Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях.
Информационный поток – это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей).
Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики: неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна.); множественность подразделений – поставщиков информации; множественность подразделений – потребителей информации; сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов; множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту; многовариантность оптимизации информационных потоков.
Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков: 1) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии; 2) установление способности ИПП получать и перерабатывать внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов; 3) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.
Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков: 1) изучение структуры и состава информационных ресурсов; 2) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях; 3) наличие и состав электронных информационных ресурсов; 4) наличие и состав аппаратных и программных средств; 5) определение процессов формирования и маршрутов движения документов; 6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих; 7) представление процессов формирования и маршрутов движения документов; 8) анализ информационных потребностей; 9) определение информационных потребностей данной организации; 10) группы пользователей; 11) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника; 12) основания и процессы принятия управленческих решений.
Основные объекты исследования: 1) документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные); 2) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам; 3) маршруты движения сообщений.
Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы: 1) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации – источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия); 2) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ – источников информационных потоков по остальным функциям организации; 3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количество экземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.); 4) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;
5) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры; 6) определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ.
