До мовної скарбниці службового слова веде нас окрема наука - стилістика, що походить від грецького «stilos» - паличка для письма на вощаних дощечках з одного боку із загостреним кінцем (для написання), з іншого - плоским (для стирання). Граматика вчить писати, а стилістика вчить говорити добре і так, щоб не можна було не слухати, - говорив один мудрець.
У сучасному тлумаченні стиль - різновид літературної мови, що обслуговує певну системну сферу суспільно-виробничої діяльності мовців, систему понять цієї сфери.
В українській літературній мові виділяють п'ять функціональних стилів: науковий, публіцистичний, художній, стиль побутового мовлення і офіційно- діловий.
Офіційно-діловий стиль обслуговує суспільні відносини людей, служить для зв'язку органів влади з населенням, для взаємозв'язку у політичній, економічній, соціальній та культурній сферах.
Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:
1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
2. Широке використання усталених мовних зворотів /"відповідно до", "з метою"/, певна стандартизація початків і закінчень документів.
3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.
5. Текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості /виробнича рада розглядає/.
7. Найхарактерніші речення - прості поширені, складні речення з сурядним і підрядним зв'язком.
За способом викладу матеріалу документи групують на категорії з:
- невисоким ступенем стандартизації (заяви, листи, автобіографії тощо), коли заздалегідь передбачаються і формулюються лише окремі найзагальніші відомості (складові формуляра), сам же спосіб викладу - добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – щоразу залежать від конкретного змісту того, що викладається, ситуації, певних обставин ділового спілкування;
- високим ступенем стандартизації (переважна кількість фінансово-господарських, платіжних документів), де організація викладу настільки передбачувана, що відомий не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути оформлена думка, крім цілком конкретних відомостей, залишених для них у бланкові.
Документну інформацію за способом організації тексту вміщують у:
ü розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності, так, як вони відбуваються в дійсності (використовується в автобіографіях, протоколах, звітах та ін.), найчастіше дотримуючись зовнішнього, хронологічного принципу, а не внутрішнього, причинно-наслідкового;
ü опис (у звітах, актах, наказах, постановах) характеризує явища через перелік ознак, властивостей; його частини - елементи опису - розкривають ті чи інші риси предмета або аспекти питання, виключаючи загальну характеристику явища, обґрунтовують і конкретизують їх;
ü міркування (для документів із низьким рівнем стандартизації) передбачає логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків через розкриття внутрішнього зв'язку явищ. Виклад інформації, як правило, здійснюється шляхом аргументування певних суджень, їх причинно-наслідкових зв'язків, зіставлення змісту цих зв'язків.
У деяких видах документів способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.
ДСТУ 4163-2003 констатує: «Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження».
