Контроль платежного документа

Начало операционного дня

С момента открытия банка для обслуживания клиентов начина­ется операционный день банка.

Операционным днем банка называется период, в течение которого происходит переход банка из одного фиксированного финансового состояния в другое. Фиксированным состоянием банка является финансовое состояние, соответствующее документарному балансу.

Начало операционного дня характеризуется балансом на начало дня и датой операционного дня. При стандартном начале работы дата операционного дня совпадает с текущей датой. В некоторых случаях дата операционного дня может не совпадать с текущей, но дата операционного дня должна совпадать с машинной датой. Пока операционный день не определен, заблокированы все операции с документами на эту дату.

Началу операционного дня бан­ка предшествует ряд подготовительных мероприятий, которые могут проводиться как до начала операционного дня, так и пос­ле окончания предыдущего дня. К подобным мероприятиям мож­но отнести сортировку различной отчетности, проверку состоя­ния счетов, подготовку заказных отчетов и различного рода служебных отчетов для внутреннего пользования.

Формирование первичных платежных документов

Первичные платежные документы (см. рис. 3.1) могут поступать как лично от клиента или контрагентов в бумажном виде, так и в электронном виде из систем дистанционного обслуживания или формироваться в процессе деятельности банка (1).

Приемом платежных документов от клиентов занимается опе­рационист. Первым этапом обработки платежного документа кли­ента является проверка входной информации (2), осуществляемая несколькими способами. Вначале операционист просматривает документ, определяя правильность его заполнения и возможность проведения операции. Это визуальный контроль. В процессе визу­ального контроля сверяются образцы подписей, заполненность необходимых граф документа. Далее операционист вводит в ком­пьютер информацию с документа: номер счета клиента и коррес­пондента, БИКи банков клиента и корреспондента, дату, сумму. При вводе в системе с использованием системных справочников выполняется логический контроль документа. Во-первых, прове­ряется, есть ли данный лицевой счет клиента в банке, является ли счет открытым. Наличие счета проверяется в массиве лицевых сче­тов, и номер введенного счета сверяется (или непосредственно выбирается) с номером счета, имеющимся в базе данных. Кроме того, контролируется правильность номеров счетов корреспонден­та. Так как счет корреспондента открыт, как правило, в другом банке и нет возможности проверить его по массивам номеров ли­цевых счетов, то используется контроль по ключу. В номер счета включается рассчитанное по специальной формуле число.

Обычно на этапе ввода в систему первичные документы разбиваются на группы, для которых действуют отдельные схемы дальнейшей обработки.

Контроль платежного документа

Рассмотрим схему контроля платежного поручения клиента, ко­торая в наиболее полной мере иллюстрирует особенности дан­ного этапа. К кассовым, внебалансовым и внутренним докумен­там могут применяться другие схемы контроля, которые, как правило, являются менее жесткими.

После завершения ввода (3) платежный документ попадает в систему. Далее платежный документ подвергается кон­тролю - верификации (4). Наиболее проста и надежна технология повторного ввода документов, при которой каждый документ вво­дится в систему дважды, причем в идеале эту работу должны вы­полнять разные люди. Документ считается верифицированным только в случае полной идентичности введенных значений полей документа при начальном вводе и при вводе в целях контроля. Данный метод имеет тот существенный недостаток, что резко возрастают операционные издержки в связи с необходимостью использования больших трудовых ресурсов. Метод может исполь­зоваться и в сокращенном варианте, когда двойному вводу под­лежит не вся информация, а только основная ее часть (коррес­пондирующие счета и сумма или только сумма). Также может использоваться система условий: например, если сумма документа выше заданной или в корреспонденции указан счет какого-либо особо уважаемого клиента, то документ подлежит двойному вво­ду частично или полностью.

