Создание таблицы в окне конструктора

Создание таблиц в окне конструктора предоставляет вам наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. Для того чтобы перейти в конструктор таблиц, выберите из списка возможных вариантов в окне диалога «Новая таблица» опцию Конструктор и нажмите кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы. В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле.

Давайте вначале рассмотрим определение полей таблицы.

Наименование поля

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании наименований полей вы должны следовать следующим правилам:

Наименование поля может содержать до 64 символов, но не следует зло­употреблять этой возможностью, задавая слишком длинные имена.

Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (“), прямых скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.

Наименование поля не может начинаться с пробела.

Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

В качестве наименования поля рекомендуется использовать аббре­виатуры или краткие названия.

Типы данных

Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определе­ния типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле столбца Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

- Текстовый

- Числовой

- Денежный

- Счетчик

- Даты/времени

- Логический

- Поле MEMO

- Поле объекта OLE

- Гиперссылка

- Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве под­писи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящее­ся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данным, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода зна­чения
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пус­тых строк ("")
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю
Сжатие Юникод	Устанавливает сжатие полей, для хранения данных в которых используется кодировка Юникод (поля MEMO, гиперссылки и текстовые поля)

 

Текстовые поля

При вводе имени поля по умолчанию MS Access присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50.

Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.

Для изменения ширины поля нужно в строке Размер поля раздела «Свойства поля» задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255). Например, если вы зададите ширину поля равной 25, то это означает, что в такое поле не могут быть введены значения, длина которых превышает 25 символов.

Ниже приведены примеры данных, которые вы можете ввести в различные записи такого поля:

Музыкальный центр

ЦКБ "ЦИКЛОН"

123-34-78 (домашний)

Числовые поля

Познакомившись с текстовыми полями, вы знаете, что в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры. В связи с этим возникает вопрос: с какой целью вводится числовой тип полей? В качестве основных аргументов по использованию числовых полей приведем следующие:

1. При вводе данных числового типа автоматически производится проверка данных. Если данные содержат текстовые или специальные символы, MS Access выдаст предупреждение, и ошибочные данные не будут введены.

2. Только над числовыми полями возможно выполнение математических операций.

Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа:

Значение	Описание	Кол-во знаков	Размер
Байт	Числа от 0 до 255 (без дробной час­ти)		1 байт
Целое	Числа от -32768 до 32767 (без дроб­ной части)		2 байта
Длинное целое	(Значение по умолчанию). Числа от -2147483648 до 2147483647 (без дробной части)		4 байта
Одинарное с плавающей точкой (4 байта)	Числа от -3.402823*1038 до - 1.401 298* 10-45 для отрицательных величин и от 1.401298*10-45 до 3.402823*1 038 — для положительных		4 байта
Двойное с плавающей точкой (8 байт)	Числа от -1.79769313486232+10308 до -4.94065645841 247+10-324 для отрицательных величин и от 4.94065645841 247+10-324 до 1.79769313486232*10308 — для положительных		8 байт
Код репликации	Уникальный глобальный идентификатор (GUID)	Не определено	16 байт
Действительное	Числа от –1038 -1 до 1038 -1 (.adp) Числа от –1028.-1 до 1028 -1 (.mdb)		12 байт

Прежде чем установить размер поля, подумайте, какие значения вы будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, вы сэкономите место для хранения данных.

Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15.. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

Поля денежного типа

Денежное поле аналогично числовому полю. В отличие же от числового поля, для денежного поля свойство Формат поля устанавливается автоматически в значение Денежный, а свойство Число десятичных знаков принимает значение, равное двум знакам после запятой, которое вы при желании можете изменить. С помощью денежного типа полей можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. При этом размер поля составляет 8 байт.

Поля типа Счетчик

Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на 1 при добавлении каждой новой записи, или могут быть любыми случайными числами.

Поля дат/времени

Использование для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет вам ряд дополнительных преимуществ:

1. MS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных.

2. При вводе дат MS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

В поле данного типа может содержаться любая дата и время от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого типа занимают 8 байт.

Логические поля

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вк л эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл — логическому значению False.

Если вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение автоматически преобразуется в Да.

При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный.