ПЛАН
1. Номенклатура дел (НД)
2. Порядок составления, согласования и утверждения
2.1 Схема построения НД
3. Составление заголовков дел
4. Индексация дел
5. Графа «Количество дел»
6. Графа «Срок хранения дела (тома, части) и статья по перечню»
7. Графа «Примечания»
8. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
9. Виды НД
Научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяющая правильно формировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разработаны схемы группировки документов в первичные (тематически) дела. Эти классификационные справочники – номенклатура дел.
Номенклатура дел (НД) – систематизированный список наименований дел заводимых в дп, дел с указанием сроков хранения, утверждаемый в установленном порядке.
НД, раскрывая содержание и характер деятельности организации, обеспечивает порядок формирования дел, порядок учета дел в делопроизводстве и в архиве.
Контроль за соблюдение НД структурного подразделения организации – одна из основных функций службы доу.
Помимо того, что НД выполняет функции указателя основных направлений деятельности организации, схемы группировки исполненных документов по тематическим комплексам – делам, базы для индексирования документов и дел, она также выполняет функции указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве. НД выполняет функцию учетного документа в архивах для дел временного (до 10 лет) хранения.
Порядок составления, согласования и утверждения
Ответственность за разработку НД возлагается а СДОУ (канцелярию, секретариат, общий отдел, управление делами). Составлением НД должны заниматься и руководящие работники и специалисты организации, хорошо знающие задачи своих структурных подразделений, могут прогнозировать состав документов на предстоящий год, определять ценность документов.
Неправильно поручать работу только заведующему архивом. Он принимает участие в разработке, но его задачей является оказание методической помощи.
НД составляется в 4 квартале текущего года, чтобы СДОУ и архив смогли до 1 января согласовать и утвердить НД в установленном порядке. Несвоевременно составление НД может привести к нарушению требований по комплектованию дел.
Прежде чем приступить к составлению НД, необходимо провести организационную работу. Руководитель СДОУ и заведующий архивом проводят совещание с представителями всех структурных подразделений, на котором подводятся итоги по формированию дел и НД в текущем году, даются указания о сроках представления НД в СДОУ, её согласовании и утверждении.
Для составления НД используются уставы или положения об организации, структурных подразделениях (в них определены функции организации и будут соответственно формироваться дела), должностные инструкции, штатные расписания (названию отдела и должность), планы, отчеты, регистрационные формы (журналы и картотеки), номенклатуры за прошлые годы, описи дел постоянного и временного хранения, перечни типовых документов и ведомственные перечни дел с указанием сроков хранения. Уставы, положению, штатные расписания, инструкции помогают определить схему построения НД с учетом расположения структурных подразделений, уточнить их задачи и функции на следующий год. Учетно-регистрационные формы помогают уточнить состав и содержание документов. Перечни – виды документов с указанием сроков хранения и группировку документов в дела. Номенклатуры дел истекшего года и описи дают сведения о ранее заведенных делах, образованных процессах деятельности организации.
При составлении НД руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству, Основными правилами работы архивов 1997 г.
Во вновь созданной организации НД составляется в любое время года, а затем -- к началу делопроизводственного года. Точно также при реорганизации НД должна быть составлена в любое время года. Могут быть случаи, когда вновь созданная организация получает от предшественника или другой организации незавершенные делопроизводством дела для дальнейшей работы с ними. В таком случае эти дела включаются в НД правопреемника для продолжения их в делопроизводстве (в качестве резервных номеров).
НД должна охватывать весь объем документов, образующихся в организации, не зависимо от сроков их хранения. В НД также включаются все учетно-регистрационные формы (книги, журналы, карточки).
Не подлежит включению в НД вся печатная продукция, национальный реестр правовых актов и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, бюллетени и др.
В деятельности организаций сложилась практика заведения группы дел по отдельным вопросам, решаемых в течение нескольких лет – переходящих дел. Они могут пополняться документами всего периода, и их ведение ежегодно предусматривается НД. Переходящие дела включаются в НД следующего делопроизводственного года под тем же индексом.
Переходные дела условно подразделяются на:
· Незавершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопроса: документы о реорганизации и ликвидации организации, отчеты, переписка;
· Дела, которые ведутся в течении нескольких лет до окончательного заполнения форм: учетно-регистрационные формы (журнал учета договоров, книга замечаний и предложений);
· Дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые могут формироваться в течение нескольких лет. В организациях в течение делопроизводственного года получаются несколько инструкций. В таком случае дело формируется, пока не достигнет объема в 200-250 листов. Например, инструкции, методические указания Министерства по налогам и сборам.
Если в истекшем году дело состояло из 2 или более томов, а последний том не закончен, то в НД будущего года включаются все тома переходящего дела.
Основой для составления НД в организации в целом служат НД структурных подразделений. В структурных подразделениях НД составляются исполнителями совместно с должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства этой службы.
СДОУ и архив оказывают необходимую консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в том числе и по подготовке НД. Заведующий архивом проверяет правильность формулировок названий дел, сроков составления дел. Поэтому НД структурного подразделения в обязательном порядке визируется заведующим архивом или лицо, ответственное за архив. При наличии экспертной комиссии (ЭК) в структурном подразделении НД согласовывается с ней. Затем НД подписывается руководителем этого подразделения. После этого структурные подразделения передают свои НД в СДОУ (или специалисту, ответственному за организацию документооборота). На основании НД структурных подразделений СДОУ разрабатывает сводную НД по организации в целом.
Сводная номенклатура визируется заведующим архивом, подписывается руководителем СДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации. Ежегодно НД в организации уточнятся, перепечатывается и утверждается руководителем организации (1 января). Ежегодный экземпляр НД является документом постоянного хранения и включается в раздел НД СДОУ.
