Отчет
Пояснительная записка
КИИУТ 2.350800. 06КД118
Выполнил: ст. гр. 06КД1
Н.Н. Абушахманова
Принял:
ст. преподаватель
Н.А. Лобанова
Содержание
Введение. 3
1 Историческая справка. 4
2 Структура администрации. 5
3 Документационная деятельность администрации. 9
3.1 Бланки документов администрации. 17
3.2 Документооборот предприятия. 20
4 Автоматизация предприятия. 23
5 Информационно-поисковая система. 24
6 Классификация и систематизация документов. 28
7 Подготовка дел к сдаче в архив. 32
8 Замечания и предложения. 37
Заключение. 38
Список используемой литературы.. 39
Введение
Цель — закрепление и углубление полученных теоретических знаний и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.
Делопроизводственной службой администрации является приемная главы администрации, которую возглавляет специалист 1 категории. Приемная главы администрации взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации.
Описала основные документы учреждения: устав, должностную инструкцию специалиста 1 категории, решение, постановление, распоряжение, акт, протокол, бланк письма. Выявила ошибки в данных документах и составила данные документы так, как они должны быть оформлены согласно существующим правилам.
Документы в основном поступают в администрацию через почтовое отделение или по электронной почте. Описала первичную обработку документов и документооборот в целом. Изучила информационно-поисковую систему администрации. Все документы регистрируются в специальных журналах. Охарактеризовала виды контроля исполнения документов. Право доступа к пользовательской системе имеют: глава администрации, специалист 1 категории, специалист по учету и отчетности.
Специалист 1 категории ведет номенклатуру дел, в которой указаны все дела, заведенные в течение года в администрации, которую использует для формирования дел. В администрации имеется архив. Оформление дел, составление описей и хранение дел в архиве осуществляет специалист 1 категории. Рассмотрела порядок передачи дел в архив.
Так же перечислила свои замечания и внесла свои предложения по деятельности специалиста 1 категории.
1 Историческая справка
Местное самоуправление – это форма осуществления народом своей власти, осуществляющая в пределах установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно или через органы местного самоуправления вопросов местного значения исходя из интересов населения с учетом исторических и иных местных традиций.
Федеральный Закон №131-ФЗ от 6 октября 2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в соответствии с Конституцией Российской Федерации устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.
На территории Деминского сельсовета расположены два населенных пункта село Демино и село Кунчерово, расположенные рядом, общей численностью населения 1212 человек.
Территория сельсовета расположена на северо-западе от районного центра села Неверкино на расстоянии 25 км. Территория граничит с юго-западной стороны с Камешкирским районом, с северо-востока с Кузнецким районом, до ближайшего города Кузнецка расстояние составляет 35 км., до областного центра г. Пензы 150 км.
Социально-бытовая инфраструктура территории Дёминского сельсовета разнообразна. На территории сельсовета действует дорожно-строительное предприятие, участковая больница, Дом культуры, Деминское отделение связи, отделение сберегательного банка, торговые точки, как государственные, так и частные, а также имеется МОУСОШ.
Администрация Деминского сельсовета проводит работы по организации местного самоуправления, проводит ряд мероприятий по улучшению жизни села.
2 Структура администрации
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, или на одного из сотрудников.
При создании службы необходимо учитывать юридический и организационный аспекты.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством, создаваемых в организации документов. В администрации есть Устав, в котором записаны права и обязанности работников, конституция РФ, различные законы, Трудовой кодекс РФ, справочники.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и
его специализации, что помогает предотвратить дублирование операций и установить ответственность за определенные участки работы.
Делопроизводственной службой администрации Деминского сельсовета является приемная главы администрации. В состав приемной главы администрации входит один сотрудник – специалист 1 категории.
Специалист 1 категории обеспечивает документами всех сотрудников администрации, а подчиняется непосредственно Главе администрации сельсовета.
Ежедневно специалист работает с входящей документацией, создает документы для движения внутри администрации, создает исходящие документы, а так же доставляет документы на почту, чтобы отправить их адресату.
Специалист ведет прием граждан, организует прием граждан главой администрации сельсовета, а также ведет работу паспортного стола. Специалист занимается подготовкой совещаний. Он подготавливает необходимую информацию для руководителя и участников совещания, оповещает участников совещания о времени и месте проведения совещания.
Приемная взаимодействует с главой администрации, специалистом по учету и отчетности, счетоводом-кассиром, специалистом по воинскому учету, техническим персоналом. В организации имеется локальная сеть, объединяющая между собой администрацию Деминского сельсовета и районную администрацию. Наличие локальной сети между этими учреждениями позволяет своевременно предоставить необходимую информацию.
