Редактирование и ведение базы данных

Введение

 

Методические указания для выполнения лабораторных и самостоятельных работ по дисциплине «Информатика», включают в себя задания, которые помогают постепенно освоить основные возможности системы управления базами данных (СУБД) Access.

Назначение любой СУБД – создание, ведение и обработка баз данных с целью их многократного использования для решения различных задач.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности для работы с хранящимися данными, их обработки и совместного использования. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Каждая база данных храниться на диске в виде файла с расширением accdb.

Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут рассматриваться в данном практикуме.

Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей. Для описания полей используются следующие характеристики: имя поля, тип и размер поля. Таблиц в базе данных может быть несколько. Для работы таблицу следует открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах – Таблицы и Конструктора. Переход из режима Таблицы в режим Конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле – поле с уникальными записями. Таблицы связываются по ключам; ключ может состоять из одного или нескольких полей.

Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

Все элементы, добавляемые в форму, – поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии – являются элементами управления.

Запросы. Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос – изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования и предоставления их в компактном виде. Запрос можно создавать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Отчеты. Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать в том виде, в котором требуется пользователю. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросы и модули. Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Модуль – это программа на языке Access Basic.

 

 

 

Лабораторная работа № 1

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ

 

Задание 1

Создать базу данных для учета поступления товаров на склад. Организовать хранение информации в создаваемой базе данных с помощью трех таблиц: «Справочник товаров», «Справочник поставщиков» и «Поставки». Для этого:

1. Создать таблицы «Справочник товаров» и «Справочник поставщиков» в режиме Конструктор, и внести в них исходные данные:

Таблица 1

Справочник товаров

 

Наименование товара	Вес мешка, т
Цемент М5 Д0	0,05
Цемент М400 Д20	0,04
Цемент М3 Д10	0,05
Монтажный цемент
Цемент М500 Д0	0,03
Штукатурка	0,03
Алебастр	0,75

 

Таблица 2

Справочник поставщиков

Наименование поставщика	Город	Улица, дом	Телефон
«Бригада С»	Москва	Свердлова, 5	(495) 741-73-76
«Фор-Проф»	Санкт-Петербург	Предпортовая, 8	(812) 760-12-45
ОАО «Лобненская ЦК»	Москва	Авангардная, 3	(495) 435-12-34
«Русский дом»	Ярославль	Лисицына, 26	(485) 949-49-34

 

 

2. Описать структуру таблицы «Поставки» в режиме Конструктор, предусмотреть при этом способ заполнения полей Наименование товара и Наименование поставщика путем выбора соответствующей записи из списков товаров и поставщиков, внесенных в две предыдущие таблицы.

3. Связать таблицу «Поставки» по полю Наименование товара с таблицей «Справочник товаров» и по полю Наименование поставщика с таблицей «Справочник поставщиков»;

4. Внести в таблицу «Поставки» следующую информацию:

 

Таблица 3

Поставки

 

Код постав- ки	Дата	Наименование товара	Наименование поставщика	Кол-во товара, шт.	Цена, руб.
	02.02.2012	Цемент М5 Д0	«Бригада С»
	02.02.2012	Цемент М400 Д20	«Фор-Проф»
	03.02.2012	Цемент М3 Д10	«Бригада С»
	03.02.2012	Монтажный цемент	«Фор-Проф»
	05.02.2012	Цемент М500 Д0	ОАО «Лобненская ЦК»
	06.02.2012	Штукатурка	«Русский дом»
	06.02.2012	Алебастр	«Русский дом»
	06.02.2012	Цемент М3 Д10	«Фор-Проф»

 

 

Ход выполнения задания 1

 

I. Создание таблицы «Справочник товаров» в режиме

Конструктор

1. Запустить Microsoft Access, использовав меню Пуск - Все программы – Microsoft Office – Microsoft Access2010.

2. Войти в режим создания новой базы данных. Для этого – щелкнуть мышью по кнопке Новая база данных. Внести имя файла, включив свою фамилию Учет товаров на складе__Иванова__Сидорова, и разместить ее в папке своей группы, для этого щелкнуть по значку «открытой папки (поиск расположения для размещения базы данных », а затем – по кнопке Cоздать (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Заставка программы MS Access 2010

 

3. В окне Учет товаров на складе: база данных щелкнуть мышью по кнопке Создание, а затем – по кнопке Конструктор таблиц.

4. Вписать поля для создаваемой таблицы, тип данных.

5. Выбрать поле Наименование товара, тип данных Текстовый, щелкнув по нему мышью, а затем щелкнуть по кнопке (Ключевое поле) на панели инструментов, для поля Вес мешка, т, тип данных Числовой установить свойства поля (рис. 1.2).

