Ход работы
Предположим, прошел год, студенты перешли на следующий курс, изменились их личные данные, некоторые закончили колледж, пришли новые. Нужно обновить базу данных.
Задание 1. Откройте учебную БД, изготовленную на прошлом занятии.
Порядок работы:
· Вызовите программу Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
· В диалоговом окне Открыть выберите имя вашей базы данных. На экране появится окно с основными элементами базы данных.
· В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные и Группы.
Самостоятельное задание. Создайте новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы. Для этого:
· Задайте ключевое поле Код.
· Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы 101.
· Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.
Задание 2. Постройте запрос на обновление.
Нужно исправить значения полей в таблице Список — заменить номер курса на соответствующее слово: 1 на Первый, 2 на Второй, 3 на Третий, 4 на Последний.
Замечание. Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как поле Курс объявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля на текстовый. Для этого следует:
· перейти на закладку Таблица;
· выделить таблицу Список;
· щелкнуть по кнопке Конструктор;
· исправить тип поля Курс на текстовый;
· сохранить таблицу;
· закрыть таблицу.
Порядок работы:
· Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопке Создать.
· В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкните по кнопке ОК.
· Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.
· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
· Выберите поле Курс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов (рис. 34) и выберите команду Обновление.
Рис. 34
· Введите условие замены: в поле Курс заменить все цифры 1 на слово Первый. Условие отбора представлено на рис. 35.
Рис. 35
· Щелкните по кнопке 
выполнения запроса.
· Подтвердите обновление записей.
· Закройте запрос, сохранив его с именем Первый курс.
· Выберите вкладку Таблицы.
· Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.
Самостоятельное задание. Создайте запросы, меняющий все остальные значения поля Курс на соответствующее слово.
Задание 3. Постройте запрос на добавление.
Примечание. Записи из таблицы Новая группа нужно добавить в таблицу Список.
Порядок работы:
· Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопке Создать.
· В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор.
· Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.
· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
· Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа) согласно рис. 36. (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию).
Рис. 36
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Добавление.
· В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.
· Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.
Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного вопроса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список–Личные данные, удалите условия Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. Видимо, вы нечаянно их включили, хотя в работе 3 этого не требовалось. При включении условия Каскадное обновление связанных полей эти поля нельзя вводить отдельно.
· Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.
· Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.
Задание 4. Постройте запрос на удаление.
Пояснение. Нужно удалить записи тех учеников, которые закончили колледж (в данном случае тех, у которых курс был 4). Предварительно разорвите связьСписок – Личные данные.
Порядок работы:
· Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопке Создать.
· В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор.
· Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.
· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Удаление.
· Выберите поле Курс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.
· Введите условие отбора Последний (рис. 37).
Замечание. Для предварительного просмотра удаляемых записей щелкните по кнопке –Вид на панели инструментов. Для возврата в режимКонструктор снова щелкните по этой кнопке на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режимеКонструктор.
· Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.
· Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.
· Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.
Рис. 37
Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление, которые меняют курс и номер группы на единицу больше. Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них курс Первый и соответствующие группы в колледже.
Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы.
Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access из таблицы Личные данные. (Снова создайте связь Список – Личные данные).
Порядок работы:
· Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопке Создать.
· В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор.
· Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке
Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы...
· Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.
· Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access из таблицы Личные данные (рис. 38).
Рис. 38
· Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с именем Новая_таблица.
· Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успеваемость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем добавлены только старые записи, так как в таблицу Личные данные дополнительные записи не вошли.
Задание 6. Создайте перекрестный запрос.
Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос.
Порядок работы:
· Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопке Создать.
· В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос.
· В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее.
· Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, — Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.
· Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кнопке Далее.
· Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count — количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.
· Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово.
Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных
группой по изучению Excel и Access.
Предъявите преподавателю: все построенные запросына экране дисплея.
Задание 7. Завершите работу с Access.
Порядок работы:
· Выполните команду Файл/Выход.
· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.
