Każdy projekt realizowany w środowisku Prince 2 musi uwzględniać wszystkie procesy pozwalające na metodyczne i ustrukturyzowane zarządzanie projektami i mieć:
Jasno określone uzasadnienie biznesowe, prezentujące korzyści i ryzyko przedsięwzięcia
Właściwie zdefiniowany i jednoznaczny zestaw produktów i(lub) wyników końcowych
Odpowiedni zestaw działań do stworzenia produktów i(lub) wyników końcowych
Odpowiednie zasoby do podejmowania działań
Skończony czas realizacji i odpowiednie dostosowanie organizacyjne dla zapewnienia sterowania
Strukturę organizacyjną ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności
Zestaw procesów wraz z odpowiednimi technikami, pomagającymi w planowaniu i kontrolowaniu projektu oraz w doprowadzeniu go do pomyślnego zakończenia
Źródło: Opracowanie własne
Procesy
PRINCE2 cechuje podejście procesowe do zarządzania projektem. Metodyka definiuje szczegółowo siedem procesów:
Przygotowanie projektu - PP (ang. Starting up a project - SU)
Zarządzanie strategiczne projektem - ZS (ang. Directing a project - DP)
Inicjowanie projektu - IP (ang. Initiating a project - IP)
Sterowanie etapem - SE (ang. Controlling a stage - CS)
Zarządzanie wytwarzaniem produktów - WP (ang. Managing product delivery - MP)
Zarządzanie zakresem etapu - ZE (ang. Managing a stage boundary - SB)
Zamykanie projektu - ZP (ang. Closing a project - CP)
Zarządzanie strategiczne projektem (ZS) - Proces ten realizuje funkcje, za które odpowiedzialny jest Komitet Sterujący. Kierownik Projektu informuje Komitet Sterujący w raportach okresowych o stanie projektu. Bieżące zarządzanie pozostawione jest w wyłącznej kompetencji Kierownika Projektu. Komitet Sterujący angażuje się tylko na granicach etapów zarządczych, gdzie decyduje, czy należy kontynuować prace przechodząc do następnego etapu. Fundamentalną zasadą PRINCE2 jest zarządzanie poprzez wyjątki (management by exception), co oznacza, że jedyną dodatkową sytuacją, kiedy Komitet Sterujący angażuje się w podejmowanie decyzji projektowych jest moment, gdy uzyska informacje, że projekt jest zagrożony wyjściem poza zakres tolerancji.[7]
ZS1. Zezwolenie na inicjowanie projektu (ang. DP1. Authorising Initiation)
ZS2. Zezwolenie na realizację projektu (ang. DP2. Authorising a Project)
ZS3. Zezwolenie na realizację etapu lub planu awaryjnego (ang. DP3. Authorising a Stage or Exception Plan)
ZS4. Podejmowanie decyzji doraźnych (ang. DP4. Giving Ad Hoc Direction)
ZS5. Zatwierdzenie zamknięcia projektu (ang. DP5. Authorising Project Closure)
|
|
|
Inicjowanie projektu (IP) - proces, który umożliwia Komitetowi Sterującemu przez Zarządzanie strategiczne projektem zadecydowanie o tym, czy projekt jest wystarczająco zbieżny z celami organizacji lub programu, aby zatwierdzić jego kontynuację. Aby projekt uzyskał akceptację musi być starannie zaplanowany w sposób wystarczająco precyzyjny, aby uzyskać jednakowe zrozumienie, co do tego, jak mają być zrealizowane jego cele.[8] Wymaga to szczegółowego szacowania pracochłonności i kosztów. Wszystkie te parametry stanowią podstawę do zdefiniowania głównego dokumentu procesu, tj. Dokumentacji Inicjowania Projektu (DIP), która musi zostać zaakceptowana przez Komitet Sterujący zanim etap realizacji zostanie uruchomiony.
Intencją tego procesu jest ustanowienie solidnych podstaw projektu tak, aby przed zaangażowaniem się w jego realizację i poniesieniem znaczących kosztów organizacja miała jasność co do tego, jaka praca musi być wykonana w celu dostarczenia produktu projektu.