6. Записать структуру таблицы на диск. Для этого щелкнуть мышью по кнопке Сохранить, откроется окно в котором записать название таблицы Справочник товаров, щелкнуть по кнопке Сохранить (рис. 1.3).

7. Вернуться в режим таблицы для ввода исходных данных (рис. 1.4).

 

Рис. 1.2. Окно таблицы в режиме Конструктора

Рис. 1.3. Окна переименования и сохранения таблицы

 

 

II. Создание таблицы «Справочник поставщиков», используя

для этого Конструктор таблиц

 

1. В окне Учёт товаров на складе: база данных щелкнуть мышью по кнопке Создание, а затем – по кнопке. Конструктор таблиц.

2. Вписать поля для создаваемой таблицы, тип данных.

3. Выбрать поле Наименование поставщика, тип данных Текстовый, щелкнув по нему мышью, а затем щелкнуть по кнопке (Ключевое поле) на панели инструментов.

4. Имя поля Город, тип данных Текстовый, для поля Улица, дом, тип данных Текстовый.

5. Записать маску для поля Телефон, тип данных Текстовый, свойства маски ввода (# # #) # # # - # # - # # (без пробелов)

Рис. 1.4. Окно таблицы «Справочник товаров» в режиме Таблицы

6. Записать структуру таблицы на диск. Для этого щелкнуть мышью по кнопке Сохранить, откроется окно в котором записать название таблицы Справочник поставщиков, щелкнуть по кнопке Сохранить (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Окно таблицы «Справочник поставщиков» в режиме Конструктора

 

 

7. Открыть таблицу для ввода исходных данных.

7.1. Щелкнуть мышью на панели инструментов по кнопке (Режим таблицы).

7.2. Установить курсор в первую строку таблицы и ввести исходные данные о первом поставщике из таблицы «Справочник поставщиков» (см. задание). Ввод данных в каждое поле таблицы завершать нажатием клавиши Enter. Аналогично ввести сведения о других поставщиках.

7.3. По окончании ввода данных при необходимости увеличить ширину полей.

8. Записать таблицу «Справочник поставщиков» на диск. Щелкнуть мышью по кнопке Сохранить, затем закрыть окно Справочник поставщиков (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Окно таблицы «Справочник поставщиков» в режиме Таблицы

 

 

III. Создать структуру таблицы «Поставки» в режиме Конструктор, аналогично таблице «Справочник поставщиков»

 

1. Выбрать поле Код поставки, тип данных Счетчик в качестве ключевого.

2. Ввести во второй строке имя поля: Дата и выбрать для него тип Дата/время.

3. Сформировать поле Наименование товара и выбрать для него текстовый тип.

4. Указать в качестве источника данных для поля Наименование товара список товаров, внесенных в поле с таким же названием в таблицу «Справочник товаров» (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Окно таблицы с подстановкой в режиме Конструктора

 

5. Не переводя курсор со строки Наименование товара, щелкнуть мышью по закладке Подстановка.

6. Щелкнуть мышью по слову Поле в строке Тип элементауправлени я, а затем – по появившейся при этом кнопке Раскрыть список.

7. Выбрать щелчком мыши из раскрывшегося списка строку Поле со списком.

8. Щелкнуть мышью по незаполненному полю в строке Источник строк, а затем – по появившейся при этом кнопке Раскрыть список.

9. Щелчком мыши выбрать строку с названием таблицы «Справочник товаров».

10. Сформировать поле Наименование поставщика. Ввести в следующей строке имя поля и выбрать для него текстовый тип.

11.Указать в качестве источника данных для поля Наименование поставщика список поставщиков, внесенных в поле с таким же именем из таблицы «Справочник поставщиков». Аналогично работе с предыдущим полем на закладке Подстановка выбрать тип элемента Поле со списком и указать в качестве источника строк таблицу «Справочник поставщиков» (рис. 1.8).

Рис. 1.8. Окно таблицы с выбором источника строк

 

 

12. Сформировать поля Количество,шт. и Цена, руб. Ввести в следующих строках названия полей, выбрав для обоих полей числовой тип данных.

13. Сохранить таблицу под именем «Поставки» (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Окно таблицы «Поставки» в режиме Конструктора

 

 

14. Перейти в окно базы данных Учёт товаров на складе, закрыв окно Поставки: таблица.

 

IV. Связывание таблицы «Поставки» с таблицами

«Справочник товаров» и «Справочник поставщиков»

 

1. Зайти в меню Работа с базами данных, щелкнуть мышью по кнопке Схема данных.

