ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ЗАНЯТИЯ
1. участвует в разработке и утверждении плана проведения занятий;
2. информирует преподавателей, кружковцев и слушателей о сроках проведения и тематике занятий;
3. информирует руководителя, преподавателей, кружковцев и слушателей обо всех изменениях плана проведения занятий;
4. выполняет все дополнительные поручения руководителя, связанные со своими обязанностями;
5. отчитывается по результатам своей работы на Общем собрании.
План занятий утверждается на периоды:
сентябрь - октябрь
ноябрь - декабрь
январь - март
апрель - май
ü План занятий на следующий период обсуждается с руководителем кружка в течение первого месяца текущего периода. Нужно вместе с руководителем расписать по числам все темы занятий и преподавателей для всех групп на следующий период. После того, как руководитель провел предварительные переговоры с преподавателями, нужно взять у руководителя контакты этих людей.
ü План занятий на следующий период предоставляется на утверждению руководителю не позднее, чем за 3 недели до окончания текущего периода. Предварительно необходимо получить подтверждение преподавателей о том, что они информированы о тематике времени, месте проведения и количестве и занятий. Нужно позвонить этим людям и обо всем сними договориться. Сообщить руководителю о результатах переговоров.
ü Не позднее чем за неделю до начала нового лекционного цикла необходимо получить повторное подтверждение каждого преподавателя, что он информирован о сроках времени, месте проведения и тематике занятий и, что в его планах нет никаких изменений. Сообщить руководителю о результатах переговоров.
ü Накануне каждого занятия (не позднее, чем за сутки) нужно получить окончательное подтверждение каждого преподавателя, что в его планах нет никаких изменений. Сообщить руководителю о результатах переговоров.
ü Не позднее, чем за неделю до окончания текущего периода необходимо проинформировать всех кружковцев и слушателей о плане занятий на следующий период. Нужно подготовить для каждой группы табличку в XL с информацией о том, кто, где и когда будет вести занятия в следующем периоде. Эту информацию нужно передать всем старостам групп и получить от них подтверждение о том, что информация передана каждому члену группы. Сообщить руководителю о результатах работы.
ü Обо всех изменениях в плане проведения занятий нужно заблаговременно (или немедленно) информировать руководителя, преподавателей, кружковцев и слушателей.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЫЕЗДЫ
1. участвует в разработке и утверждении плана проведения всех выездных мероприятий кружка;
2. информирует кружковцев и слушателей о сроках проведения, месте, условиях и содержании выездов;
3. информирует руководителя, кружковцев и слушателей обо всех изменениях плана проведения выездных мероприятий;
4. контролирует выполнение своевременных договоренностей с руководством принимающей стороны;
5. составляет предварительные списки участников выездов;
6. проводит собрание БЮРО по отбору участников выезда;
7. осуществляет сбор необходимых документов и денежных средств для проведения выезда;
8. отвечает за своевременное приобретение проездных документов;
9. распределяет между участниками выезда общественный инвентарь оборудование, снаряжение, необходимое для проведения выезда;
10. информирует участников выезда о том, какая необходима личная экипировка;
11. составляет списки продуктов;
12. на выезде контролирует выполнение плана и программы выезда, распределяет маршрутные группы, контролирует расход продуктов и своевременное пополнение продуктовых запасов;
13. отвечает за своевременное предоставление отчета в научный отдел принимающей стороны;
14. выполняет все дополнительные поручения руководителя, связанные со своими обязанностями;
15. отчитывается по результатам своей работы на Общем собрании.
ü Предварительный план выездных мероприятий на год (с сентября по август) должен быть составлен ответственным и утвержден на Общем собрании в первое воскресенье сентября.
ü Все действительные члены кружка и слушатели должны быть проинформированы о предварительных сроках и предполагаемых местах проведения выездов, практик и экспедиций на период текущего учебного года не позднее второй среды сентября.
ü Действительные члены и слушатели должны быть проинформированы об окончательных сроках и месте проведения выездных мероприятий:
· одно- двухдневные выезды - за 2 недели;
· выезды на осенние и весенние каникулы и зимняя практика - за 2 месяца;
· летняя практика и экспедиция - за 6 месяцев.
ü Окончательный список участников должен быть утвержден БЮРО на кануне выезда:
· одно- двухдневные выезды - за 1 неделю;
· выезды на осенние и весенние каникулы и зимняя практика - за 1 месяц;
· летняя практика - за 2 месяца;
· экспедиция - за 4 месяца.
