Федеральная архивная служба РФ — Росархив

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела — Феде­ральную архивную службу России (Росархив), ее органы и уч­реждения.

В систему Росархива входят:

ü государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

ü архивные учреждения - федеральные госархивы и центры хра­нения документации, центральные госархивы и центры хране­ния документации республик в составе РФ, госархивы и цен­тры хранения документации краев, областей, автономной об­ласти, автономных округов, городов, районов;

ü научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Росархив является федеральным органом исполнительной вла­сти, осуществляющим государственное регулирование в облас­ти архивного дела и контроль за сохранностью, комплектова­нием, использованием Архивного фонда РФ. На местах функ­ции Росархива выполняют архивные органы местной исполни­тельной власти.

Задачи Росархива:

ü организация и обеспечение формирования, сохранности, использования Архивного фонда РФ;

ü анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

ü разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ;

ü развитие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной вла­сти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том чис­ле государственной системы делопроизводства и унифициро­ванных систем документации;

ü координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

ü контроль за соблюдением законодательства РФ в области архив­ного дела;

ü ведение централизованного госучета документов Архивного фон­да РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

ü осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

Росархив организует и контролирует работу государственных архивных учреждений.

Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделя­ются на постоянные и временные.

Постоянное хранение документов государственной части Ар­хивного фонда РФ осуществляют федеральные государствен­ные архивы, центры хранения документации и их филиалы, центральные государственные архивы, государственные архи­вы, центры хранения документации республик, краев, облас­тей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы, районные и городские архи­вы. Районные и городские архивы могут осуществлять времен­ное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответст­вующие учреждения Росархива.

Государственный архив

Государственный архив - государственное учреждение, выполняю­щее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодейст­вующее с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также граж­данами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осу­ществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.

Задачи госархива:

ü комплектование и учет документов;

ü обеспечение их сохранности;

ü обеспечение систематизации документов, формирования науч­но-справочного аппарата к ним;

ü обеспечение использования документов в научных и практиче­ских целях;

ü ведение научно-исследовательской и методической работы в об­ласти архивоведения, документоведения, археографии;

ü контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

Ведомственный архив

Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомст­венные архивные документы. В зависимости от объема храня­щихся документов он создается как самостоятельное структур­ное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

ü комплектование документами, законченными делопроизводством;

ü учет и обеспечение сохранности документов;

ü создание к ним научно-справочного аппарата;

ü использование хранящихся в архиве документов;

ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;

ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­ка их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

ü центральный архив федерального органа власти или органа вла­сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального располо­жения;

ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчи­ненности или однотипных по профилю деятельности;

ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомст­венные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, элек­тронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения ар­хивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский науч­но-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.