2. Внести три имеющихся таблицы в схему данных для их дальнейшего связывания.

3. В появившемся окне Добавление таблицы выделить названия трех таблиц (щелкнуть левой клавишей мышки по названиям таблиц с нажатой клавишей Ctrl). Щелкнуть мышью по кнопке Добавить, а затем – по кнопке Закрыть (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Окно добавление таблицы

 

 

4. В появившемся окне Схема данных перетянуть таблицы с помощью мыши так, чтобы таблица «Поставки» располагалась в верхней части по середине окна, а две другие таблицы – в нижней части по краям окна. При необходимости расширить размеры таблиц так, чтобы в них полностью отображались названия полей.

5. Создать связь между таблицами «Справочник товаров» и «Поставки» по полю Наименование товара. Установить указатель мыши в строку Наименование товара в таблице «Справочник товаров», нажать левой клавишей мышки (ЛКМ) и, не отпуская ее, перетянуть указатель в строку с таким же названием в таблице «Поставки», затем отпустить нажатую ранее кнопку. В появившемся окне Изменение связей установить флажок Обеспечение целостности данных, а затем щелкнуть по кнопке Создать.

6. Создать связь между таблицами «Справочник поставщиков» и «Поставки». Связь создается аналогично. Указатель мыши перетягивается от строки Наименование поставщика в таблице «Справочник поставщиков» к строке с таким же названием в таблице «Поставки».

7. Вернуться в окно базы данных Учёт товаров на складе. Щелкнуть мышью по кнопке Сохранить, а затем закрыть окно Схема данных (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Установление связи между таблицами

 

 

V. Заполнить таблицу «Поставки»

 

1. Щелкнуть дважды мышью по строке Поставки.

2. В появившемся окне Поставки внести исходные данные. Формирование записей при этом следует начинать с поля Дата, так как поле Код поставки будет заполняться автоматически. При заполнении полей Наименование товара и Наименование поставщика ввод данных можно осуществлять, выбирая нужное значение из списка, появляющегося при щелчке мышью по кнопке Раскрыть список в соответствующем поле (рис 1.12).

Рис. 1.12. Таблица «Поставки» в режиме Таблицы

 

3. Завершить работу с базой данных, закрыв все использовавшиеся окна.

 

Задание 2

 

1. Дополнить базу данных Учёт товаров на складе таблицей «Склад»: Создать таблицу в режиме Конструктор, аналогично предыдущей таблице. В данной таблице отсутствуют ключевые поля.

Таблица 4

Склад

 

Наименование товара	Наименование поставщика	Поставле- но	Использо-вано	Запасы
Цемент М5 Д0	«Бригада С»
Цемент М400 Д20	«Фор-Проф»
Цемент М3 Д10	«Бригада С»
Монтажный цемент	«Фор-Проф»
Цемент М500 Д0	ОАО «Лобнецкая ЦК»
Штукатурка	«Русский дом»
Алебастр	«Русский дом»
Цемент М3 Д10	«Фор-Проф»

 

 

2. Связать таблицу «Склад» с таблицами «Справочник поставщиков» и «Справочник товаров» (рис. 1.13).

3. Сохранить базу данных на диске.

 

Рис. 1.13. Добавление связи таблицы «Склад»

 

Лабораторная работа № 2

РЕДАКТИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Задание 1

1. Удалить из таблицы «Поставки» запись, имеющую код поставки 4.

2. Добавить в таблицу «Поставки» запись о поступлении 04.02.13 от ОАО «Лобненская» цемента М400 Д20 в количестве 25 по цене, руб. 1125 рублей.

3. Используя Мастер подстановок, организовать в таблице «Поставки» вывод информации о поставщиках, в которой, кроме наименования поставщика, указывались бы город, улица, дом и телефон.

4. Из таблицы «Поставки» получить выборку информации о поступлении цемента.

5. Произвести сортировку записей в таблице «Поставки» по возрастанию даты.

Ход выполнения задания 1

I. Удаление из таблицы «Поставки» определенной записи.

 

1. Запустить СУБД Microsoft Access.

2. Открыть свою базу данных Учет товаров на складе.

3. Открыть таблицу «Поставки».

4. Удалить из таблицы четвертую запись.

4.1. Щелкнуть правой клавишей мышки в начале поля, записи с кодом поставщика «4».

4.2. Выполнить команду Удалить запись (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Удаление четвертой строки

 

4.3.Подтвердить удаление записи, щелкнув мышью по кнопке Да (рис. 2.2, рис. 2.3).

