Формирование запросов на выборку

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

дисциплины

Информационное обеспечение СУ ТП

для выполнения лабораторной работы № 2

«Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных»

 

 

Разработал: ст. преподаватель

Е. А. Закурдаева

 

Кумертау - 2014

Цель работы: получить практические навыки по технологии работы в среде системы управления базами данных Access 2007, что позволит профессионально создавать и редактировать базы данных реляционного типа, осуществлять к ним запросы, формировать отчеты и т.д.

 

Теоретические сведения

Формирование запросов на выборку

 

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access 2007. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В Access 2007 можно создать следующие виды запросов:

· запрос на выборку;

· запрос с параметрами;

· перекрестный запрос;

· запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

· запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести на экран фамилии доцентов, стаж работы которых более 15 лет (на основании таблицы Преподаватели).

Примечание. Простые запросы на выборку практически

не отличаются от фильтров. Более того,

фильтры можно сохранять как запросы.

 

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и т.д. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основании таблицы Преподаватели).

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса вам будет предлагаться ввести фамилию преподавателя, а затем на экране будут выведены все поля, которые вы указали в запросе, например, фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая им дисциплина.

 

 

Рисунок 1 – Окно выбора вариантов построения запросов

 

Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть кнопку <Создать>. Откроется окно <<Новый запрос>>, вид которого представлен на рис. 1.

В окне вы должны выбрать один из пяти пунктов: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Конструктор позволит вам самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. (Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей.) Что такое перекрестный запрос рассматривалось выше. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос для поиска повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

У вас может возникнуть вопрос: как создать запросы с параметрами или запросы на изменение, если при создании запроса они явно не указаны? Следует отметить, что основой для всех этих запросов является запрос на выборку, т.е. сначала необходимо определить набор данных, с которыми хотите работать. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров производится в строке Условия отбора для соответствующих полей. Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос – в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение.

При выполнении запроса на выборку Access 2007 извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных.

После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование. Хотя сам по себе динамический набор данных больше не существует, данные, которые в нем содержались, остаются в базовых таблицах.

При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. при сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

· на физическом носителе информации требуется меньший объем пространства;

· запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).

Для сохранения запроса следует выполнить следующие действия. Выполните команду Файл, Сохранить или щелкните по кнопке <Сохранить>. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне <<Сохранение>>.

 

2 Формирование отчетов

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать, Access предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если вы создаете простой отчет без группировки данных, то вам предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных (на экране или на бумаге). В формах используются вычисляемые поля. В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке <Создать>. Откроется окно <<Новый отчет>>, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчетов: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструкто р позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ является наиболее удобным. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный – самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм может создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

 

Задание 1