Об организации отдела информационных технологий

В связи с решением общего собрания акционеров от 01.09.2005 «Об организации отдела информационных технологий»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору по кадрам Смирновой Н.Н. в срок до 30.09.2005 сформировать кадровый состав отдела информационных технологий.

2. Директору по административно-хозяйственной части Егорову В.П. в срок до 15.10.2005 выделить помещение для работы отдела информационных технологий и оснастить его необходимым оборудованием.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Баранова С.П.

Генеральный директор Подпись С.С. Михайлов

 

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллектива организации, рабочих совещаниях и др. Ведется протокол во время заседания обычно секретарем. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол печатается на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты общего бланка, далее указываются вид документа – ПРОТОКОЛ, дата, номер. Датой протокола является день заседания. В заголовке указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается. В тексте выделяются две части. Первая содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке: председатель – фамилия и инициалы; секретарь – фамилия и инициалы; присутствовали – перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа (их фамилии располагаются в алфавитном порядке), затем указываются должности и фамилии приглашенных. На крупных собраниях указывается количество присутствующих, а список прилагается.

Повестка дня – указываются вопросы, предлагаемые для обсуждения. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения повестки дня.

Каждый раздел имеет три части – слушатели, выступали, постановили, которые и начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. Протокол подписывается председателем и секретарем.

 

Пример

Открытое акционерное общество

«Аптека у моста»

 

ПРОТОКОЛ № 23

заседания правления от 15.11.2005

Председатель Михайлов С.С.

Секретарь Маслова Н.Н.

Присутствовали: Баранов С.П., Егоров В.П., Кислюк Е.С., Смирнова Н.Н., Тихонов М.Н.

Повестка дня:

1. О ликвидации группы фармацевтической информации.

СЛУШАЛИ: Смирнову Н.Н. о ликвидации группы фармацевтической информации (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ: Баранов С.П. Считаю, что функции группы фармацевтической информации может взять на себя вновь организуемый отдел информационных технологий.

ПОСТАНОВИЛИ: ликвидировать в структуре ОАО «Аптека у моста» группу фармацевтической информации.

Председатель Подпись С.С. Михайлов

Секретарь Подпись Н.Н. Маслова

Организация документооборота

 

Документооборот – движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым.

Документооборот – это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

· прямоточность течения документов, прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

· избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями;

· обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

· единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – документопотоков: входящий – входной документопоток; выходящий – выходной документопоток; внутренний документопоток.

В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов и ведение справочно-информационной системы;

· рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения;

· исполнение документа.

Деятельность организации (предприятия, учреждения) требует оформления большого количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Теорией и практикой делопроизводства выделено несколько признаков группировки документов в дела.

1. Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов, актов и др.

2. Предметно-вопросный признак – объединение в одну папку документов по одному вопросу (план работы на год).

3. Авторский признак берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица).

4. Корреспондентский признак ярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например с ПО «Фармация».

5. Географический признак берется в основу тогда, когда необходимо сгруппировать в дело документы корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6. Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указать на временные параметры документов в деле.

7. Экспертный признак учитывает сроки хранения документов.

При хранении документов используют несколько признаков и всегда учитывают экспертный.

Специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок раскладки документов в дела, является номенклатура дел. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная, типовая. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого года. В таблице представлена примерная номенклатура для аптеки.

 

Примерная номенклатура дел аптеки

№ п/п	Наименование дел	Срок хранения
	Приказы и распоряжения вышестоящих организаций. Контроль их исполнения	Постоянно (до отмены или замены новыми)
	Переписка с вышестоящими организациями	5 лет
	Акты обследования вышестоящими организациями	5 лет
	Информационные материалы	5 лет
	Справочные материалы	До замены новыми
	Планы организационных мероприятий. Отчеты об их исполнении	Постоянно
	Протоколы производственных совещаний	5 лет
	Техучеба работников	3 года
	Копии заказов поставщиков	3 года
	Положения о подразделениях аптеки	До замены новыми
	Должностные инструкции работников	До замены новыми
	Клеймение весо-измерительных приборов	10 лет
	Журнал регистрации входящих документов	3 года
	Журнал регистрации исходящих документов	3 года
	Материалы по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности	10 лет
	Книга приказов по основной деятельности аптеки	75 лет
	Книга приказов по личному составу	75 лет
	Журнал учета движения трудовых книжек	75 лет
	Книга жалоб и предложений	5 лет
	Кассовая книга	Постоянно
	Журналы контроля качества лекарств	5 лет
	Книга учета ядовитых веществ и этилового спирта	5 лет
	Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ	10 лет
	Лабораторный журнал	5 лет
	Фасовочный журнал	5 лет
	Вспомогательные книги и картотеки системного учета	5 лет

 

Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность. Поэтому формирование дел является очень важным моментом делопроизводства. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на которую переносится заголовок. На обложке также указываются название организации (предприятия, учреждения), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел. Документы включаются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30–40 мм). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении. На корешке дела указывается его номер по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив.

Подготовка дел к сдаче в архив – завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Он включает в себя несколько стадий: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянными и долговременными сроками хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Начинается экспертиза в текущем делопроизводстве, заканчивается – в государственном архиве. На первой стадии определения ценности составляется номенклатура дел и устанавливаются сроки хранения документов. Вторая стадия экспертизы ценности самих документов проводится экспертной комиссией, которая постоянно действует в организации. На третьей – уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива организации (предприятия, учреждения) в государственный архив.

Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшим сроком годности, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от сроков хранения собранных в нем документов. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется как наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации). Дела постоянного срока хранения, срока временного хранения более 10 лет, а также по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает в себя: переплет, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки. На оформление и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляют опись – систематизируемый справочник, содержащий в перечень единиц хранения.