Рис. 2.2. Окно предупреждения, о попытке удаления записи

 

Рис. 2.3. Таблица «Поставки» в режиме конструктора

 

 

II. Добавление в таблицу «Поставки» новой записи

 

Внести в первую незаполненную строку таблицы (она помечена знаком «*») данные из условия (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Окно добавления записи

 

 

III. Используя Мастер подстановок, организовать в таблице «Поставки» вывод информации о поставщиках

 

1. Перейти в режим Конструктор. Щелкнуть по кнопке Конструктор на панели инструментов.

2. Указать для поля Наименование поставщика тип Мастер подстановок.

2.1. Щелкнуть мышью по слову Текстовый в столбце Тип поля в строке Наименование поставщика, а затем – по появившейся кнопке Раскрыть список.

2.2. Щелкнуть мышью по строке Мастер подстановок (рис. 2.5).

Рис. 2.5.Окно мастера подстановок

 

 

3. В окне Создание подстановки (рис. 2.6) щелкнуть по кнопке Далее.

Рис. 2.6. Окно создание подстановок

 

4. Выбрать таблицу значений для столбца подстановок. Щелкнуть мышью по строке с названием таблицы «Справочник поставщиков» (рис. 2.7), а затем – по кнопке Далее.

5. Выбрать поля для подстановки. Щелкнуть мышью по строке Город, а затем – по кнопке «>». Повторить ту же операцию для поля Улица, дом, и Телефона (рис. 2.8) и щелкнуть мышью по кнопке Далее.

6. Порядок сортировки элемента списка отсутствует.

Рис. 2.7.Окно создание подстановок, выбор таблицы

 

Рис. 2.8.Окно создание подстановок, выбор поля

 

 

7. Убрать флажок в строке Скрыть ключевой столбец (рис. 2.9), щелкнув по нему мышью, а затем – по кнопке Далее.

8. Выбрать уникальное поле строки, щелкнув мышью по строке Наименование поставщика (рис. 2.10), а затем – по кнопке Далее.

9. Завершить создание подстановки. Щелкнуть мышью по кнопке Готово. В ответ на запрос о сохранении таблицы щелкнуть мышью по кнопке Да.

 

Рис. 2.9. Окно создание подстановок, выбор ширины столбцов

 

 

Рис. 2.10. Окно создание подстановок, выбор уникального поля

 

10. Получить развернутую информацию о поставщиках. В столбце Наименование поставщика для любой (нужной) записи щелкнуть мышью по наименованию поставщика, а затем – по появившейся кнопке Раскрыть список ( рис. 2.11).

 

Рис. 2.11. Окно в режиме Таблицы с раскрывающимся списком

 

 

IV. Получение выборки информации о поступлении цемента

(из таблицы «Поставки»)

 

1. Использовать фильтр по выделению для получения информации о поставках цемента:

1.1. Щелкнуть мышью по слову Цемент в любой записи таблицы.

1.2. Щелкнуть мышью по кнопке Главная (Фильтр по выделению) на панели инструментов (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Выделение по столбцу Наименование товара

 

 

1.3. Выбрать Текстовые фильтры ( рис. 2.13), в окне настраиваемого фильтра вписать Цемент (рис. 2.14).

2. Просмотреть полученную информацию. Вернуться к прежнему виду таблицы, щелкнув мышью по кнопке (Удалить фильтр) (рис.2.15). Сохранить изменения в таблице, щелкнув мышью по кнопке Сохранить.

Рис. 2.13. Использование текстового фильтра

 

Рис. 2.14. Окно настраиваемого фильтра

 

 

V. Сортировка записей по возрастанию (таблица «Поставки»)

 

1. Произвести сортировку записей по возрастанию даты.

1.1. Щелкнуть мышью по любой записи в таблице в поле Дата.

Рис. 2.15. Окно в режиме Таблицы с фильтром

1.2. Щелкнуть мышью по кнопке (Сортировка по возрастанию) на панели инструментов (рис. 2.16, 2.17).

Рис. 2.16. Сортировка по возрастанию даты

 

 

Рис. 2.17. Результат сортировки

Задание 2

1. Удалить из таблицы «Поставки» запись, имеющую код поставки «2».

2. Добавить в таблицу «Поставки» запись о поступлении 05.02.13 от ОАО «Лобненская ЦК» цемента М3 Д10 в количестве 32 цена 3200 руб.

3. Использовав Мастер подстановок, организовать в таблице «Поставки» вывод информации о товарах таким способом, чтобы, кроме наименования товара, указывался вес мешка в тоннах (рис. 2.18).

4. Произвести сортировку записей в таблице «Поставки» по убыванию цены товара.

Рис. 2.18. Результат выполнения задания 2

 

Лабораторная работа № 3