Выделение текста, ячеек, диапазонов, строк и столбцов

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2

ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Редактирование и форматирование листов книги Excel

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Работа со строками и столбцами таблицы Excel.

2. Форматирование данных в таблице.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Какое максимальное количество листов может быть в книге Excel?

2. Какие виды данных могут быть записаны в ячейку Excel?

3. Каким образом можно изменить денежную единицу?

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

Работа со строками и столбцами таблицы Excel

Настройка ширины столбцов

Существует множество ситуаций, когда может потребоваться настройка размеров столбцов:

1. Когда пользователь сталкивается с усеченным текстовым значением или числом, которое Excel выводит в виде ##### (это означает, что данные не помещаются в ячейку). В этом случае, чтобы увидеть все значение, можно увеличить ширину столбца.

2. Когда на листе имеется много числовых значений, желательно расширить столбцы, тогда информация не будет пестрить и числа будут легче восприниматься пользователем.

3. Для подгонки информации листа под размер экрана или печатной страницы может понадобиться, наоборот, сузить столбцы.

Excel измеряет ширину столбцов в единицах символов. При создании нового листа каждый столбец имеет ширину по умолчанию в 8,43 символа.

Действительная же ширина столбца, какой она видна на экране, зависит от типа и размера шрифта. Например, ширина столбца для шрифта 8 будет в два раза меньше ширины при размере (того же) шрифта 16. Excel позволяет установить ширину столбца от 0 до 255 символов.

Настроить ширину столбца можно следующими способами:

• Ввести ширину столбца явно.

• Установить ширину с помощью мыши.

• Установить по умолчанию ширину всех столбцов.

• Автоматически, используя функцию Автоподбор ширины.

Чтобы установить ширину явно, нужно:

1. Выбрать хотя бы одну ячейку каждого столбца, подлежащего настройке.

2. Выбрать команду Столбец / Ширина в меню Формат. При этом откроется окно диалога Ширина столбца (рис. 23.1). В поле ввода будет выведена текущая ширина выбранных столбцов (умолчание – 8,43). При выборе столбцов разной ширины это поле будет пустым.

3. Открыть окно Ширина столбца можно также, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбрав Ширина столбца в контекстном меню.

4. Ввести требуемую ширину в поле Ширина столбца и нажать ОК.

Значительно проще изменять ширину столбцов с помощью мыши. Нужно установить курсор мыши в область заголовка. После этого, нажав и удерживая левую кнопку мыши, переместить курсор влево или вправо до установления требуемой ширины. При движении курсора в небольшом поле выводится текущая ширина столбца. После освобождения кнопки мыши Excel фиксирует соответствующую ширину столбца (рис. 23.2).

Если в таблицу необходимо ввести большое количество элементов разной ширины, приходится подбирать ширину столбцов, при которой в ячейки поместится любой элемент списка. Для этого можно применить функцию Автоподбор ширины. Функция Автоподбор ширины анализирует содержимое ячеек столбца и устанавливает ширину столбцов несколько больше самого длинного значения. Чтобы включить Автоподбор, нужно выделить требуемые столбцы и в меню Формат выбрать команду Столбец / Автоподбор ширины (рис. 23.3). Будет установлена оптимальная ширина столбцов.

Установка высоты строк

В отличие от ширины столбцов, высота строк измеряется в пунктах – тех же единицах, что и размер шрифта. При создании листа Excel устанавливает стандартную высоту строк в 12,75 пункта. Высота строки может быть от 0 до 409 пунктов.

Высоту строк листа можно установить, выполнив процедуры, подобные процедурам для установки ширины столбцов. Высота строк по умолчанию подгоняется автоматически. Пользователь может выполнить собственную настройку высоты строк с целью уменьшения пустого пространства.

Для ввода высоты строк нужно выделить хотя бы одну ячейку в каждой из строк, для которых будет устанавливаться высота, и далее выбрать команду Строка / Высота в меню Формат. После этого нужно ввести значение в окне Высота строки (рис. 23.4).

Для установки высоты с помощью мыши нужно установить указатель мыши на нижней границе строки в области заголовка строки. Указатель мыши изменит свой вид. После нажатия кнопки мыши линия нижней границы строки превращается в пунктирную линию, инициируя режим изменения высоты. При перемещении указателя в небольшом поле видно текущее значение высоты строки.

Чтобы использовать функцию Автоподбор высоты, необходимо выделить требуемые строки и в меню Формат выбрать команду Строка / Автоподбор высоты. Excel автоматически подгонит все строки, установив для каждой оптимальную высоту (рис. 23.5).

Выделение текста, ячеек, диапазонов, строк и столбцов

Основные операции выделения представлены в таблице 23.1.

При копировании или вырезании объектов Excel сохраняет их в буфере обмена и вокруг них появляется подвижная рамка (рис. 23.6). Эта рамка указывает область, которая вырезается или копируется.

Таблица 23.1

Чтобы выделить	Сделайте следующее
Текст в ячейке	Если режим редактирования в ячейке включен, выделите ячейку, дважды щелкните ее и выделите текст в ячейке. Если режим редактирования в ячейке выключен, выделите ячейку и выделите текст в строке формул.
Отдельную ячейку	Укажите ячейку или перейдите к ней, используя клавиши перемещения.
Диапазон ячеек	Протащите указатель от первой ячейки диапазона к последней.
Все ячейки листа	Нажмите кнопку Выделить все.
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек	Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите остальные ячейки или диапазоны.
Большой диапазон ячеек	Укажите первую ячейку, затем, удерживая нажатой клавишу S hift, укажите последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.
Всю строку	Щелкните заголовок строки.
Весь столбец	Щелкните заголовок столбца.
Смежные строки или столбцы	Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов. Другой способ: выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, выделите последнюю строку или последний столбец.
Несмежные строки или столбцы	Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите остальные строки или столбцы.
Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим диапазоном	Удерживая нажатой клавишу S hift, укажите последнюю ячейку, которую необходимо включить во вновь выделяемый диапазон. Прямоугольная область между текущей ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон выделения.