Все делопроизводственные операции: регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа выполняются специалистом 1 категории, как с помощью компьютерных систем, так и вручную. Организационная структура администрации приведена в приложении А.
В настоящее время одной из характерных черт развития общества является возникновение и создание сложных систем. Для того чтобы изучать такие системы, чтобы их проектировать, необходимо создать модель системы, модель объекта управления, которая отражает состав объекта, характер взаимодействия его элементов и их особенности, поэтому один из главных этапов разработки модели сложных систем, а в частности систем управления, состоит в проведении исследований и анализе объекта управления.
При составлении структурного описания администрации был определен список элементов и список связей между ними. Для более полной идентификации связям структуры управления также были присвоены атрибуты. Для удобства восприятия эти данные были оформлены в виде таблицы (Таблица 1).
Таблица 1 – Подсистема администрации
| Номер по порядку | Элемент системы управления | Атрибуты управления | Связи | Атрибуты связей |
| Глава администрации | Подготовка решений, распоряжений и постановлений | Специалист 1 категории Специалист по учету и отчетности Специалист по воинскому учету Техничка Оператор Охранник Счетовод-кассир | Решения, распоряжения, постановления | |
| Специалист 1 категории | Передача документации Статистическая отчетность Информация о призывниках | Глава администрации Специалист по учету и отчетности Специалист по воинскому учету | Отчеты, заявления, договоры Корреспонденция Статистическая отчетность Информация | |
| Специалист по учету и отчетности | Статистическая отчетность | Глава администрации Специалист 1 категории Счетовод-кассир | Статистическая отчетность | |
| Счетовод-кассир | Предоставляет заявления, распоряжения о премировании, о принятии и увольнении с временных работ Информация по запросам | Глава администрации Специалист по учету и отчетности | Заявления, распоряжения Информация | |
| Специалист по воинскому учету | Личные карточки, заявления Информация по запросам | Глава администрации Специалист 1 категории | Личные карточки, заявления Информация | |
| Оператор | Заявления | Глава администрации | Заявления | |
| Охранник | Заявления | Глава администрации | Заявления | |
| Техничка | Заявления | Глава администрации | Заявления |
Для моделирования структур систем управления удобно использовать графы (Рисунок 1).
 |
Рисунок 1 – Оргграф системы управления
3 Документационная деятельность администрации
Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, организации, учреждения, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы.
К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
Устав — это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.
Устав администрации утвержден Комитетом местного самоуправления Дёминского сельсовета Неверкинского района Пензенской области от 23.07.2006 года № 467.
Устав является обязательным документом учреждения. Устав содержит:
Ø наименование учреждения, его статус и символику;
Ø территорию и границы;
Ø вопросы местного значения;
Ø формы, порядок и участие населения в решении вопросов местного значения;
Ø муниципальные выборы;
Ø правотворческую инициативу граждан;
Ø публичные слушания;
Ø опрос граждан;
Ø структуру органов местного самоуправления;
Ø комитет местного самоуправления
Ø права и обязанности главы администрации;
Ø состав и обязанности ревизионной комиссии;
Ø муниципальные правовые акты;
Ø экономическую основу местного самоуправления;
Ø ответственность органов местного самоуправления.
Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.
Инструкция разрабатывается специалистом 1 категории и утверждается главой администрации. Все изменения в должностную инструкцию вносятся приказом главы администрации.
Оформляется должностная инструкция на листах формата А4.
Должностная инструкция должна содержать следующие реквизиты:
Ø полное официальное наименование организации;
Ø наименование вида документа;
Ø номер и дату написания документа;
Ø место составления (написания);
Ø заголовок к тексту документа, включая наименование подразделения и должности;
Ø виза ознакомления;
Ø гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его заместителя).
В своем отчете я рассмотрела инструкцию специалиста 1 категории (Приложение Б).
Изучая данную инструкцию, я выявила следующие ошибки:
1. Должностная инструкция должна содержать следующие пункты: общие положения, основные задачи и функции, обязанности, права, ответственность и взаимосвязи сотрудника. В данной инструкции отсутствует пункт взаимосвязи сотрудника.
2. В должностной инструкции в пунктах общие положения, функциональные обязанности, ответственность сотрудника неправильное оформление нумерации подпунктов.
3. В данной инструкции отсутствуют следующие реквизиты:
Ø полное официальное наименование организации;
Ø регистрационный номер и дата написания документа;
Ø место составления (написания);
Ø виза ознакомления.
4. Неправильное расположение реквизитов наименование вида документа и заголовок к тексту документа. Данные реквизиты должны быть расположены слева.
