Введение
• Волонтер — это человек, действующий по доброй воле, а не из материального или финансового интереса или под воздействием внешнего социального, экономического или политического давления.
Важно понимать:
• Волонтер может выполнять различную работу и занимать различные должности, включая административные.
• Работа волонтеров бесплатна, но стоит денег.
• Важно обеспечивать волонтеров работой, которая полезна и соответствует ожиданиям и потребностям волонтеров.
• Координация работы волонтеров должна быть регулярной и требует большей квалификации, сил и времени, чем координация работы сотрудников.
• Взаимодействие между сотрудниками и волонтерами является основой успеха.
1. Планирование работы волонтеров
Почему/зачем?
В начале планирования крайне важно иметь четкое представление, почему/зачем организация хочет привлечь или привлекает волонтеров? Чтобы ответить на него, все вовлеченные в планирование работы волонтеров должны иметь общую точку зрения на волонтерскую деятельность, то есть на роль волонтеров и ценность их вклада. Волонтеры не могут привлекаться в организацию «на всякий случай».
Отсутствие заработной платы у волонтеров совершенно не мешает им занимать ту или иную должность в организации.
Задачи планирования состоят в том, чтобы:
• Определить, сколько необходимо волонтеров для того или иного вида деятельности.
• Определить, какое именно обучение и поддержка необходима волонтерам.
• Определить, какие ресурсы необходимы для того, чтобы волонтеры могли осуществлять свою деятельность, и убедиться в наличии этих ресурсов.
При планировании крайне важно быть реалистичным, ставить приоритеты и не проводить планирование в одиночку, но вовлекать в него всех, кого касается деятельность волонтеров.
Координатор по работе с волонтерами осуществляет:
• Планирование и осуществление набора волонтеров.
• Определение, в каких областях деятельности будут задействованы волонтеры.
• Подготовка описания работы для каждой волонтерской должности.
• Проведение собеседования, отбор и закрепление волонтеров за видами деятельности и непосредственными руководителями.
• Планирование и осуществление ориентации и обучения волонтеров.
• Поиск и предоставление волонтерам ресурсов для работы.
• Ведение волонтерской документации.
• Поддержка волонтеров по мере необходимости (дополнительное обучение, консультирование, информация).
• Оценка организации работы с волонтерами.
• Распространение среди общественности информации о деятельности волонтеров и поддержка связей с другими организациями и подопечными.
Как правило, непосредственным руководителем волонтера является священник или социальный работник, но также это может быть и опытный волонтер — лидер волонтерской группы, который координирует свою деятельность с ответственным за работу с волонтерами в организации в целом.
2. Привлечение волонтеров
Мотивацию волонтеров можно разделить на несколько подгрупп:
— Социальная мотивация (обретение круга общения).
— Социальная ответственность (желание улучшить жизнь людей).
Знание мотивации поможет правильно составить обращение к потенциальным волонтерам. Такое обращение, помимо того, что оно должно быть привлекательно для людей, которые хотят заниматься волонтерской деятельностью, должно еще и представлять интересы организации и ее подопечных.
Сравните два примера.
Первый: «Требуются волонтеры для обучения русскому языку детей из семей беженцев».
Второй: «Райди, 11 лет, недавно прибыл из Афганистана, ему нужно помочь учить русский язык. Могли бы вы послушать, как он читает, каждую среду с 14.00 до 15.00 в школе №1?».
Второй вариант, кроме того, что содержит историю конкретного человека, дает информацию волонтеру о том, что ему следует ожидать и что именно требуется. Человек прочтет это объявление и поймет, может ли он выполнять эту работу, свободен ли он в этот период времени и является ли место работы для него удобным. Так же преимущество второго объявления в том, что предлагается оказывать помощь не в общем, а конкретному человеку, что является более привлекательным.
Текст объявления должен отвечать психологическим особенностям восприятия информации людьми, которых приглашают поработать волонтерами:
Потребность
В чем заключается проблема?
Решение проблемы
Каким образом вовлечение волонтера будет способствовать решению этой проблемы?
