Движение документов в ООО «Авеста» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ООО «Авеста», регламентируются инструкцией по ведению делопроизводства и должностными инструкциями сотрудников.
Как и в большинстве организаций в ООО «Авеста» можно выделить 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.
Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.
Прием и отправка документов в ООО «Авеста» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. С помощью почтовой и курьерской связи пересылаются письменная корреспонденция в виде писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий. По каналам электронной связи поступают и передаются: факсограммы, сообщения по электронной почте.
В ООО «Авеста» ответственным за получение и учет корреспонденции является секретарь-референт, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирает секретарь-референт. Это не приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками.
Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем-референтом. Проверяется правильность доставки, проверяется целостность упаковки документов, конверты с документами вскрываются, проверяется наличие приложений. Конверты от писем не уничтожаются, а прикрепляются к верхнему левому углу документа для определения времени отправки и получения документа.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения секретарь-референт смотрит список регистрируемых документов в инструкции по ведению делопроизводства в организации.
На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату и номер документа. Зарегистрированные документы передают в отдел, в чьей компетенции находится решение того или иного вопроса. Документы с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.
После рассмотрения документов начальником отдела наносится резолюция, либо дается устное поручение исполнителю. После завершения работы с документами и решения всех вопросов по делу они отправляются с нужное дело (папку). Не всегда делается отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Отправляемые ООО «Авеста» документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
· составление проекта документа исполнителем;
· согласование проекта документа;
· подписание документа руководителем;
· регистрация документа;
· отправка документа адресату;
· отправка второго экземпляра документов в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Если количество писем больше четырех, то составляется реестр почтовых отправлений. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса отправляются в дело с исходящей перепиской.
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности.
1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения) составляются и оформляются по указанию руководителя организации секретарем-референтом.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридическим отделом.
3. Согласованные приказы подписываются руководителем.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем-референтом и направляются в отделы для исполнения
Передача внутренних документов между сотрудниками ООО «Авеста» осуществляется по локальной сети в электронном виде или через секретаря-референта в печатном виде.