Другой метод - арифметический контроль. Он позволяет уменьшить вероятность совершаемых сотрудниками банка ошибок и следовательно, повысить надежность прохождения документов через банк за счет многократного контроля их сумм. При приеме документов сотрудники банка сортируют их в соответ­ствии с некоторыми принципами исходя из особенностей рабо­ты конкретного банка. Пачки могут формироваться по ответственным исполнителям, за которыми закреплены определенный участок работы или определенные клиенты. После того как пачка сфор. мирована, рассчитывается общая сумма всех входящих в нее до. кументов. Документы пачки вводятся в систему и затем переда­ются вместе с рассчитанной суммой контролеру. Контролер сверяет сумму собственных расчетов с суммой, полученной от си­стемы. Если суммы не сходятся, пачка передается на повторную обработку.

Отдельно стоит отметить необходимость правильного орга­низационного построения работы по приему и обработке пла­тежных документов. Речь идет о построении оптимальной схемы распределения обязанностей между операционистами, участву­ющими в обработке платежного оборота и обслуживании клиен­тов. Рассмотрим две схемы.

Первая схема подразумевает распределение операционной ра­боты по участкам исходя из специализации большинства сотруд­ников на конкретных работах. При такой схеме один операционист осуществляет прием и обработку, например, кассовых документов, другой - прием платежных поручений на перечисление средств, третий - оказывает консультационные услуги, четвертый - прини­мает заявки на продажу или покупку иностранной валюты, на опе­рации конвертации, отдельная группа работников осуществляет сортировку документов, оформляет необходимые формы внутри­банковской отчетности по операциям дня, а также выполняет все операции по контролю обработанных документов и т.д.

Такие схемы, сформированные почти стихийно, малоэффек­тивны из-за неравномерного распределения обязанностей и потерь при взаимодействии между участками. Некоторые работники ока­зываются сильно перегружены, другие, наоборот, постоянно сво­бодны. Много времени теряется на перемещение документов с уча­стка на участок и разнообразные согласования. Снижается качество обслуживания клиентов, прежде всего за счет уменьше­ния конфиденциальности (в дела и проблемы клиента оказывает­ся посвящено несколько работников банка), неудобства обслу­живания (клиент вынужден терять время на «хождения» внутри банка по необходимым ему работникам, иногда по нескольку раз отстаивать в очередях). Для банка такая организация работы опасна даже не столько возможным увеличением операционных издержек, сколько созданием благоприятной обстановки для зло­употреблений, потерей прозрачности в информационной среде

Сказанное выше относится к достаточно крупным банкам с документооборотом более тысячи документов в день.

Вторая схема, которую обычно используют средние и круп­ные банки и которая, как показывает практика, более эффектив­на и удобна, прежде всего для клиентов, строится на универсаль­ности операционных работников, занимающихся непосредственно с клиентами, и максимальном увеличении спектров операций, которые они могут обрабатывать сразу в одном месте.

При такой схеме увеличивается количество операционных ра­ботников, обслуживающих клиентов в одном месте (операцион­ный зал), но в то же время уменьшается количество работников, занятых операционной работой в других отделах (таких, как век­сельный отдел, валютный отдел, внутренняя бухгалтерия и про­чие), сводятся до минимума «хождения» клиентов и сотрудников по банку с документами и циркуляция разнообразных внутренних бумажных документов. На все смежные подразделения при такой схеме удобнее возложить функции администрирования, улажива­ния нестандартных ситуаций, разработки новых операций и схем обслуживания, а также непосредственного осуществления опера­ций (покупка ценных бумаг, конвертация валюты и прочее). В та­ком случае получится, что любой из операционистов может осу­ществить практически весь спектр необходимых клиенту услуг (оформление кассовых документов, обработка платежных доку­ментов, оформление заявок на конвертацию валют, работа с кар­тотеками клиента и оказание консультационных услуг).

В отдельных ситуациях используется «привязка» клиентов к отдельным операционистам, т.е. всех клиентов, исходя из данных по их среднему документообороту, делят между операционными работниками, чтобы средняя нагрузка была у всех одинаковой. Это Удобнее и клиенту, так как он будет общаться постоянно только ^с одним сотрудником банка. Индивидуальный подход уменьша­ет время обработки документов и способствует резкому повыше­нию качества обслуживания в целом.