Оформлення відрядження
Обґрунтуванням цілей поїздки може бути запрошення приймаючої сторони, договір чи контракт, інші документи, що свідчать про наміри встановити цивільно-правові відносини (наприклад, придбати товар або технологію), документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, проведених за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства.
Отже, щоб направити працівника у відрядження, у т. ч. за кордон, керівник підприємства повинен видати наказ (розпорядження) із зазначенням мети виїзду, строків поїздки, маршруту, умов перебування, розміру добових і кошторису витрат. Можуть прописуватися додаткові умови здійснення та відшкодування витрат на підставі Положення про службові відрядження.
Кошторис відрядних витрат становить перелік витрат працівника, які будуть понесені ним у відрядженні, з передбачуваною їх сумою. За складеним кошторисом відрядних витрат підприємство визначає суму авансу, яку слід видати відрядженому працівникові.
Для бюджетників обов'язковим є затвердження технічного завдання, у якому визначаються мета виїзду, завдання й очікувані результати відрядження, строк на підставі Постанови № 98, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат (п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59).
Слід не забувати про обов'язкові реквізити наказу, у т. ч. дату, місце складання, підписи, оскільки подальші витрати щодо відрядження (середній заробіток, добові, витрати на проїзд, найм житлового приміщення тощо) здійснюватимуться на підставі цього наказу.
Накази про відрядження можна реєструвати в Журналі реєстрації наказів про відрядження або в загальному Журналі реєстрації наказів. Порядок установлює роботодавець.
Нагадаємо, що наказом Мінфіну від 21.06.2011 р. № 738 було скасовано форму посвідчення про відрядження. Тому оформлення посвідчення про відрядження не є обов'язковим. Достатньою є наявність наказу на відрядження, згідно з яким визначається кількість днів, проведених у відрядженні, і розраховується сума добових (на підставі первинних документів).
Посвідчення про відрядження з відмітками прибуття та вибуття з місця призначення було для найманого робітника підтвердженням його перебування в призначеному місці відрядження.
Сьогодні у разі закордонного відрядження для визначення суми добових достатньо:
• наказу про відрядження та відповідних первинних документів – під час відрядження до безвізової країни;
• наказу про відрядження та відмітки про перетин державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), які проставляються уповноваженою посадовою особою Державної прикордонної служби України за особистим зверненням працівника стосовно проставлення такої відмітки – при відрядженні до країни, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд).
Купівля валюти та видача авансу
На підставі наказу працівникові, який направляється у відрядження, роботодавець зобов'язаний видати аванс.
Для підприємств, що фінансуються повністю або частково за рахунок бюджетних коштів, обов'язок щодо забезпечення авансом відряджених працівників у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення й добові витрати, передбачено п. 4 р. I і п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59.
Для госпрозрахункових підприємств такої норми законодавством не передбачено. Водночас згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. Тобто аванс таки слід видавати на будь-якому підприємстві. Якщо придбання квитків, бронювання й оплату проживання здійснює сам роботодавець, то аванс видають принаймні у розмірі добових. Невиплата авансу є невиконанням обов'язків роботодавця, встановлених ст. 21 КЗпП: забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи.
При закордонному відрядженні бюджетникам аванс видається в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59, лист Міндоходів від 30.09.2013 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Госпрозрахункові підприємства валюту авансу на закордонне відрядження мають самостійно визначити внутрішнім документом, наприклад, Положенням про службові відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження.
Мінфін у листі від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181 зазначив, що працівник, який їде в закордонне відрядження, має бути забезпечений авансом відповідно до кошторису витрат:
• у гривнях – для здійснення витрат під час проїзду територією України;
• в інвалюті – для здійснення необхідних витрат за кордоном.
Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Якщо роботодавець видає готівковий аванс в іноземній валюті, то необхідно дотримуватися умов, встановлених Правилами № 200. Згідно з п. 2.1 Правил № 200 резиденти – юридичні особи і фізичні особи – підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат працівників за кордоном, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном). При цьому під витратами працівників за кордоном п. 1.3 Правил № 200 розуміє оплату дозволів на в'їзд (віз), добових, витрат, пов'язаних з найманням житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном.
Для того щоб одержати з уповноваженого банку готівку в іноземній валюті на відрядження згідно з п. 2.2 Правил № 200, роботодавець надає банку:
• заяву на видачу готівки;
• доручення представникові на отримання грошей;
• лист-розрахунок, що містить прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон, і розрахунок витрат.
Якщо у підприємства немає валютного рахунка, то його необхідно відкрити, керуючись при цьому Інструкцією № 492, і придбати валюту на міжбанківському валютному ринку.
Придбання готівкової іноземної валюти для видачі авансу на закордонне відрядження в обмінному пункті не допускається, оскільки є порушенням встановленого порядку та умов торгівлі валютними цінностями на міжбанківському валютному ринку України.
Після одержання іноземної валюти для відрядження, перед видачею її працівникові підприємство має оприбуткувати готівку в касі підприємства (див. роз'яснення з розділу 109.19 модуля БАЗА ПОДАТКОВИХ ЗНАНЬ).
При цьому слід врахувати, що згідно з п. 2.4 Правил № 200 одному працівнику може бути видано іноземну валюту готівкою на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти через митний кордон України, установлених чинним законодавством. Згідно з п. 2 ч. 2 Інструкції № 148 фізособа-резидент має право вивозити за межі України готівку в сумі, що не перевищує в еквіваленті 10000 євро, без письмового декларування.
Готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами – резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які вона отримана (п. 8.14 Правил № 200).
