Розділи і підрозділи основної частини

В бізнесі, як правило, використовується два види візитних карток - ділові та представницькі. Ділова візитна картка повідомляє Ваші персональні дані, її передають при вже відбулося знайомство.

Однак, якщо ви хочете представити тільки компанію, тобто в особистому контакті на даний момент не зацікавлені (а також при реєстрації на різних ділових заходах, конференціях, виставках), Ви можете скористатися представницькою карткою. Вона містить назва, адреса і телефон компанії. Бажано дотримуватися наступних правил:

Розмір візитки повинен становити приблизно 5 x 9 см. Всі візитниці, як правило, мають стандартний розмір, і правила бізнес-етикету не рекомендують виходити за ці рамки. Візитні картки повинні бути надруковані на щільному папері або на тонкому картоні.

Папір повинна бути дорогою і якісною - не варто на цьому економити.Фон візитної картки повинен бути світлим, а букви – темніше основного фону (ні в жодному разі не навпаки!). П. І. Б. слід друкувати великими літерами, посада - малими. Крім візитної картки на русском у Вас може бути візитка на іноземній мові. Не обов'язково робити дві окремі картки: діловий етикет допускає двосторонні візитки.

На діловій візитною карткою повинні бути вказані Ваші П. І. Б., посада, поштова адреса компанії, телефон (при необхідності - мобільний телефон, а також номер факсу і телекса, телефон секретаря), e-mail. Наявність на картці двох-трьох номерів телефонів створює враження, що у Вас серйозна фірма, але майте на увазі, що всі вказані контакти повинні бути активні. Логотип компанії на правильно оформленої візитці займає не більше 1/4 площі.

Певну інформацію варто писати на візитках тільки від руки - в лівому нижньому кутку. Це стосується ситуацій, коли Ви не вручає візитну картку особисто, а надсилаєте її з якого-небудь приводу (наприклад, разом з привітанням з нагоди свята, значущої події або у відповідь на привітання), а також, якщо ви прийшли до кому-небудь на зустріч, але вона з тих чи інших причин не відбулася.

Наведені нижче букви – стандартна міжнародна символіка (початкові літери французьких слів), яку розуміють у всіх цивілізованих странах1:

p. r. (pour remercier) - вираз подяки;

p. f. (pour feliciter) - поздоровлення;

p. f. N. A. (pour feliciter a 1'occasion du Nouvel an) - поздоровлення з Новим роком;

p. f. c. (pour faire connaissance) - вираження задоволення знайомством;

p. p. (pour presenter) - заочне представлення;

p. p. c. (pour prendre conge) - прощання у зв'язку з остаточним від'їздом із країни перебування, коли не наноситься прощальний візит; р. с. (pour condoleances) - вираження співчуття. У менш офіційних випадках на візитних картках можна робити і інші написи, але при цьому обов'язково слід писати про себе в третій особі (наприклад, «Іван Петров вітає»).

 

Візитну картку прийнято вручати особисто, але в окремих випадках (див. вище) Ви можете передати її з кур'єром або шофером. Якщо Вам надіслали візитну картку, не варто відповідати на неї телефонним дзвінком: не виключено, що Ваш партнер скористається цим, щоб обговорити свої проблеми. І тоді Вам доведеться вести ділова розмова, до якого Ви можете опинитися не готові.За правилами ділового етикету першим вручає візитну картку той, чиє посадова положення нижче. Якщо ж партнери знаходяться на одному посадовому рівні, першим вручає картка той, хто молодше. Якщо посадове становище і вік приблизно однакові, то черговість вручення візиток непринципова. Беручи гостя з іншої країни, господарі вручають візитки першими.

При цьому в Японії, Китаї і Кореї візитні картки передають двома руками. Даючи візитну картку, поверніть її таким чином, щоб Ваш візаві міг відразу прочитати текст. Прийнявши картку, прочитайте вголос прізвище, ім'я та по батькові її власника, щоб переконатися в їх правильну вимову. Під час переговорів візитні картки покладіть перед собою, розмістивши їх у тому ж порядку, у якому сидять партнери.

Це допоможе Вам зорієнтуватися, якщо Ви раптом забудете чиєсь ім'я. Але ні в якому разі не можна крутити в руках або м'яти чужі візитні картки, а також робити на них позначки - це може сприйматися як неповага до співрозмовника. У сучасному світі візитки є невід'ємним атрибутом ділового спілкування.

Згідно з визначенням Вікіпедії, візитна картка – це традиційний носій контактної інформації про людину або організації.

 

Таким чином, інформативність і функціональність є найбільш важливими характеристиками будь візитною карти. Обмін візитками супроводжує практично кожен процес налагодження бізнес-контактів. І від зовнішнього вигляду візитки може прямо залежати його результативність. Тому при створенні візитних карток потрібно мати чітке уявлення про правила оформлення візиток. Існують різні види візиток. У традиційному варіанті візитка є прямокутником з картону розміром 50 х 90 мм.