Изучив инструкцию и рассмотрев все ошибки, я предложила свой образец должностной инструкции специалиста 1 категории, который приведен в приложении Б.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).
В состав распорядительных документов администрации Деминского сельсовета входят постановления, решения и распоряжения. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения.
Подготовка распорядительных документов в администрации поручена специалисту 1 категории. Основное требование к исполнителю — компетентность, высокий профессионализм, знания по управленческой проблеме.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
Ø изучение вопроса;
Ø подготовка проекта распорядительного документа;
Ø согласование документа;
Ø подписание документа.
Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.
Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.
Проекты постановлений и распоряжений в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а так же, если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение нормативного правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания.
Перед передачей на подписание главе администрации документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия отделов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.
При создании нового документа, при внесении изменений в уже имеющиеся документы информация печатается в газете «Деминские вести». Один из номеров газеты приведен в приложении В.
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и учреждением. Это решения о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п., трудовые книжки, личные дела сотрудников.
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже.
Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.
По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие, акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.
Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть. Во вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий.
Ошибки в рассмотренном мною акте (Приложение Г) следующие:
1. Нарушено расположение реквизитов.
2. В реквизите «Гриф утверждения» слово УТВЕРЖДАЮ должно быть написано прописными буквами.
3. Так как дата на документе при распечатке не проставляется, ее проставляет должностное лицо от руки после подписания, допускается ставить черточку, где дата должна быть, но кавычки не ставятся.
4. Предлог «от» при указании даты не ставится.
5. Не указан регистрационный номер акта.
6. Нет подписей членов комиссии.
В основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение.
Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части.
В процессе прохождения производственной практики были выявлены основные виды документов, которые выполняют различные функции.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.
Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарьво время совещания ведет протокол; конспектирует или записывает на диктофон выступления участников совещания.
Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня.
Как и всякий управленческий документ, протокол имеет установленный порядок оформления. Форма протокола может быть полной и краткой.
Протокол оформляется на бланке учреждения. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года.
Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.
Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.
Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.
Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:
− СЛУШАЛИ:
− ВЫСТУПИЛИ:
− ГОЛОСОВАЛИ:
− ПОСТАНОВИЛИ:
В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления.
В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.
В ходе обсуждения каждого вопроса участники совещания высказывают предложения по принятию решений. Председатель обязан проголосовать каждое предложение. Решение принимается в соответствии с итогами голосования. Голосование по высказанным предложениям проводится либо сразу после внесения, либо в конце обсуждения. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ».
В подразделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения.
Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается».
Протокол подписывают председатель и секретарь.
Ошибки в рассмотренном мною протоколе (Приложение Е) следующие:
P в заголовочной части отсутствует наименование учреждения
P неправильное расположение и оформление реквизита дата документа
P отсутствует реквизит номер документа
P неправильное расположение названия коллегиального органа
P в вводной части сначала указываются председатель, секретарь и приглашенные, а затем список присутствующих
P наименование раздела ПОВЕСТКА ДНЯ должно быть расположено слева
P пункт «Разное» в повестке дня недопустим
P основная часть протокола не соответствует схеме СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
P неправильное оформление текста основной части протокола
Изучив протокол и рассмотрев все ошибки, я предложила свой вариант протокола, который приведен в приложении Ж.
3.1 Бланки документов администрации
Все виды документов создаются на бланке учреждения. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р6.30-2003.
Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. При изготовлении бланков используется типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТам.
Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Он использовался при создании документов до применения компьютеров. В настоящее время бланки в основном воспроизводятся и изготавливаются с помощью компьютера. В памяти компьютера хранится шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
В администрации Деминского сельсовета используются следующие виды бланков: для писем и бланк видов документов.
Бланк письма. На бланке письма размещаются следующие реквизиты: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Пример бланка письма см. ниже. Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.
На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
В данном бланке можно отметить следующие ошибки:
1. В реквизите «Справочные данные» нарушен порядок: сначала необходимо указать название улицы, № дома, название села, района, области, индекс.
2. Отсутствуют реквизиты дата, номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Бланк письма администрации Деминского сельсовета приведен в приложении Д.
Бланк видов документов. Такие виды бланков содержат одинаковый набор реквизитов, меняется только наименование вида документа.
Бланк постановления (распоряжения, решения) главы Дёминского сельсовета Неверкинского района Пензенской области изготавливается на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) на основе продольного расположения реквизитов.
На расстоянии 20 мм от верхнего края листа располагается герб Пензенской области размером 20 х 24 мм.
Ниже через 8 мм в три строки прописными буквами указываются слова «Глава Дёминского сельсовета Неверкинского района Пензенской области» и выделяются полужирным шрифтом Times New Roman размером 18пт.
