиболее существенные с точки зрения народного хозяйства методологичес­кие особенности их расчета, взаимосвязи показателей, наибо­лее важные признаки группировки показателей и их поиска в ЭИС.

Общим недостатком информационных языков классификаци­онного типа являются их слабая приспособленность к новым, за­ранее не предусмотренным условиям функционирования систем, возможность составления запросов на этих языках регламентированного содержания. Эти недостатки отсутствуют у языков посткоординированного типа, к которым относятся дескрипторные языки, основанные на применении метода координатного, или ассоциативного, индексирования.

Согласно идее координатного индексирования предполага­ется, что содержание документов или показателей можно дос­таточно полно и точно отразить с помощью списка ключевых слов – дескрипторов. Дескриптор – это термин естественного языка (слово или словосочетание), используемый при описании документов или показателей, который имеет самостоятельный смысл и неделим без изменения своего значения. Например, показатель «Количество продукции, выработанное фактически цехом за смену», записанный на естественном языке, при исполь­зовании метода координатного индексирования будет иметь вид: «количество, продукция, выработка, фактический, цех, смена».

Для того чтобы обеспечить точность и однозначность поиска с помощью такого языка, необходимо предварительно опреде­лить все постоянные отношения между терминами: родовидовые, отношения синонимии, омонимии и полисемии, а также ассоциативные отношения.

В свою очередь, дескрипторные языки различаются по семан­тической силе, которая определяется тем, какой объем сведений может индексироваться с их применением. Семантическая сила языка зависит от числа типов постоянных отношений, фиксируе­мых в тезаурусе, а также от наличия средств грамматики и степе­ни их сложности. В соответствии с этим признаком дескриптор­ные языки подразделяются на языки без грамматики, языки с не­полной грамматикой и языки с развитой грамматикой. При этом языки первого вида содержат только словари используемых клю­чевых слов и тезаурусы. В языках с неполной грамматикой, по­мимо словарей и тезаурусов, имеются правила взаимосвязи только некоторых категорий терминов. Языки с развитой грамматикой позволяют описывать с помощью всех средств сложные выска­зывания.

В том случае, если объектом поиска в ЭИС является документ, для этих целей используют информационные языки дескриптор­ного типа без грамматики. При необходимости хранения и осу­ществления поиска экономических показателей проектировщи­ки отдают предпочтение языкам второго и третьего типов.