Деловая беседа как основной вид делового общения

1.1 Особенности ведения деловой беседы

Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и досуга для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется всё больше и больше предприимчивых и способных деловых людей.

1.2 Функции деловой беседы

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций [3, c.34]. К их числу следует отнести:

· Взаимное общение работников из одной деловой сфере.

· Совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.

· Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий.

· Поддержание деловых контактов.

· Стимулирование деловой активности.

Во время беседы работники могут получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений.

1.3 Этапы проведения беседы

Основными этапами деловой беседы являются:

1. Подготовительные мероприятия

2. Начало беседы.

3. Информироние присутствующих

4. Аргументирование выдвигаемых положений

5. Завершение беседы.

1.3.1 Подготовительные мероприятия

Место деловой беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет приглашающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединённой, исключено неожиданное появление посторонних, Шуи, звонки и. т. п., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом её определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер её расположения.

Планирование деловой беседы позволяет определить её конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время его проведения.

Сбор материала для деловой беседы - очень трудоёмкий процесс, требующий значительных затрат времени [5, с.135]. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации «из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций).

1.3.2 Начало беседы.

Начало беседы - очень важный этап, и поэтому не следует им пренебрегать. Задачи это этапа следующие:

· установление контакта с собеседником;

· создание рабочей атмосферы;

· привлечение внимания к деловому разговор.

Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10 - 15 % времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен взять на себя старший. Если между гостями и хозяевами - представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, например, выпить прохладительные напитки.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора.

1.3.3 Информирование присутствующих

Следующим основным этапом деловой беседы является информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми человек должен познакомить их [2, с.236]. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности), профессиональной и по возможности наглядной (наглядные пособия). При этом всегда, когда это возможно, следует сообщить присутствующим источник информации человека.

1.3.4 Аргументирование выдвигаемых положений

После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы - обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, занимаемая позиции собеседников. С помощью аргумента можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положение и факты, изложенные обоими собеседниками.

В аргументировании выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация, когда собеседник хочет что-то доказать или обосновать, и контраргументная, с помощью которой собеседник опровергает утверждениям партнёров по переговорам.

Для построения обеих конструкций используется следующие основные методы аргументирования:

1) Функциональный метод - прямое обращение к собеседнику, который знакомит с фактами и сведениями. Важную роль играют цифровые примеры.

2) Метод противоречия - основан на выявлении противоречий в аргументации оппонента (оборонительный метод).

3) Метод извлечения выводов оснований на точной аргументации.

4) Метод опроса - вопросы задаются заранее людям.

5) Метод сравнения - при таком методе аргументирования один факт сравнивают с другим аналогичным фактом.

1.3.5 Завершение беседы

Последний этап беседы - её завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе беседы решают я следующие задачи:

· достижение основной цели;

· обеспечение благоприятной атмосферы;

· стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.

1.4 Дебюты начала беседы

Неправильными дебютами начала беседы являются:

а) Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности.

б) Избегать проявления неуважения и пренебрежения к партнёру.

в) Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника, подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию

Правильными дебютами начала беседы считаются:

а) Снятие напряжённости. (Например, рассказать какой-нибудь лёгкий анекдот).

б) Метод зацепки. (Заинтересовать собеседника в чём-либо).