ü Каждый участник выезда должен быть проинформирован о том, что он должен взять с собой из общественных вещей, продуктов, а также личных вещей:
· одно- двухдневные выезды - за 1 неделю;
· выезды на осенние и весенние каникулы и зимняя практика - за 2 недели;
· летняя практика - за 2 месяца;
· экспедиция - за 4 недели.
ü Ж/д билеты должны быть приобретены не позднее, чем за 3 недели до отъезда.
ü Все участники должны быть проинформированы накануне отъезда (за 1 неделю) о месте встречи, а также о месте и времени отправления поезда
СЕКРЕТАРЬ
1. собирает полную анкетную информацию обо всех слушателях и членах кружка;
2. собирает и хранит копии документов (паспорта, свидетельства о рождении) всех действительных членов кружка;
3. пополняет базу анкетных данных о кружковцах всех поколений;
4. собирает и хранит копии всех наградных документов кружковцев и кружка (сертификаты, свидетельства, грамоты, дипломы, благодарственные письма и т.д.);
5. помогает руководителю в оформлении необходимых для работы кружка документов (пропуска, приказы, письма, договоры и т.д.);
6. ведет протоколы собраний кружка;
7. ведет учет посещаемости занятий кружковцами и слушателями;
8. предоставляет всем членам БЮРО и руководителю всю необходимую информацию и копии хранящихся у него документов;
9. отчитывается по результатам своей работы на Общем собрании.
ü В начале учебного года (сентябрь) нужно собрать необходимую анкетную информацию обо всех кружковцах и слушателях. На первом занятии в сентябре во всех группах нужно раздать пустые и собрать заполненные анкеты, а затем все эти данные перенести в табличку в XL.
ü Необходимо еженедельно пополнять эту информацию по младшей группе. Перед началом каждого занятия в младшей группе нужно раздавать пустые анкеты, а в конце занятия их собирать. Каждую неделю эти данные нужно переносить в табличку в XL.
ü В начале учебного года (сентябрь) нужно собрать в электронном виде копии документов всех действительных членов кружка. На занятии в каждой группе нужно объявить, что до такого-то числа на адрес электронной почты секретаря всем действительным членам необходимо выслать копии своих документов в формате JPG. Проконтролировать, чтобы эти копии были хорошего качества, и сохранить их в отдельные папки по группам, а затем переслать руководителю.
ü На Встрече Поколений кружка (последняя суббота декабря) нужно собрать анкетную информацию от всех приглашенных старших и внести соответствующие дополнения и правки в имеющуюся базу данных (перенести в соответствующую табличку в XL).
ü В течение недели после подведения итогов конференции или олимпиады необходимо собрать со всех действительных членов копии (цветные) всех их наградных документов. В каждой группе нужно объявить, что до такого-то числа на адрес электронной почты секретаря всем действительным членам необходимо выслать цветные копии своих наградных документов в формате JPG. Проконтролировать, чтобы эти копии были хорошего качества, и сохранить их в отдельную папку, а затем переслать руководителю.
ü На всех собраниях кружка и БЮРО (включая поступления и выезды) необходимо вести протокол собрания, в котором нужно регистрировать присутствующих, повестку дня и принятые решения.
ü Еженедельно (конец рабочей недели) необходимо информировать руководителя о посещаемости кружковцами занятий. По мере надобности эту информацию нужно предоставлять всем членам БЮРО. После каждого занятия нужно собирать у старост групп списки присутствующих, заполнять табличку в XL и присылать ее руководителю по почте.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА СЛУШАТЕЛЕЙ
1. ведет учет списочного состава слушателей;
2. контролирует успеваемость слушателей на занятиях;
3. информирует слушателей о порядке и правилах поступления;
4. своевременно информирует слушателей, действительных членов, БЮРО, старших и руководителя о сроках ближайшего приема в кружок;
5. выдвигает кандидатуры для поступления и устанавливает очередность поступлений;
6. контролирует соответствие формы и содержания вступительных работ принятым правилам;
7. формирует комиссию по приему в кружок;
8. ведет учет результатов поступлений;
9. предоставляет всем членам БЮРО и руководителю всю необходимую информацию количестве слушателей, их успеваемости и результатах поступлений;
10. отчитывается по результатам своей работы на Общем собрании.