Aby osiągnąć tak określony cel należy zapewnić jednakowe rozumienie poniższych kwestii:
powody, dla których realizowany jest projekt, łącznie z oczekiwanymi korzyściami oraz związanym z tym ryzykiem;
zakres prac do wykonania oraz produkty, które projekt ma dostarczyć
jak, kiedy i po jakim koszcie mogą być one dostarczone;
kto będzie zaangażowany w procesy decyzyjne w ramach projektu;
w jaki sposób osiągnięta zostanie wymagana jakość projektu;
jak będą ustanowione i sprawdzane poziomy odniesienia;
jak określone, ocenione i skontrolowane zostaną ryzyka, zagadnienia, zmiany;
w jaki sposób odbędzie się monitorowanie i kontrola poczynionych postępów;
kto potrzebuje informacji, w jakiej formie i o jakim czasie;
w jaki sposób przyjęta przez organizację (lub program) metoda zarządzania projektem zostanie dostosowana do jego potrzeb.[9]
PODPROCESY
Proces inicjowania projektu dzieli się na kilka skupionych na osobie Kierownika Projektu czynności (podprocesów), do których należą:
IP1. Planowanie jakości (ang. IP1. Planning Quality )
Planowanie jakości - celem planowania jakości jest zapewnienie solidnej podstawy dla:
uzyskania zgody Komitetu Sterującego co do ogólnych oczekiwań jakościowych, potrzebnych produktów wraz z przypisanymi do nich kryteriami jakości; środków do osiągnięcia i oceny jakości, jak również kryteriów akceptacji, według których oceniane będą produkty projektu
przekazywania jednoznacznych informacji o powyższych uzgodnieniach tak, aby wśród wszystkich interesariuszypanowało wspólne zrozumienie tego, co projekt zamierza osiągnąć
elementów sterowania, tj. ustalenia skutecznej linii odniesienia dla kontroli jakości projektu (łącznie z tolerancją jakościoraz sprawdzonego sposobu na wytworzenie produktów, które odpowiadałyby swojemu przeznaczeniu.
|
|
|
ELEMENTY
Planowanie jakości według PRINCE2 obejmuje następujące czynności:[10]
zrozumienie oczekiwań jakościowych klienta,
zdefiniowanie kryteriów akceptacji projektu,
udokumentowanie oczekiwań jakościowych klienta oraz kryteriów akceptacji w opisie produktu projektu,
sformułowanie Strategii Zarządzania Jakością,
stworzenie jasnych opisów produktów projektu zawierających: kryteria jakości, tolerancje jakości, metodę osiągania jakości oraz odpowiedzialność za jakość,
założenie Rejestru Jakości.
IP2. Planowanie projektu (ang. IP2. Planning a Project )
IP3. Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka (ang. IP3. Refining the Business Case and Risks )
IP4. Ustanowienie elementów sterowania (ang. IP4. Setting Up Project Controls ) -Elementy sterowania pozwalają na zarządzanie projektem w sposób wydajny i efektywny, a także zgodny ze skalą, ryzykiem, złożonością i wagą realizowanego projektu. Skuteczne sterowanie projektem stanowi warunek wstępny dla zarządzania przez wyjątki (ang. management by exceptions) - jednej z fundamentalnych zasad metodyki PRINCE2.
Na elementy sterowania projektem składają się:
częstotliwość i forma komunikacji pomiędzy różnymi szczeblami zarządzania projektem;
liczba etapów, a wraz z nimi liczba ocen końcowych poszczególnych etapów;
mechanizmy do wychwycenia oraz analizowania zagadnień i zmian;
mechanizmy do przekazywania wyjątków na wyższe szczeble zarządzania;
tolerancje dla delegowanych uprawnień;
monitorowanie uprawnień delegowanych z jednego szczebla zarządzania na inny.
IP5. Ustanowienie dokumentacji projektowej (ang. IP5. Setting Up Project Files)
IP6. Zestawienie Dokumentu Inicjującego Projekt (ang. IP6. Assembling a Project Initiation Document)
Sterowanie etapem - Podstawowy proces zarządzania projektem to autoryzacja prac nad tworzeniem produktów, zbieranie danych o realizacji, ocenianie postępu i składanie sprawozdań strategicznemu kierownictwu projektu. Zapisywanie proponowanych zmian i błędów, a w razie potrzeby informowanie o nich kierownictwa organizacji
Sterowanie etapem obejmuje następujące podprocesy:
SE1. Zgoda na wykonanie grupy zadań (CS1. Authorising Work Package)
SE2. Ocena postępów (CS2. Assessing Progress)
SE3. Rejestrowanie zagadnień projektowych (CS3. Capturing Project Issues)
SE4. Analizowanie zagadnień projektowych (CS4. Examining Project Issues)
SE5. Przeglądanie stanu etapu (CS5. Reviewing Stage Status)
SE6. Raportowanie o ważnych zdarzeniach (CS6. Reporting Highlights)
SE7. Podejmowanie działań korekcyjnych (CS7. Taking Corrective Action)
SE8. Eskalowanie zagadnień projektowych (CS8. Escalating Project Issues)
SE9. Odbieranie wykonanej grupy zadań (CS9. Receiving Completed Work Package)
KROKI
Zebrać dane o pracach wykonanych w bieżącym etapie.
Opracować plan kolejnego etapu lub plan wyjątkowy oraz zaktualizować plan projektu.
Sprawdzić, czy zaszły zmiany w uzasadnieniu biznesowym i ryzyku.
Przygotować raport dla Komitetu Sterującego.
