Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела — Федеральную архивную службу России (Росархив), ее органы и учреждения.
В систему Росархива входят:
ü государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;
ü архивные учреждения - федеральные госархивы и центры хранения документации, центральные госархивы и центры хранения документации республик в составе РФ, госархивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;
ü научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.
Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием, использованием Архивного фонда РФ. На местах функции Росархива выполняют архивные органы местной исполнительной власти.
Задачи Росархива:
ü организация и обеспечение формирования, сохранности, использования Архивного фонда РФ;
ü анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
ü разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ;
ü развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
ü координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;
ü контроль за соблюдением законодательства РФ в области архивного дела;
ü ведение централизованного госучета документов Архивного фонда РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;
ü осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.
Росархив организует и контролирует работу государственных архивных учреждений.
Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделяются на постоянные и временные.
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы, центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы, районные и городские архивы. Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответствующие учреждения Росархива.
Государственный архив
Государственный архив - государственное учреждение, выполняющее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодействующее с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осуществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.
Задачи госархива:
ü комплектование и учет документов;
ü обеспечение их сохранности;
ü обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним;
ü обеспечение использования документов в научных и практических целях;
ü ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии;
ü контроль и руководство ведомственными архивами.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в госархивы.
Ведомственный архив
Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.
Задачи ведомственного архива:
ü комплектование документами, законченными делопроизводством;
ü учет и обеспечение сохранности документов;
ü создание к ним научно-справочного аппарата;
ü использование хранящихся в архиве документов;
ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;
ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.
В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:
ü центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;
ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;
ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.
Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.
Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.