Ниже через 8 мм прописными буквами указывается слово «Постановление», «Решение» или «Распоряжение» выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размером 14пт.
Ниже через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита печатаются в две строки дата, номер документа «от ____________ № _______» и место составления «с. Дёмино» шрифтом Times New Roman размером
12 пт.
Бланк видов документов администрации Деминского сельсовета приведен в приложении Г.
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России (Приложение Ж).
В каждом пункте назначения (город, организация) в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью данного учреждения.
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Командировочное удостоверение содержит:
Ø название учреждения;
Ø номер документа и дату его заполнения;
Ø фамилию, имя и отчество сотрудника;
Ø должность сотрудника;
Ø место назначения;
Ø цель командировки;
Ø количество календарных дней командировки;
Ø указывается, с какое по какое число сотрудник находится в командировке;
Ø название документа, удостоверяющего личность сотрудника и номер документа;
Ø должность руководителя, его подпись и расшифровку подписи;
Ø отметку о выбытии сотрудника (город, дата, подпись сотрудника) и отметку о прибытии (город, дата, подпись руководителя того предприятия, куда прибыл командированный сотрудник).
Так как командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России, поэтому ошибки в оформлении отсутствуют.
В администрации Деминского сельсовета данные удостоверения заполняет специалист 1 категории, а подписывает глава администрации.
К командировочному удостоверению прилагается документ «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».Данный документ отличается от командировочного удостоверения тем, что содержит краткий отчет о выполнении задания.
В администрации Деминского сельсовета данный вид документа используются крайне редко.
3.2 Документооборот предприятия
Существует три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
В администрации Деминского сельсовета централизованная форма организации работы с документами. Внутренние документы (решения, распоряжения, постановления, протоколы и др.) создаются автоматизированным способом специалистом 1 категории. Подпись и печать ставит глава администрации. Входящие документы (счета, письма, заявления) обрабатываются также специалистом 1 категории. Он вскрывает пакеты с входящей документацией и регистрирует их.
Документы поступают в администрацию и отправляются из нее с помощью почтовой связи, а также лично главой администрации или специалистом 1 категории.
Для регистрации документооборота используют журнал регистрации исходящей и входящей документации. В журнале регистрируют номер документа, дату, наименование документа, фамилию того, кому адресован документ.
Использование компьютерных технологий позволяет организовать прием поступающих документов, контроль над их исполнением.
В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами определяется самим руководством учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства.
4 Автоматизация предприятия
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от их квалификации, от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. В учреждении имеется персональный компьютер, принтер, ксерокс, телефон.
На рабочем месте специалиста 1 категории имеется компьютер, который используется для создания и оформления документов; принтер, телефон. В своей работе специалист 1 категории использует программный пакет MS Office 2003 в частности текстовый процессор Word, табличный процессор Excel, Access, Internet (Волга Телеком).
5 Информационно-поисковая система
Регистрация документов – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация должна быть однократной.
В администрации имеется список нерегистрируемых документов: рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров и совещаний; печатные издания (книги, брошюры, журналы); копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные книги с самостоятельными регистрационными номерами.
В администрации Деминского сельсовета для регистрации документов используется журнальная система регистрации.
Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи. Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал входящих документов, в котором регистрационный номер состоит из порядкового номера по данному журналу. Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя».
После регистрации в журнале документы складываются в отдельную папку и передаются главе администрации для рассмотрения и их подписания. После рассмотрения документов глава администрации ставит свою резолюцию на свободном месте документа, и он отправляется по отделам для исполнения. Можно в резолюции указать исполнителя, срок исполнения и содержание поручения. После исполнения документа ответ на входящий документ отправляется адресату.
Исходящие документы -это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления либо во исполнение письменных указаний высшей инстанции. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера по журналу.
Работа с внутренними документами осуществляется исключительно внутри учреждения.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: распоряжение № 7, протокол № 9.
В администрации Деминского сельсовета журналы регистрации документов ведутся специалистом 1 категории.
Информационно-справочная работа в учреждении ведется как в традиционной форме, так и в автоматизированном режиме. Документация администрации хранится в кабинете в шкафах специалиста 1 категории. Для удобства хранения и поиска нужного документа, все хранимые документы разделены по папкам на которых указываются года, в которые создан документ. Для более быстрого поиска документа можно использовать современные СУБД, позволяющие осуществлять поиск документа по любой комбинации данных, которые включены в регистрационную карточку документа, а так же поиск может осуществляться по неисполненным документам, исполненным документам, по всей оперативной базе (документация за данный год) и по архивной базе (за прошедшие годы).
Контроль за сроками исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.
