Понятие расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

Подотчетными лицами являются работники, которым организация выдала денежные средства на предстоящие хозяйственные, административные и командировочные расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, они весьма разнообразны.

Подотчетные суммы – это денежные суммы, выдаваемые организацией своим работникам на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. [8]

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс на основании приказа, заявления работника и с разрешительной визой руководителя. [7]

Сумму денежных средств, которая выдается под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости товара, проезда, суточных, квартирных и других расчетов. Полученные деньги подотчетным лицам можно расходовать только на цели, на которые они выданы. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Размер подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

Списки людей, которым на предприятии выдаются суммы под отчет, утверждаются руководителем организации. Для выдачи подотчетной суммы работник должен обязательно числиться в штате организации. Порядок выдачи денег под отчет работникам организации регулируется Центральным Банком России. Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, или со дня возвращения из командировки, подотчетные лица должны отчитаться. Они должны составить авансовый отчет, приложить все оправдательные документы, которые подтверждают использование подотчетных сумм по назначению (чеки, накладные, квитанции, проездные документы и так далее) и сдать в бухгалтерию предприятия. В бухгалтерии проверяют авансовый отчет на законность произведенных расходов, наличие необходимых оправдательных документов и правильность арифметических расчетов. На основании отчета, который утвержден руководителем, с подотчетным лицом производят окончательный расчет.

Новые авансы денег выдаются подотчетному лицу только при условии того, что он полностью и вовремя отчитался по ранее полученным суммам или их возврата. Если это условие не выполняется, то работник больше не имеет права получать денежные средства под отчет. Особое место в учете расчетов с подотчетными лицами занимает учет расчетов по служебным командировкам. Эти расчеты являются самыми трудоемкими. [7]

Для собрания информации о расчетах с работниками предприятий по выданным под отчет суммам на какие-либо расходы для организации предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кроме расчётов с по оплате труда с подотчётными лицами, также помимо расчётов по алиментам и депонентам, для того, чтобы работать с информацией о остальных видах расчётов с работниками организации, используют синтетический счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

К прочим операциям с персоналом относятся расчеты: по приобретенным в организации материальным ценностям; за товары, проданные в кредит; по возмещению части стоимости получаемой работниками форменной одежды (спецодежды); по возмещению потерь, связанных с внутрисменными и целодневными простоями оборудования предприятия, виновником которых является работник организации; по выданным работникам денежным документам (авиабилетам, путевкам и пр.); по выплате компенсации работникам за использование личного имущества (автомобиля, инструмента, помещения и др.) для служебных целей; по выплатам страхового возмещения (по договорам страхования имущества, персонала, а также по обязательному страхованию работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) и другие расчеты.

К 73 счету могут быть открыты следующие субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

На субсчёте 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам организацией на различные нужды. Практика таких расчетов распространена, так как работнику рассчитываться с организацией, в которой он работает проще, нежели с банком, который выдает займы под высокие проценты.

На субсчёте 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, который работник причинил организации в результате хищений и порчи имущества. Также здесь учитываются расчеты по недостачам товарно-материальных ценностей, по причинению брака и по возмещению других видов ущерба. [7]

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» может быть открыт также субсчёт «Расчеты за товары, проданные в кредит». На этом субсчёте учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит каких-либо товаров.