Работа с документами, отражающими определенные функции управления или же характеризующими отдельные сферы деятельности (например: энергетика, статистика, военное дело, юриспруденция и др.), выделяется в специальное делопроизводство.
При этом юридическое делопроизводство принято определять как процесс документирования и организации работы с документами в профессиональной юридической деятельности.
Исходя из многообразия видов юридической практики, а значит и существенных различий в правилах работы с документами, выделяется делопроизводство в органах законодательной, исполнительной, судебной власти, в органах местного самоуправления, нотариальное делопроизводство и др.
Делопроизводство юридической клиники как разновидность специального юридического делопроизводства представляет собой деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в целях оказания качественной бесплатной юридической помощи гражданам, а также совершенствования практической подготовки студентов юридического профиля.
Таким образом,задачи делопроизводства юридической клиники распадаются на два блока:
1) информационно-документационное сопровождение деятельности по оказанию гражданам бесплатной юридической помощи;
2) информационно-документационное обеспечение учебно-практической, учебно-методической и научно-исследовательской деятельности.
В частности, в учебно-практической сфере делопроизводство юридической клиники способствует приобретению (закреплению) студентами-практикантами основных навыков:
- дифференциации и систематизации поступающей правовой информации;
- последовательного анализа информации, отраженной в различив документах юридической клиники;
- документального оформления выработанных правовых решений. Т, кие решения принимаются, например, при приеме заявок, при подготовз к консультированию клиента;
- самоорганизации и исполнительской дисциплины.
Одновременно правила делопроизводства юридической клиники нацлены на обеспечение контроля со стороны руководителя практики (индвидуального куратора) за своевременностью, качественностью и полноте выполнения студентом-практикантом предусмотренных программой npaтики мероприятий.
В деятельности юридической клиники достижение отмеченных вып задач делопроизводства обеспечивается существующей системой взаимовязанных документов, составляющих ее документальную базу. В состав документальной базы юридической клиники в зависимости от характер документов и их целевого назначения можно выделить внутренние и внешние документы.
К внутренним документам клиники относятся:
1) организационные документы, регламентирующие деятельность юридической клиники в целом и ее отдельных функциональных групп (консультантов, диспетчеров и др.);
2) документы, обеспечивающие работу юридической клиники с клиентами. В данной группе можно выделить следующие документы: журнал, графики, информационные листы;
В юридической клинике могут вестись журналы: 1) регистрации заявок; 2) ожидающих заявок; 3) регистрации отказов в получении юридической помощи; или вместо этих трех единый журнал регистрации обращений; 4) журнал обмена информацией; 5) занятости консультантов; 6) нагрузки диспетчеров; 7) направлений консультантов к преподавателям-кураторам, или вместо (5-6-7) журнал распределения поручений.
Могут использоваться графики: 1) дежурств диспетчеров; 2) дежурств консультантов; 3) дежурств преподавателей, или вместо (1-3) общий график дежурств, где статус дежурного буде маркироваться определенной литерой в ячейке с датой против фамилии дежурящего; 4) работы консультантов; 5) занятости помещений клиники;
Информационные листы: 1) для контролирующего работника образовательной органзации; 2) для службы охраны (работников, обеспечивающих контроль посещений в образовательной организации).
3) документы по делу клиента: личная (регистрационная) карточка клиента (ЛКК); план первой встречи с клиентом (план интервью); резюме первой встречи с клиентом (резюме интервью); план консультации (вместе с меморандумом и приложениями к нему в виде документов правового характера); согласие клиента с условиями получения юридической помощи (или другой аналогичный документ); опись документов, предоставленных клиентом; расписка в получении от клиента документов, лист отзыва, итоговый отчет по делу;
4) текущие документы информационного характера: докладные записки; объяснительные записки; протоколы общих практических занятии (собраний) сотрудников клиники и практических занятий (собраний) функциональных групп;
5) документы по прохождению практики (индивидуальные программы практики и дополнения к ним, отчет о прохождении практики, отзыв о прохождении практики);
6) кадровые документы – по вопросам зачисления в клинику для npохождения практики. Сюда входят: заявления студентов о прохождении практики в клинике; распоряжения о зачислении в клинику для прохождения практики;
7) документы учебно-методического характера: программы практики, методические разработки презентаций и тренингов по дисциплинам клинической подготовки и др.
К внешним документам клиники относятся, главным образом, письма направляемые по почте, курьером, посредством факсимильной и электронной связи обращения к внешним организациям (в частности, другим вузам, в которых созданы юридические клиники, организациям, занимающимся реализацией товаров для материально-технического обеспечения деятельности клиники, фондам-грантодателям и др.). В практике работы юридической клиники наиболее часто используются письма информационного или сопроводительного характера, письма-приглашения (например, на конференцию или семинар по вопросам обмена опытом среди преподавателей клиник), письма-запросы.
В зависимости от характера обращения письма могут быть оформлены на бланке юридической клиники за подписью руководителя клиники (в пределах его компетенции) или на бланке образовательного учреждения (его структурного подразделения) с соблюдением общих требований к оформлению писем.