ü В начале учебного года (первая неделя сентября) получает у секретаря всю необходимую анкетную информацию о слушателях и еженедельно ее пополняет. Просит секретаря предоставить ему соответствующие данные (XL) и после каждого занятия вносит туда дополнения о вновь прибывших слушателях.
ü Еженедельно обменивается со вновь прибывшими слушателями контактами и высылает им всю необходимую информацию о правилах и порядке приема в кружок.
ü На кануне каждого занятия (вторник каждой недели) собирает данные по результатам проверки домашних заданий. Все данные заносить в журнал успеваемости (XL) и по первому требованию предоставляет их членам БЮРО и руководителю.
ü Еженедельно на занятиях младшей группы объявляет результаты проверки домашних заданий, называет новые кандидатуры для поступления и напоминает о сроках очередного приема.
ü Не позднее, чем за 2 недели до поступления информирует всех действительных членов, БЮРО, старших и руководителя о сроках очередного поступления, количестве поступающих и темах вступительных работ.
ü Накануне поступления (не позднее, чем за неделю до очередного поступления) знакомится с предварительным текстом работ и презентациями поступающих. В случае несоответствия вступительной работы принятым правилам нужно разъяснить поступающим их ошибки. В сложных случаях, или из за недостатка времени, можно обращаться за помощью к руководителю.
ü В течение последней недели перед поступлением формирует и уточняет состав комиссии по приему в кружок. В комиссию должны входить: не менее 2-х старших (хотя бы один из них должен иметь диплом о высшем биологическом образовании), 2-х членов БЮРО и 4-х действительных членов.
ü Не позднее первой среды после поступления объявляет слушателям о результатах поступления. Все данные по поступлениям заносит в журнал (табличка в XL) и по первому требованию предоставляет их членам БЮРО и руководителю.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РАБОТЫ
1. составляет и предоставляет руководителю на утверждение годовой план участия кружка в конференциях и олимпиадах;
2. информирует всех действительных членов кружка и БЮРО о сроках проведения конференций и олимпиад и сроках подачи заявок;
3. в случае изменений в утвержденном плане участия в конференциях и олимпиадах информирует всех действительных членов кружка, БЮРО и руководителя;
4. составляет предварительные списки участников конференций и олимпиад;
5. контролирует своевременную подачу заявок и правильность их оформления для участия кружковцев в конференциях и олимпиадах;
6. контролирует работу действительных членов над темами докладов;
7. ведет журнал регистрации результатов работы действительных членов на конференциях и олимпиадах;
8. контролирует своевременность и качество пополнения Архива кружка полными текстами работ действительных членов;
9. выполняет все дополнительные поручения руководителя, связанные со своими обязанностями;
10. отчитывается по результатам своей работы на Общем собрании.
ü В течение первого месяца учебного года (сентябрь) собирает информацию о сроках и условиях проведения всех интересующих кружок конференций и олимпиад и не позднее конца последней недели сентября предоставляет ее руководителю на утверждение.
ü В первую среду октября знакомит всех действительных членов с годовым планом участия кружка в конференциях и олимпиадах и составляет предварительные списки желающих принять участие в этих мероприятиях (табличка в XL).
ü Не позднее, чем за 2 месяца до окончания срока приема заявок составляет окончательный список участников (табличка в XL) конференции и предоставляет им полную информацию о правилах подачи и оформления заявок. По первому требованию предоставляет список участников и информацию по правилам регистрации заявок на конференцию руководителю.
ü В течение последнего месяца до окончания срока приема заявок еженедельно отчитывается перед руководителем о работе заявленных участников конференции над темами их докладов.
ü Не позднее, чем за неделю до окончания срока приема заявок собирает от участников конференции всю необходимую для подачи заявки информацию и передает ее руководителю.
ü Не позднее, чем за неделю до окончания регистрации информирует действительных членов, слушателей и руководителя о сроках и правилах проведения олимпиад.
ü В течение недели после окончания конференции или олимпиады заносит в журнал регистрации результатов работы кружковцев на олимпиадах и конференциях результаты участников. По первому требованию предоставляет эту информацию членам БЮРО и руководителю.
ü В последнюю среду октября объявляет всем действительным членам о том, что не позднее последней субботы декабря, они обязаны сдать ответственному за работы полный текст работы и предоставляет им полную информацию о правилах подготовки и подачи материала.
ü В последнюю субботу декабря сдает полные тексты работ действительных членов руководителю и размещает копии в Архиве кружка на бумажных и электронных носителях.
