Создание запроса на совпадение с помощью Конструктора

MS Access. Запросы

Назначение и основные типы запросов

Запросы позволяют выбирать данные из базы по определенному критерию и/или выполняют определенные действия над ними. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В MS Access есть несколько типов запросов:

1 1 Запросы на выборку. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

2 2 Запросы с параметрами. Запрос с параметрами − это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем MS Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

3 3 Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее арифметическое, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой − заголовки строк.

4 4 Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

· · Запрос на удаление записей. Данный запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц;

· · Запрос на обновление записей. Данный запрос вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории;

· · Запрос на добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них;

· · Запрос на создание таблицы. Данный запрос создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

5 5 Запросы SQL. Запрос SQL − это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL (Structured Query Language − структурированный язык запросов), позволяющих пользователю записывать для хранения, искать и получать информацию из базы данных в интерактивном режиме.

Создание запросов

Запрос на выборку

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы.

Для создания запроса на выборку с помощью Мастера необходимо выполнить следующие действия:

1 1 В окне базы данных выбрать вкладку Запросы и команду Создать.

2 2 В появившемся диалоговом окне выбрать команду Простой запрос / ОК.

3 3 В следующем диалоговом окне найти и выбрать требуемую таблицу или запрос, перенести поля, отвечающие цели запроса, из списка Доступные поля в список Выбранные поля.

4 4 В последнем диалоговом окне дать имя запросу и нажать кнопку Готово.

Чтобы создать запрос на выборку с помощью Конструктора, выполняют следующие действия:

1 1 В окне базы данных выбирают вкладку Запросы и команду Создать.

2 2 В открывшемся диалоговом окне указывают команду Конструктор.

3 3 В окне диалога Добавление таблицы переходят на вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

4 4 Двойным щелчком или с помощью кнопки Добавить выбирают требуемые объекты, закрывают окно Добавление таблицы.

5 5 Помещают поля, соответствующие цели запроса, в бланк запроса, используя для этого, например, двойной щелчок по необходимому полю.

6 6 Просматривают результат с помощью кнопки − Вид панели инструментов.

Структура бланка запроса

Запрос в режиме Конструктора состоит из следующих основных частей: списка полей объектов БД, на основе которых создается запрос (рисунок 1.1), и бланка запроса (рисунок 1.2).

Рисунок 1.1 − Список полей запроса в режиме Конструктора

Рисунок 1.2 − Бланк запроса в режиме Конструктора

Бланк запроса представляет собой таблицу, столбцы которой являются полями запроса, а строки − свойствами полей запроса. Рассмотрим свойства полей запроса:

· · поле – в данной строке выводится название поля запроса;

· · имя таблицы – в данной строке выводится имя таблицы, в которой находится соответствующее поле запроса;

· · сортировка – в данной строке выбирается тип сортировки записей соответствующего поля запроса. Возможные варианты сортировки выбираются из списка (рисунок 1.3);

· · вывод на экран – данное свойство регулирует вывод на экран записей соответствующего поля: ¨ – не выводить, þ − выводить;

· · условие отбора…или – в данной строке указываются условия отбора записей соответствующего поля.

Рисунок 1.3 − Выбор варианта сортировки

Создание запроса на совпадение с помощью Конструктора

Запрос на совпадение позволяет выбрать информацию по определенному условию, введённому в строке Условие отбора для заданного поля. Иначе его называют запрос с условием.

Для создания запроса на совпадение следует выполнить действия:

1 1 Открыть в режиме Конструктора существующий запрос или создать новый запрос на выборку.

2 2 В бланке запроса в строке Условие отбора для поля, содержащего данные, подлежащие отбору, задать требуемое значение или диапазон значений.

3 3 Просмотреть результат.