Процесс организации выставки

Выставки и ярмарки

В коммуникации выставок и ярмарок реклама имеет строго определенные функции. Она выступает и как внутренняя, и как наружная реклама, и в достаточно крупных формах (бейджики, плакаты и др.), и в самых маленьких (значки или надписи на канцтоварах).

Функции рекламы на выставках и ярмарках – не только привлечь внимание рядовых посетителей, ознакомить их с новинками в той или иной сфере, но и содействовать заключению договоров, контрактов.

В работе выставки (ярмарки) можно выделить несколько этапов:

1. Организация серии публикаций о предстоящем событии в СМИ (это либо объявления в городских газетах с определенной периодичностью; либо объявления – статьи в специализированных журналах). Выбор рекламного средства определяется спецификой товара.

2. Разработка и издание рекламных выставочных материалов – листовок, буклетов, плакатов.

3. Разработка и контроль за изготовлением средств престижной рекламы типа рекламных сувениров, для него предварительно создаться эмблема выставки.

4. Разработка и изготовление отличительных знаков для обслуживающегося персонала (бейджики, отдельные детали одежды – жилет, жакет и др.).

5. Разработка средств наружной рекламы выставки (плакаты, рекламные щиты, стенды, тумбы, видеоэкраны, реклама на транспорте).

6. Организация звукового сопровождения показа: передачи по внутривыставочной радиолинии, фоновая музыка.

7. Организация публикаций в печатных СМИ во время проведения выставки может сочетаться с репортажами по TV, радио и др.

Сегодня выставки являются одним из эффективных методов решения вопросов развития предпринимательства в России. Это лицо товаропроизводителя, лицо отрасли, престиж и авторитет государства.

Ежегодно в России проводится более 1000 выставок, среди которых почти третья – с международным участием.

Союз международных выставок определяет выставку как показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.

Т.О., Выставка – прежде всего публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей материальной и духовной сферы жизни общества, основная цель которой – обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении коммерческой работы.

Ярмарка – коммерческое мероприятие, основная цель которого – заключение торговых сделок по выставленным товарам.

Однако с каждым годом основные различия между этими понятиями стираются.

Выставки имеют двуединую природу и носят двойственный характер. С одной стороны, это чисто деловая площадка, где встречаются специалисты и профессионалы. С другой стороны, это праздник, открыток, публичное мероприятие.

Выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам:

- географическому составу экспонентов;

- тематическому (отраслевому) признаку;

- значимости мероприятия для экономики города (региона) страны;

- территориальному признаку;

- времени функционирования.

По географическому составу:

- всемирные – международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения (например, универсальные выставки «ЭКСПО»);

- международные – характеризуются участием в них фирм из разных стран (число иностранных участников – не менее 10 % от общего числа участников). Оборудование и предоставляемые услуги должны соответствовать международным стандартам;

- с международным участием (число иностранных участников 10%);

- национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

- межрегиональные – демонстрируют продукцию и услуги производителей из нескольких регионов;

- местные (региональные) - с участием фирм только из города (региона).

По отраслевому (тематическому) признаку:

- многоотраслевые – представлены продукция и услуги самых различных отраслей экономики;

- специализированные.

По значимости мероприятия:

- выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

- выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов стран);

- выставки регионального значения (имеющие значение для одного региона);

- выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

По территориальному признаку:

- выставки, проводимые внутри страны;

- выставки, проводимые на территории других стран.

По времени функционирования:

- постоянно действующие (полгода, год и более);

- временные (две недели – пять месяцев);

- краткосрочные (от одного – пяти дней до двух недель).

По отрасли экономики:

- многоотраслевые ярмарки (ярмарки технических, потребительских товаров);

- специализированные (сельское хозяйства, лесоводство, садоводство, здравоохранение);

- выставки товаров народного потребления.

Процесс организации выставки

Основные этапы:

1. Подготовительный этап. Следующие мероприятия:

- маркетинговый анализ отраслевого рынка, включающий: определение потенциального количества участников выставки; тенденции рынка и выставочные ниши; субъекты рынка; приоритеты и стратегии, характерные для продвижения товаров данного рынка; механизмы ПР на рынке; анализ СМИ.

- анализ характерной выставочной среды (гл. цель избежать пересечений в тематике, времени проведения, номенклатуре);

- определение места и времени проведения;

- анализ сильных и слабых сторон выставочного проекта, перспектив и угроз;

- концепция выставочного проекта (структура экспонентов, время, место, значение выставки, тематический план выставки, структура проведения выставки проекта и др.)

- составление сметной документации (смета включает: аренда павильона, застройка и оформление павильона, организационные, сервисные, транспортные расходы; расходы на рекламу и др.).

2. Официальное объявление о проведении выставки и прием заявок на участие.

На этом этапе большая роль отводиться информационным материалам для работы с потенциальными экспонентами и участниками мероприятий выставки.

Важные информационные материалы:

- информационное письмо – приглашение участников (название выставки, время, место проведения, перечень товарных групп, реквизиты организаторов, срок подачи заявки, стоимость участии);

- заявочная документация – бланк заявки – договора на участие в выставке, служащий основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень доп. Оборудования и услуг, предоставляемых организатором и др.

Кроме того, к информационным материалам можно отнести: программы конференций, семинаров, положения о конкурсах, проводимых в рамках выставки и др.

3. Формирование деловой программы выставки.

Несколько типов мероприятий, которые в различных формах проходили в рамках выставки:

- конгрессные мероприятия: форумы, конференции, семинары, симпозиумы, презентации и др.

- образовательные мероприятия: тренинги, консультации;

- тематические экскурсии.

4. Организация выставочного пространства

Это совокупность конструкторских, технических, функциональных, информационных и дизайнерских решений, которые создают неповторимый облик выставки.

При планировании экспозиции особое внимание уделяют ширине и расположению проходов (ширина должна быть не менее 2 м.)

5. Церемония официального открытия выставки (приглашается СМИ).

6. Открытие выставки для посетителей (обычно на сл. день после офиц.).

7. Обеспечение деловой программы выставки.

8. Официальное закрытие выставки.

9. Демонтаж выставочной экспозиции.

10. Подведение оргкомитетом итогов (сбор статистических данных: о посетителях и участниках, величина выставочной площади, результаты опросов).

Проводится работа по подготовке мест участников, обеспечению транспортными средствами, регистрации участников.

Информационные письма с приглашениями принять участие ярмарочный комитет направляет руководителям министерств, ведомств, предприятий, торговыми представительствам зарубежных стран.

Ярмарка проводится за счет поступления средств от участников в виде денежных взносов.