В документах от вышестоящих учреждений или налоговых органов с содержанием какого-либо поручения, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных главой администрации, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения повторяющихся вопросов должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В сроковом контроле можно выделить три разновидности контроля: текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль. Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, специалист 1 категории выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом главе администрации.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в журнале регистрации.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Проводится учредителями с заданной периодичностью. Результаты последующего контроля записываются в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий.
Большинство информации организационного и распорядительного характера хранится на бумажных носителях. Часть из них созданы рукописным способом некоторые рукописные, а некоторые созданы на ПК и распечатаны с помощью принтера. Необходимую информацию о деятельности администрации, о проводимых мероприятиях, документации можно узнать у специалиста 1 категории. Право доступа к такой информации имеется только у главы администрации и специалиста 1 категории.
6 Классификация и систематизация документов
Правила оформления дел
После исполнения документы определенное время хранятся в учреждении. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет делокак «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
Ø номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
Ø каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
Ø номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
В небольших учреждениях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство. В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к учреждению, их составе и содержании, сроке хранения.
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.
Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:
Ø в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
Ø каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
Ø в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;
Ø документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
Ø в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.
7 Подготовка дел к сдаче в архив
Завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве является обработка дел, включающая: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Определяются разные сроки хранения документов, которые зависят от вида документа и важности информации данного документа. Затем они сдаются в архив учреждения или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В администрации Деминского сельсовета экспертиза ценности документов проводится специалистом 1 категории под контролем главы администрации. Ежегодно специалист проводит отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Он предполагает анализ содержания документов, находящихся в деле. Анализ производится не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их ценность и соответствующие сроки хранения. Если при просмотре обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке. В результате этой работы образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
Ø постоянного хранения в государственных архивах;
Ø временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
Ø временного хранения (до 10 лет);
Ø подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписываются специалистом, утверждаются главой администрации.
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается процессом подготовки к сдаче в ведомственный архив. После формирования дел, экспертной работы, определения сроков хранения, дела передаются специалистом в архив учреждения для конечного оформления дел, составления описей дел и последующего их хранения.
Оформление дела может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут храниться и в структурных подразделениях для использования в справочной работе (в кабинете у секретаря).
Иным образом оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.
Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи нумерацию не имеет. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов или несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой, на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:
Ø полное наименование организации с указанием ее подведомственности;
Ø наименование структурного подразделения;
Ø делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
Ø заголовок дела;
Ø срок хранения дела.
Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты), затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.
Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов; а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.
В администрации Деминского сельсовета составлением описей дел занимается специалист 1 категории. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
Ø порядковый номер дела (тома, части) по описи;
Ø индекс дела (тома, части);
Ø заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
Ø дату дела (тома, части);
Ø число листов в деле (томе, части);
Ø срок хранения; примечание.
В описях дел постоянного хранения срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
В данную опись внесено ____ дел с № ____ по №___
Опись дел подписывается составителем с указанием должности, утверждается главой администрации.
В администрации Деминского сельсовета имеется свой архив. Передача дел в архив производится по описям, утвержденным главой администрации.
Дела администрации Деминского сельсовета также сдаются в Неверкинский районный архив. Сдача дел оформляется актом. Учреждение-сдатчик и Неверкинский районный архив расписываются на всех экземплярах описей и актах сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в районном архиве третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются администрации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
8 Замечания и предложения
Составляя документы, специалист 1 категории опирается на ГОСТы, в частности на ГОСТ Р 6.30-2003, но не полностью им придерживается. Также некоторые образцы документов в администрацию Деминского сельсовета поступают из Неверкинской районной администрации. Эти образцы, на которые должен опираться специалист при составлении документов, не всегда оформлены по ГОСТам.
На специалиста 1 категории возложено очень много обязанностей, с которыми одному человеку справляться сложно. Также невозможно не учитывать и большой документооборот администрации. Поэтому, я считаю, у специалиста должен быть высококвалифицированный помощник.
Заключение
В ходе производственной практики я познакомилась с историей, функциями, задачами и структурой администрации, изучила процесс документирования деятельности и документооборот учреждения, построение информационно-поисковой системы, классификацию и систематизацию документов, правила оформления дел, подготовку дел к сдаче в архив. Выявила ошибки в документации администрации, высказала свои замечания и предложения по организации деятельности сотрудников.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 630-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Кузнецова. Делопроизводство. Москва: Издательство ПРИОР, 2003
3. М.В. Стенюков. Образцы документов по делопроизводству. Москва: Издательство ПРИОР, 2000.
4. Компьютерное делопроизводство. - СПб., 2002.- 333-354 с.