Выгоды (особенно важно для невоцерковленных)
Что даст волонтеру такое вовлечение?
Контактные данные
Как можно приобщиться к деятельности?
Объявление должно быть написано кратко, ясно, без использования жаргонных выражений и содержать информацию об организации, о цели набора волонтеров и о том, что организация предлагает взамен на их труд. Текст должен отвечать на вопросы «Кто? Что? Где? Когда? Для чего?»
Кто осуществляет набор волонтеров
Помимо духовенства и руководителя организации и координатора по волонтерам, осуществлять привлечение могут сами волонтеры. «Активный опытный волонтер – лучший ловец новых волонтеров».
Методы привлечения волонтеров
• Через друзей и знакомых.
• Посредством рекламы на радио и телевидении.
• Возможность заполнить анкету/оставить контакты в храме других местах.
• С помощью проведения приходского собрания.
• Наглядной агитации (стенды) в храме и других местах.
• Распространения брошюр, буклетов.
• Размещение объявлений на сайтах, блогах, социальных сетях.
• Раздача информационных листков среди участников публичных мероприятий.
• Расклейка рекламных объявлений на остановках общественного транспорта и в самом транспорте (нужно согласовывать).
• Информирование пассажиров общественного транспорта.
• Проведение презентаций в школах, ВУЗах и других образовательных учреждениях.
• Через дружественные некоммерческие и коммерческие организации.
3. Собеседование и определение на должность
Цель собеседования — определить, подходит ли вашей организации потенциальный волонтер, а также подобрать ему такое занятие, которое удовлетворит как нужды волонтера, так и организации.
Проведение собеседования важно, поскольку именно от правильного подбора подходящего человека на соответствующее место зависит успех его работы. Более того, принимая волонтера, организация разделяет с ним ответственность за его действия. Следовательно, каждый человек, который хочет быть волонтером в вашей организации, должен проходить собеседование, независимо от того, как хорошо вы его знаете и кто его рекомендовал. Кроме того, это наилучший и самый быстрый способ познакомиться с волонтером (узнать о его навыках и интересах, лучше понять, какая деятельность будет ему наиболее интересна). Кандидату в волонтеры собеседование дает возможность больше узнать о цели и задачах организации и о том, что от него ожидают. Волонтер должен быть уверен в том, что он будет заниматься полезным делом и что те навыки, которыми он владеет, найдут достойное применение.
Кто может проводить собеседование
• Руководитель организации.
• Координатор волонтеров.
• Опытные волонтеры.
Собеседование следует проводить не позже, чем в течение первых двух недель, после того как потенциальный волонтер обратился. Более длительное ожидание может привести к формированию у кандидата негативного впечатления об организации, которая даже не может найти время, чтобы встретится с человеком, который предлагает ей свои услуги.
Перед собеседованием имейте под рукой:
— заявление/анкету;
— список вопросов;
— информацию обо всех незанятых на данный момент волонтерских должностях;
— печатную информацию о вашей организации;
— информацию о других волонтерских организациях на тот случай, если потенциальный волонтер не подойдет вашей конкретной программе.
Алгоритм проведения собеседования
Начало собеседования
• Познакомиться, предложить удобно расположиться и поблагодарить за приход на собеседование.
• Рассказать, как именно будет проходить интервью (вопросы приветствуются, могут вестись краткие записи, продолжительность от 30 мин до 1 часа).
• Спросить, что привело кандидата к вам.
• Спросить, имеет ли кандидат опыт духовной жизни и работы волонтером, если да, то какой.
• Спросить, что кандидат знает о вашей организации и ее деятельности (даст возможность понять, насколько детальной должна быть беседа).
• Рассказать вкратце об организации, ее принципах, программах и причинах, почему вы привлекаете волонтеров (на этом этапе ограничьтесь только основной информацией, чтобы не «перегрузить» кандидата).
В случае, если волонтер застенчивый и малоразговорчивый — используйте метод активного слушателя (задавайте наводящие и уточняющие вопросы).
Основная часть собеседования
• Спросить, какая работа интересна кандидату.
