Правила составления архивной описи

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением опи­си необходимо проверить соответствие заголовка дела по но­менклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила (основные требования) оформления описи:

ü нумерацию единиц хранения в описи производят по системати­зации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером еди­ницы хранения;

ü систематизация единиц хранения в описи должна соответство­вать систематизации дел в номенклатуре;

ü описательные статьи описи заполняются в точном; соответст­вии с заголовками включаемых в нее дел;

ü при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однород­ные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их дан­ные в опись вносятся полностью;

ü на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полно­стью даже в случае продолжения однородного названия дела;

ü графа описи "примечание" используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

ü опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры едино­го фонда учреждения;

ü документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

ü нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;

ü систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;

ü каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

ü при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, состав­ляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долго­временного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи лич­ного состава;

ü при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

ü личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

ü описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления описи учреждения:

ü годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;

ü годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

ü на ее основе в госархиве после передачи туда документов и опи­си составляется сводная опись учреждения — раздельно посто­янного хранения и личного состава.

Опись содержит:

ü титульный лист;

ü оглавление;

ü предисловие;

ü собственно опись;

ü список сокращений;

ü указатели;

ü переводные таблицы;

ü библиографию;

ü терминологический словарь;

ü лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их лис­тов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, сте­пень сохранности документов, внешние особенности. При на­личии особо ценных документов возможно введение в описа­тельную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специ­фических, присущих только конкретному учреждению, сокра­щений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необхо­димыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возмож­ны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, об­легчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и со­держащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изме­нения в составе описи. Лист-заверитель подписывается соста­вителем описи. При внутренних изменениях в описи он фик­сирует эти изменения.