Создание базы данных
Загрузите Base выберите команду Создание базы данных / Новая база данных, ОК. Укажите место расположения базы и введите имя файла. Все таблицы создаваемой базы данных будут сохраняться далее в этом файле, поэтому предусмотрите наличие достаточно большого объема свободной памяти на диске.
Создание базы в Base возможно несколькими способами. Ограничимся рассмотрением режима конструктора. Для этого в диалоговом окне дважды щелкните по пункту Создание таблицы в режиме Дизайнера (или выберите Таблицы / Дизайнер). В появляющемся окне задаются поля таблицы – имя, тип данных и описание. После ввода имени поля в соседней колонке появляется тип данных – текстовый (по умолчанию) и рядом кнопка списка типов, при нажатии на которую вызывается список возможных типов: текстовый, числовой, дата/время, и другие.
После ввода типа поля в нижней части Дизайнера предлагаются общие свойства поля, которые при необходимости можно изменить: размер, формат, число десятичных знаков (для числового и денежного полей), маска ввода (шаблон, по которому будут вводиться данные), подпись поля (текст, который будет выведен в заголовках таблиц), значение по умолчанию, условие на значение (ограничения, позволяющие контролировать правильность ввода данных), сообщение об ошибке и др.
Каждая таблица должна иметь ключ, состоящий из одного или нескольких полей. Для задания ключевых полей выделяются нужные поля таблицы и с помощью локального меню (щелчок правой кнопкой мыши) эти поля определяются как ключевые.
При нажатии кнопки Закрыть (Х) запрашивается имя созданной таблицы.
В создаваемой базе данных будут отражены данные о работе фирмы, занимающейся реализацией программных продуктов – список предлагаемых программных продуктов, перечень организаций – постоянных клиентов фирмы, данные о представителях этих организаций – заказчиках, данные о заказах за текущий год.
База состоит из 4 таблиц:
- таблица 1 «Программные продукты» (поля: Код продукта, тип данных – текстовый, размер 3 символа, ключевое поле; Наименование – текстовый, размер 20 символов; Цена - денежный),
- таблица 2 «Организация» (поля: Организация – ключевое, Адрес – оба поля текстовые),
- таблица 3 «Заказчики» - предполагается, что в каждой организации может быть несколько подразделений, заказывающих программные продукты, в этой таблице приводятся данные для связи с ними (поля: Код заказчика – ключевое, ФИО, Телефон, Организация – все текстовые, для телефона полезно указать маску),
- таблица 4 «Заказы» (поля Код заказа – счетчик, ключевое поле, Код заказчика, Код продукта, Дата – тип дата/время, Количество – тип числовой, целое).
Создайте все 4 таблицы в режиме Дизайнера. Обратите внимание на то, что одинаковые поля в разных таблицах должны иметь одинаковый тип (например, Код продукта – текстовый, 3 символа – и в таблице Программные продукты, и в таблице Заказы) и т.п.
Просмотр и редактирование структуры таблиц возможно из окна базы данных – выделяется (щелчком мыши) имя таблицы, в строке меню выбирается Правка.
Введите данные в таблицу Организации, используя режим таблиц: откройте таблицу двойным щелчком по ее имени в окне базы данных. Введите, например, 5 организаций: УлГТУ, УлГУ, УлГПУ, УАЗ, УМЗ и их адреса.
Создайте схему данных (Сервис / Связи). Введите в схему все 4 таблицы (Добавить), установите связи между таблицами Программные продукты – Заказы (по полю Код продукта), Организации – Заказчики (по полю Организации), Заказчики – Заказы (по полю Код заказчика). Для этого в первой (главной) таблице из пары связываемых таблиц выбирается соответствующее поле и буксируется с помощью левой кнопки мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы. В открывшемся окне Связи устанавливается тип отношения, при этом установкой флажка можно потребовать обеспечение целостности данных.
Создайте, используя мастер форм, простую форму (Форма / Создать / Мастер). Программные продукты, с ее помощью введите данные об имеющихся в продаже 5-6 продуктах (например, Windows, Word, Calc, Base, Statistica) и их стоимости (ориентировочно, от 1000р. до 10000р.). Просмотрите соответствующую таблицу.