• Рассказать о работе, которая может быть предложена кандидату.
• Используя описание работ, обсудите с кандидатом, насколько его устраивает эта работа и имеет ли он для этого необходимые знания, опыт и возможности. Помогите сделать выбор того, что наиболее ему подходит, указывая как положительные, так и отрицательные стороны предлагаемых видов работ. Окончательное решение оставьте за кандидатом в волонтеры.
• Расскажите о системе поддержки и обучения, которую вы можете предложить.
• Убедиться, что кандидат имеет реалистичные ожидания от этой работы и организации.
Завершение собеседования
• Поблагодарите кандидата за проявленный им интерес к организации и работе волонтером.
• Спросите у кандидата, имеет ли он какие-либо вопросы, на которые не получил ответа.
• Если кандидату интересно то, что вы предлагаете, и он подходит организации — договоритесь о следующих действиях.
• Вручите пакет печатных материалов об организации и ее деятельности.
• Оставьте контакты, по которым кандидат может связаться с вами.
После собеседования
Составьте краткий письменный отчет для руководителя организации, отразив в нем:
— ответы на поставленные вопросы,
— впечатления о коммуникабельности, опыте, доброжелательности волонтера,
— дайте ваши рекомендации по работе волонтера в организации.
Дополнительно, во время проведения собеседования может возникнуть необходимость в проведении тестов на владение навыками (например, владение техникой при приеме кандидата в качества административного помощника). Если работа связана с материальными ценностями или наличными деньгами, то разумно записать паспортные данные человека. При этом проверка документов является естественной процедурой, а не признаком недоверия.
Если в требованиях к волонтеру существуют какие-либо ограничения, например, по состоянию здоровья, то необходимо попросить документы, подтверждающие, что волонтер не имеет противопоказаний к данной работе.
Если ожидания кандидата не соответствует тому, что вы можете предложить.
В этом случае необходимо рассказать о том, что вы можете предложить, и если это не заинтересует кандидата, то поблагодарите его за проявленный им интерес к вашей организации и предложите контакты других программ и организаций, где он, возможно, найдет ту деятельность, которая будет ему интересна.
Кандидат не подходит по положительным причинам
Возможная тактика:
• Иметь под рукой описания других волонтерских организаций, имена и номера телефонов руководителей волонтеров. Спросите волонтера, можно ли поделиться информацией, полученной в ходе собеседования с другими руководителями волонтеров, к которым вы его направите.
• Хранить информацию о волонтере на случай появления возможностей в будущем.
В любом из этих случаев важно, чтобы вы не оставили кандидата в волонтеры без альтернативного варианта действий, а также объяснили причину отказа, при этом подчеркнув, что вы цените его желание помочь. Кроме того, будьте готовы столкнуться с проблемами, которые вы не сможете решить в одиночку. В таких случаях нужно не стесняться обращаться за помощью к другим.
4. Ориентирование волонтеров
Этапы ориентирования:
* Первый этап – более детальное знакомство с организацией.
Лучше всего проводить на вводном тренинге с помощью презентации на следующие темы:
• История, миссия, принципы организации.
• Информация о направлениях деятельности.
• Источники финансирования.
• Информация о целевых группах.
• Информация об отношениях с другими организациями.
• Организационная структура.
* Второй этап включает:
• Информацию о роли волонтеров в организации (права и ответственность, назначение на должность, ознакомление с описанием работы),
• Знакомство с руководителем организации.
* Третий этап. Введение волонтера в коллектив.
Волонтер начинает свою деятельность и приходит момент первого знакомства с коллективом организации. Сталкиваясь с чем-либо новым, каждый человек чувствует себя несколько неуверенным и взволнованным. Первое впечатление является важным как для волонтера, так и для сотрудника. Поэтому крайне важно хорошее представление/введение волонтера в коллектив. Это позволит ему почувствовать свою необходимость, важность, значимость.
При введении в коллектив необходимо помочь волонтеру чувствовать себя:
• Нужным в организации.
• Равным остальным членам команды (сотрудникам и волонтерам).
• Свободным и уверенным в своих силах.
