Организационные формы анализа предприятия определяются составом аппарата и техническим уровнем управления.
На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб руководит главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. На средних и малых предприятиях аналитическую работу возглавляет начальник планового отдела или главный бухгалтер.
Эффективность функционирования организационной структуры экономического анализа в значительной мере зависит от состава его участников, их взаимосвязи, разделения обязанностей в системе управления производством.
Необходимо максимально привлекать к изучению экономики предприятия, подразделений их руководителей, главных специалистов, специалистов с производства. Широкое участие в аналитической работе должны принимать члены советов трудовых коллективов, члены ревизионной, балансовой, аттестационной комиссий, других общественных организаций.
Только при правильном распределении функциональных обязанностей по выполнению аналитической работы между специалистами предприятия и его структурных подразделений анализ имеет практическое значение, и на его основе можно разработать мероприятия по совершенствованию технологии производства и организации труда, улучшению использования ресурсов, увеличению объема и повышению качества производимой продукции и т.д.
Для обеспечения высокого уровня аналитической работы необходимо найти эффективные организационные формы обязательного участия в проведении анализа всех функциональных служб и подразделений предприятия, принимающих управленческие решения. При этом аналитическая работа, осуществляемая в разных подразделениях предприятия, должна проводиться по единому плану. Это можно достичь, если общее руководство, контроль и координацию отдельных разделов и участков аналитической работы, обобщение результатов, разработку предложений и рекомендаций по материалам анализа сосредоточить в планово-экономическом отделе. Главный экономист предприятия координирует всю экономическую работу, осуществляет методологическое и методическое руководство по анализу. В его обязанности входят экономические исследования по перспективным вопросам развития предприятия, осуществление всестороннего комплексного анализа, обобщение представляемых материалов, разработка предложений и рекомендаций по использованию выявленных резервов. Он организует всю аналитическую работу предприятия, контролирует деятельность экономической службы, оказывает методическую помощь в проведении анализа другим отделам, службам и производственным подразделениям.
Специалисты планово-экономического отдела анализируют выполнение заданий по снабжению, производству и реализации продукции, изучают прогрессивность норм трудовых затрат, уровень себестоимости, анализируют технологию производства, системы организации труда, его производительность, использование рабочего времени, показатели использования техники и другое, а также участвуют в обобщении материалов анализа, в разработке предложений и рекомендаций, обеспечивают контроль за внедрением рекомендаций в производство.
Специалисты учетно-финансового отдела анализируют бухгалтерские балансы, отчеты о выполнении планов но реализации продукции, прибыли и другим финансовым показателям, состояние объектов банковского кредитования и эффективность использования ссуд.
Специалисты производственного отдела анализируют соблюдение технологии производства, норм расхода товарно-материальных ценностей, выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы и т.д.
Руководители и специалисты цехов, бригад, участков систематически анализируют все данные оперативно-технического и первичного бухгалтерского учета по производству и реализации продукции, затратам материально-технических средств, по соблюдению трудовой дисциплины, технологических режимов, использованию рабочего времени, выполнению норм выработки.
Для руководства всей аналитической работой на предприятиях создается экономический совет или бюро экономического анализа, работающие на общественных началах. Бюро или совет экономического анализа решают все организационные вопросы. В их состав входят руководители и специалисты предприятия, руководители подразделений. Возглавляет совет или бюро руководитель предприятия или главный экономист.
Основными функциями этих организаций являются: разработка планов; всестороннее изучение и анализ итогов работы предприятия и его подразделений; анализ использования производственных ресурсов, выполнения производственной программы и договорных обязательств; анализ себестоимости продукции, работ и услуг, финансовых результатов, рентабельности и т.д.
Периодически анализ экономики предприятия проводится вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. По результатам этого анализа органы управления могут в некоторой степени изменять экономические условия деятельности предприятия.
Вневедомственный анализ выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами и т.д. Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в госбюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.
Аудиторская служба наряду с оказанием консультационной помощи в части правильной организации бухгалтерского учета, соответствия его международным стандартам, условиям рыночной экономики проверяет обоснованность составленного предприятием бизнес-плана, соответствие совершенных финансово-хозяйственных операций нормативным актам, правильность налогообложения. Конечной целью аудита является анализ финансового состояния предприятия. Аудиторские фирмы проводят регулярные проверки и анализ состояния платежеспособности и финансовой устойчивости, экономической эффективности и рентабельности, оценивают реальность статей баланса, показателей отчета о финансовых результатах. Без положительного заключения аудиторской фирмы ни один банк не вступит в кредитно-коммерческие отношения с предприятием, товариществом, акционерным обществом и т.д.
Однако значительно большее аналитическое начало проявляется во внутреннем аудите, чем во внешнем. Это обусловливается, прежде всего, тем, что частные предприятия, товарищества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, концерны и другие хозяйственные ассоциации обладают в условиях рынка правом на коммерческую тайну. Они обязаны публиковать лишь баланс и отчет о финансовых результатах, которые и используются преимущественно внешними, независимыми аудиторскими фирмами. Остальные информационные данные используются по соглашению сторон. Совершенно иное положение в отношении аудита внутреннего. Информационная база здесь расширяется; значительно меняются и акценты аналитических разработок.
Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного и общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности производства.
