Информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Они включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппа-ратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Структура автоматизированной информационной
технологии компьютерных технологий информационного
обслуживания управленческой деятельности
В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.
Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса технических средств информационных технологий и предназначены прежде всего для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в управленческой деятельности.
Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности – передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т.ч. с применением компьютерной техники.
Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К ним относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Современная организационная техника предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.
В настоящее время состав групп оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.
Большинство пользователей испытывают различного рода затруднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для обработки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:
- объем документооборота;
- временные характеристики документопотоков;
- объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;
- объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;
- фирма-производитель оборудования;
- стоимость оборудования;
- стоимость расходных материалов, частота их замены;
- технические и эксплуатационные характеристики оборудования;
- способ эксплуатации технических средств;
- стоимость эксплуатации;
- эргономические характеристики оборудования.
Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.
Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.
Наиболее многочислен класс прикладных программ, которые можно разделить на две группы:
- проблемно-ориентированные, предназначенные для формирования информационной и аналитической среды для пользователя;
- функционально-ориентированные обеспечивают реализацию тех или иных конкретных функций управления.
Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:
- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;
- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в т.ч. по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;
- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управ-ленческой деятельности.