Жіночі візитки можуть бути дещо менше, наприклад, 40 х 80 мм. Візитки нестандартної форми (овальні, трикутні) замовляють рідше і в основному для особистого користування. Вони не відповідають нормам бізнес-етикету, і що найголовніше, - їх незручно зберігати в традиційній візитниці. Хорошим тоном вважається виготовлення візиток на якісної дизайнерської папері. Щоб створити ефективну візитку, потрібно, щоб інформація на ній легко читалася. Фахівці рекомендують використовувати не більше двох-трьох кольорів, щоб зайве декорування не відволікало увагу від інформації, що міститься на візитці. При оформленні візитною карти слід уникати використання складних шрифтів, а також курсиву. Для більшої наочності ім'я і прізвище співробітника, назва організації можна виділити жирним шрифтом.

Традиційний варіант оформлення візиток - це чорний текст на білому тлі. Зараз все частіше використовують декоративні елементи при оформленні візитною карти. Наприклад, ви можете помістити свою фотографію або додати логотип організації.

При цьому важливо пам'ятати, що всі співробітники фірми повинні мати візитки, оформлені в однаковому стилі. Фірмовий стиль компанії має на увазі під собою безліч взаємопов'язаних між собою компонентів, починаючи від торгової марки та емблеми організації і закінчуючи використанням конкретного шрифту і стилю тексту. Всі ці особливості повинні бути враховані при оформленні візитною карти.

Традиційні правила оформлення візиток припускають розміщення інформації тільки на одній стороні візитною карти. Порожня сторона служить для внесення будь-якої додаткової інформації від руки. Наприклад, ви можете дописати свій домашній телефон або номер ICQ. Подібні дії у багато разів підвищують ефективність взаємодії, а також ступінь довіри між діловими партнерами.

Деякі організації використовують "виворітну" частина візитки для надання інформації іноземним партнерам, наприклад, англійською мовою. Хоча за правилами ділового етикету, шановна організація повинна мати як мінімум два типи візиток - для вітчизняних партнерів і для іноземних колег. Вручення візитки відбувається особисто при першій зустрічі або на початку ділових переговорів, якщо до цього партнери не були особисто знайомі.

Якщо з якихось причин ви не можете у відповідь надати доступ до своєї персональної візитну картку, ви повинні вибачитися і пообіцяти вислати її при першій можливості. Таким чином, візитна карта, в першу чергу, є "обличчям" вашої організації. Тому при її виготовленні повинні дотримуватися основні правила оформлення візиток. Ефективна візитна карта сприяє продуктивному встановленню ділових контактів і розвитку вашого бізнесу в цілому.

 

Види продукції

У світі ділових відносин цій маленькій картці приділяється важлива роль — посередника при знайомстві й представленні. Візитка є важливим елементом престижу, значно полегшує налагодження контактів, сприяє спілкуванню людей, заощаджує час. Крім того, вона довго зберігається й допомагає швидко відновити в пам’яті інформацію про людину.

Незалежно від того, яким підходом керувалися при замовленні візитки, хороша візитна картка обов’язково повинна бути:

 

• стильною,

• функціональною,

• професійно зверстаною,

• якісно надрукованою.

Існує два основних види візиток — ділові й особисті, а також безліч інших утворених від них різновидів.

Ділові візитки — один з найважливіших елементів фірмового стилю організації. Тому для підтримки гарного іміджу фірми всі її співробітники повинні мати службові візитні картки, виконані в одному стилі. Право вибору зображуваних елементів емблем, торговельних марок, фірмових знаків або логотипів залишається за організацією. Але обов’язковою умовою є одне: кольори на візитках усіх співробітників повинні бути точно дотримані.

Існує два різновиди ділових карток — представницька і картка компанії. На представницький візитці вказують ім’я, прізвище, посаду й повну назву організації без будь-яких координат. Використовують їх для спеціальних і представницьких цілей. У візитку компанії включають наступну інформацію: назву організації, її адреси (поштову, електронної пошти, web-сайту), номери телефонів і факсу. Призначені вони для презентацій, виставок, вручення подарунків, привітань від фірми.

При проведенні великих заходів (конференцій, презентацій, виставок, фестивалів) організатори замовляють більші візитні картки — бейджи — із зазначенням імені (по батькові) і прізвища учасника, його посади (і/або вченого звання) і організації (компанії, навчального закладу або наукового центру), яку він представляє.

Бейджи приколюють на лівій стороні грудей і носять винятково в місці проведення заходу. Мабуть, бейдж — єдина візитка, на якій доречно поруч із ім’ям людини помістити її фотографію; на інших картках це робити не слід.

Ще один вид ділових карток, що виконують функцію реклами, — CD-візитки. Це звичайний компакт-диск, на який можна записати сотні сторінок тексту й ілюстрацій, малюнки, графіки, таблиці, а також музику, анімацію й дикторський текст. CD-візитки використовуються для презентацій фірм на виставках і конференціях. Туристичні компанії використовують їх як каталоги турів, банки й фінансові компанії — як додаток до пакета послуг, рекламні агентства — як портфоліо креативних робіт.