Создайте составную форму Организация – Заказчики. Для создания составной формы вначале определяется пара взаимосвязанных таблиц, одна из которых – главная, вторая – подчиненная. После нажатия кнопки Создать выбирается имя главной таблицы, на следующем диалоговом окнес помощью мастера для составной формы вводится имя подчиненной таблицы. Поле, связывающее главную таблицу с подчиненной, вводится только для главной таблицы. По завершении создания составной формы мастер запросит сохранение формы для подчиненной таблицы. При вводе записей с помощью составной формы можно вначале заполнять главную таблицу (если она не заполнена), а затем, листая ее записи, ввести соответствующие каждой записи из главной таблицы записи в подчиненную таблицу. Введите для каждой организации по 2-3 заказчика (например, для организации УлГТУ заказчиками могут быть ЭМФ, ФИСТ, РТФ и т.д., эти сокращения могут использоваться в качестве кодов заказчика, а ФИО – данные о руководителях соответствующих подразделений).
Создайте составную форму Заказчики – Заказы. Для удобства ввода данных выведите рядом с формой окно с таблицей Программные продукты, уменьшив его размер. Введите данные о заказах (по 1-4 заказу – программному продукту - на каждого заказчика, количество экземпляров каждого продукта – от 1 до 12 – (например, 1 экземпляр пакета Statistica для кафедры, по 12 экземпляров Word и Calc для компьютерного класса, и тп.)). Просмотрите таблицу заказов.
Изменение базы данных
Иногда в уже созданной базе данных необходимо провести некоторые изменения. Для изменения полей одной из связанных таблиц вначале надо отменить соответствующую связь на схеме данных: указатель мыши подводится к линии связи, щелчком левой кнопки связь выделяется, щелчком правой кнопки вызывается локальное меню, в котором выбирается команда Удалить связь. После этого с помощью конструктора можно вносить изменения в структуру таблицы.
Для удаления несвязанных записей соответствующая запись выделяется и нажимается клавиша Delete. Для удаления связанных записей в таблицах 1:М выделяются записи в обеих таблицах, вначале удаляются записи в таблице М.
Предположим, что у фирмы появилась новая организация - заказчик (например, УАПК). Введите ее данные в таблицу Организации, данные о ее представителе в таблицу Заказчики, данные о заказах – в таблицу Заказы.
Любая таблица созданной базы данных может быть отсортирована по возрастанию или убыванию элементов любого поля. Для этого используются кнопки По возрастанию или По убыванию на панели инструментов.
Обработка запросов
Для создания запроса (запрос / Создать) наиболее удобен Конструктор запросов. В появившемся окне Добавить таблицы выбираются таблицы, нужные для выполнения данного запроса. Выбранные таблицы отображаются в верхней половине окна Конструктора так же, как в схеме данных. В нижней половине - бланк запроса по образцу.
Вначале указываются поля, участвующие в запросе, или которые должны быть выведены в результирующую таблицу – эти поля буксируются мышью из верхней части Конструктора (или вводятся двойным щелчком по имени соответствующего поля). Те из них, что должны быть выведены на экран, помечаются крестиком.
Условия отбора записей – основной элемент Конструктора. Они определяются поставленной задачей запроса, например, требуется вывести данные об объеме продаж за заданный период, или данные о просроченных платежах и тп. Условие отбора – выражение, состоящее из операторов сравнения (=, <, >, <>, And - и, Or - или, Not- не, и других), и соответствующих операндов – конкретных значений или ссылок на значения поля. Условия чаще вводятся с клавиатуры.
После оформления запроса нажимается кнопка Выполнить (в виде восклицательного знака). Результат выполнения запроса – таблица, записи которой соответствуют поставленным условиям.
При необходимости изменения запроса щелчок по кнопке Конструктор возвращает в режим создания (или изменения) запроса.
Подготовьте и сохраните данные по таким запросам (при необходимости внесите свои изменения в запрос):
- какие программные продукты, кем и в каком количестве заказаны в УлГТУ7 (введите таблицы Заказчики, Заказы, Программные продукты; поля – Программный продукт, Количество, ФИО, Организация; сортировка – Программный продукт – по возрастанию (по алфавиту); вывод на экран – все поля, кроме Организации; условие отбора – в поле Организация – УлГТУ; сохраните запрос под именем УлГТУ),
- какие организации, кто и в каком количестве заказал Base
- какие программные продукты и кем были заказаны в первом полугодии текущего года,
- список организаций, заказавших Base или Calc,
- опробуйте другие варианты запросов, при необходимости используйте справочную систему Base.
Контрольные вопросы по теме:
1. Создание таблицы в режиме дизайна;
2. Создание формы для заполнения таблицы;
3. Создание схемы связей между таблицами;
4. Создание связанных форм;
5. Создание запросов в режиме конструктора.