НД государственных организаций, сдающих документы на хранение по истечении истекших сроков ведомственного хранения (5, 10 и 15 лет) в государственный архив, согласовывается не менее чем 1 раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения.
Государственные организации (10 тыс.), не сдающие документы в государственный архив, согласовывают свою НД 1 раз в 5 лет с ЦЭК вышестоящей организации (внутриведомственный контроль).
НД негосударственные организации, заключившие договор с государственным архивом, согласовывают НД также 1 раз в 5 лет с ЭПК или ЭМК архивного учреждения. Негосударственные организации, не заключавшие договор, свою НД согласовывают с собственной ЭК. Но НД должны быть составлены также как в государственных.
Ежегодно НД в организациях уточняются, перепечатываются и переутверждаются. НД структурного подразделения постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры СДОУ.
Составляются 4 экземпляра НД (максимум):
1. Хранится в СДОУ. Он включается в НД СДОУ и хранится постоянно.
2. Используется в качестве рабочего экземпляра. После утверждения сводной НД структурные подразделения получают выписки из этой НД по своему разделу. Выписка хранится в структурном подразделении 5 лет и включается в соответствующий раздел НД этого структурного подразделения.
3. Передается в архив организации. Заведующий архивом на основании номенклатуры дел проверяет формирование дел в структурных подразделениях в течении делопроизводственного года. В соответствии с этой НД заведующий архивом ведет контроль за передачей дел в архив и прём дел с временными сроками хранения (до 10 лет).
4. Передается на согласование (1 раз в 5 лет) в соответствующий государственный архив или архив вышестоящей организации, если организация не является источником комплектования государственного архива. В государственном архиве ведется наблюдательное дело, включающее все номенклатуры, справки и т.п. + карточку учета: кто руководитель, его данные, что принималось, реорганизация и т.д. Именно для этого нужен 4 экземпляр.
НД может быть составлена и в 2 экземплярах, если, например, на СДОУ возложены обязанности по ведению архива, а сама организация имеет негосударственную собственность, и не заключала договор с архивом.
В НД после наименований основных структурных подразделений в порядке значимости включаются дела общественных организаций. Например, профсоюзный комитет, комиссия, советы. В НД также включаются дела, которые заводятся и в архиве.
Схема построения НД
В сводной номенклатуре дел названия структурных подразделений располагаются в соответствии со штатным расписанием. При это документы СДОУ в любом случае располагаются в начале номенклатуры. Это связано с тем, что в СДОУ откладываются ОРД руководства организации (приказы, устав, положение), документы, касающиеся деятельности всей организации в целом (переписка по основным вопросам деятельности).
Обычно НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение только по функциональному принципу (если в организации мало человек) в организациях, не имеющих устойчивой структуры. Разделами НД, построенной по структурному принципу, являются названия структурных подразделений, располагающиеся в соответствии со штатным расписанием:
1. Канцелярия;
2. Производственно-технический отдел;
3. Отдел техники безопасности;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров;
6. …
15. Архив;
…
20. Профсоюзный комитет.
При структурно-функциональном принципе разделами будут названия структурных подразделений и названия направлений деятельности. Например:
1. Руководство (СДОУ – секретарь руководителя);
2. Организация производственной деятельности;
3. Финансирование;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров
6. Техника безопасности;
7. …
15. Архив.
…
20. Профком.
Разделами по функциональному принципу являются только направления деятельности. Например:
1. Руководство;
2. Организация производственной деятельности;;
3. Бухгалтерский учет и отчетность;
4. Техника безопасности;
5. Профком.
В организациях со сложной структурой разделами НД, построенной по структурному принципу, могут быть названия более мелких подразделений (отделов, секторов, групп) или направлений деятельности:
…
5. Управление договорно-правовой и кадровой работой
5.1. юридический отдел
5.2. отдел кадров
5.3. договорно-правовая работа.
Соответственно, индексом дела будет, например, 5.1-2/35, 5-1-2, 5-1-3.
Каждый раздел в сводной НД начинается, как правило, с новой страницы. В этом случае легче использовать в качестве рабочего 3 экземпляр, передаваемый в структурные подразделения.
В свою очередь, расположение дел внутри каждого раздела и подраздела НД определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Формулирование наименование каждого дела надо исходить из того, что в дело включаются документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.
В каждом структурном подразделении дела размещаются по группам, а внутри каждой группы располагаются в следующем порядке:
1. Дела постоянного хранения;
2. Дела временного хранения (более 10 лет);
3. Дела временного хранения (менее 10 лет).
Например:
1. Годовой финансовый отчет;
2. Квартальный отчет;
3. Месячный отчет.
Расположение наименований дел в пределах НД зависит от признаков их заведения, которые отражаются в следующей последовательности:
1. Номинальный (приказ по основной деятельности, например);
2. Авторский;
3. Предметно-вопросный;
4. Корреспондентский;
5. Географический;
6. Хронологический.
Тек, наименования дел, более важных с точки зрения номинальной характеристики, т.е. указания их вида (устав, положение, приказ), выдвигаются на первое место. Поэтому в НД в начале указываются дела с организационными документами (устав, инструкция); затем – с распорядительными (прежде всего вышестоящих организаций); затем – с распорядительными документами руководителя данной организации; затем – протоколы; штатное расписание; планы; отчеты; договоры; бухгалтерские документы; справочно-информационные документы (акты, справки, докладные); в конце располагается переписка.
Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в порядке следования периодов, за которые сгруппированы документы. Например, в группе дел с планами в начале могут идти перспективные, затем годовые, квартальные и т.д. Аналогично систематизируются и планы, отчеты.
С учетом данного требования после подлинников приказов включаются дела с копиями приказов. Однородные дела с корреспондентским, географическим и другими признаками заведения располагаются в алфавитном порядке.