Виключенням із загальних суворих правил для ділових візиток є епатуючі картки представників творчих професій. Нестандартні за розмірами, кольорами і матеріалами візитки нерідко виготовляють рекламні агентства й дизайн-бюро. Їхня головна мета — бути не схожими на інші. Саме епатуючі візитні картки справляють найбільше враження й найкраще запам’ятовуються.

Особисті візитки можуть містити ім’я й прізвище власника, а також, за його бажанням, будь-яку додаткову інформацію (адресу організації, персонального сайту, електронної пошти, номери телефонів, посаду, звання або вчений ступінь).

Різновидами особистої картки є сімейна візитна картка (картка чоловіка й жінки) і дитяча картка. Сімейна картка використовується при знайомстві, направленні привітань друзям родини або додається до подарунків. Ім’я дружини на таких картках ставиться перед ім’ям чоловіка, а адреса вказується за бажанням.

Дитячі візитки не надто запитувані, але іноді вони можуть виявитися досить доречними. Номер мобільного телефону батьків, внесений у картку, завжди буде з дитиною. Це дуже важливо у різних ситуаціях — наприклад, якщо дитина заблукала у супермаркеті або поїхала до табору відпочинку. При оформленні дитячих візиток можна трохи відійти від жорстких норм дорослого світу й створити щось індивідуальне й цікаве.

Для наукових і творчих працівників, що часто працюють вдома, існують комбіновані візитні картки, на яких поряд зі службовими (у лівому нижньому куті) вказуються й домашні координати (у правому нижньому куті).

Скорочення на візитках

Для позначення того, з якого приводу надсилається картка, у міжнародній практиці використовується система умовних скорочень, які проставляються у лівому нижньому куті простим олівцем:

A.C. (avec compliment) — вітання у випадку відправлення подарунка;
P.F. (pour feliciter) — привітання з нагоди свята;
P.F.N.A. (pour feliciter le Nouvel An) — привітання з Новим роком;
P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feliciter le Nouvel An) — подяка й привітання з Новим роком;
P.R. (pour remercier) — подяка;
Р.С. (pour condoleance) — співчуття з приводу національної жалоби або у випадку смерті ділового партнера;
P.P.P. (pour prendre part) — співчуття й готовність допомогти;
Р.Р.С. (pour prendre conge) — прощання при остаточному від’їзді;
P.F.C. (pour faire connaissance) — задоволення знайомством.

Візитні картки з літерами P.R., P.P.C. залишаються без відповіді. У відповідь на візитні картки зі скороченнями P.C., P.F.C. протягом 24 годин посилають свою візитку з позначкою P.R., тобто дякують.

Оформлення візиток

Зараз у користувачів візитних карток сформувалося два основних підходи до їхнього призначення — функціональність та імідж. Ділова візитна картка — це один з найважливіших елементів корпоративного стилю організації. Тому для підтримки гарного іміджу фірми всі її співробітники повинні мати службові візитні картки, виконані в одному стилі. Право вибору зображуваних елементів емблем, торговельних марок, фірмових знаків або логотипів залишається за компанією. Але обов’язковою умовою ефективних візиток є одне: кольори на візитках усіх співробітників повинні бути точно дотримані.

Класичне оформлення візитки досить строге: темний текст на світлому тлі. Хоча виробники й пропонують широку гаму кольорових карток на картоні, ламінованому папері, пластику, шкірі й навіть дереві, норми етикету не рекомендують використовувати подібні «вишукані речі», оскільки на таких «картках» неможливо зробити будь-які записи. Краще надати перевагу паперу високої якості, можливо, дещо тонованому і з сатинованою поверхнею. Її також можна обробляти, наприклад, зробити тиснення різнобарвною фольгою. Європейська традиція передбачає використання рожевого, блакитного й білого тла та темно-синього, темно-коричневого й чорного тексту. Можна застосовувати також золоту, срібну, бронзову фарби.

Дуже важливий елемент візитної картки — шрифт тексту, який багато в чому вирішує завдання оригінальності, наочності візиток та сприяє запам’ятовуванню розміщеної на них інформації. Головна вимога до шрифту — зручність у прочитанні. Не рекомендується використовувати складні декоративні шрифти, а також різновиди курсиву.

Дизайн візитки має прямо пов’язуватися з родом діяльності компанії. Якщо мова йде про великий банк або серйозну виробничу фірму, то при розробці візиток варто дотримуватися консервативного стилю. Це означає, що треба використовувати шрифти не більші й не менші за загальноприйняті розміри, шрифти не повинні відрізнятися чудернацтвом. Кількість кольорів — два, максимум три. Лаконічність візитки говорить про те, що компанія знає собі ціну і не прагне дешевої популярності.

Оформлення ділових візитних карток співробітників магазинів, підприємств сфери послуг може відступати від суворих норм, тому що ці візитки несуть також рекламне навантаження. На зворотному боці таких карток можна помістити логотип, барвистий символ, девіз фірми, карту-схему.