Zarządzanie wytwarzaniem produktów - Tworzenie produktów projektu, składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania szefowi projektu. Ocena jakości i dostarczanie produktów. PRINCE2 to metodyka oparta na produktach. Produktem może być rzecz materialna np. książka. Może nim być też rzecz bardziej niematerialna np. poziom usług serwisowych. W zasadzie wszystko, co zostało wytworzone przez projekt zgodny z PRINCE2, włączając w to dokumenty jest produktem. Produkt może być wytworzony przez kogokolwiek, także przez zewnętrznego dostawcę.
|
|
|
Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów obejmuje następujące podprocesy:
WP1. Przyjęcie grupy zadań do realizacji (MP1. Accepting a Work Package)
WP2. Wytwarzanie grupy zadań (MP2. Executing a Work Package)
WP3. Dostarczanie grupy zadań (MP3. Delivering a Work Package) [11]
KROKI
Ustalić zakres prac z kierownikiem projektu.
Zaplanować prace zespołu.
Nadzorować prace zespołu.
Składać raporty z jakości produktów i postępów prac.
Uzyskać zatwierdzenie wykonanych produktów
Zarządzanie zakresem etapu - proces, w którym weryfikowane jest, czy etap dostarczył wszystkie wymagane produkty i czy pierwotne parametry biznesowe nie uległy zmianie. Składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania bieżącego etapu zarządczego oraz jego wpływu na ogólny plan projektu i uzasadnienie biznesowe. Planowanie kolejnego etapu (produktów, działań i zasobów).[12]
Zgodnie z PRINCE2 każdy etap musi być ukończony i zaakceptowany zanim Komitet Sterujący autoryzuje przejście do następnego etapu.
Zarządzanie Zakresem Etapu obejmuje następujące podprocesy:
ZE1. Planowanie etapu (SB1. Planning a Stage)
ZE2. Uaktualnienia planu projektu (SB2. Updating a Project Plan)
ZE3. Uaktualnienie uzasadnienia biznesowego projektu (SB3. Updating a Project Business Case)
ZE4. Uaktualnienie rejestru ryzyka (SB4. Updating the Risk Log)
ZE5. Raportowanie końca etapu (SB5. Reporting Stage End)
ZE6. Opracowanie planu naprawczego (SB6. Producing an Exception Plan)
Zamykanie projektu - Przygotowanie do zamknięcia projektu w uporządkowany sposób.. Wszystkie doświadczenia zdobyte w trakcie prowadzenia projektu są rejestrowane, tworzony jest dokument przekazania i planowany jest przegląd powdrożeniowy. Po zakończeniu projektu w zaplanowanym momencie pozwalającym na należytą ocenę skutków biznesowych projektu przeprowadzany jest przegląd poprojektowy. Przyjęcie przez klienta - podpisanie protokołu
Zamykanie projektu ma następujące podprocesy:
ZP1. Przygotowanie projektu do zamknięcia (CP1. Decommissioning a Project)
ZP2. Określanie działań następczych (CP2. Identifying Follow-on Actions)
ZP3. Przegląd oceniający projekt (CP3. Project Evaluation Review) [13]
Żródło: Opracowanie własne
Elementy
Elementy - to grupa produktów zarządczych wytwarzana i/lub wykorzystywana w procesie, jaki toczy się w projekcie.
Metodyka PRINCE2 obejmuje osiem elementow wykorzystywanych w zarządzaniu projektem:[14]
- Struktura organizacyjna
Opisy struktury i funkcji;
- Planowanie
Produktów, działań;
- Sterowanie
Zarządzaniem, zespołem, jakością;
- Etapy
Zarządzania i techniczne;
- Zarządzanie ryzykiem
Ocena ryzyka i zarządzanie;
- Jakość w projekcie
Wymagania jakości i ich zaspokajanie;
- Zarządzanie konfiguracją
Pakowanie produktów i dokumentacja;
|
|
|
- Sterowanie zmianami
Identyfikacja, rejestracja.
l Struktura organizacyjna - Struktura organizacyjna i opisy funkcji (ról). Zasadniczo stosowane w procesie przygotowania założeń projektu, kiedy zwierzchnicy projektu i jego szef są wyznaczani w ramach pierwszego podprocesu. Zespół zarządzania projektem jest weryfikowany na końcu każdego etapu zarządczego w procesie zarządzania zakresem etapu.
l Planowanie - Wszystkie procesy korzystają z planowania. Konstruowanie projektu jest planowane w trakcie przygotowywania założeń projektu, plan projektu jest przygotowywany w ramach procesu konstruowania projektu, plany etapów są opracowywane w ramach procesu zarządzania zakresem etapu, natomiast projektowanie produktów odbywa się podczas sterowania etapem oraz w trakcie procesu zarządzania wytwarzaniem produktów. Dalsze działania są planowane w czasie zamykania projektu. Proces podejmowania strategicznych decyzji projektu odbywa się na podstawie przyjętych planów i pozwala na potwierdzanie oceny stanu zaawansowania prac.
l Sterowanie - Metodyczne elementy sterowania pojawiają się w większości procesów. Procesy, w których przede wszystkim się je wykorzystuje, to: konstruowanie projektu, ustalające ogólną strukturę sterowania, sterowanie etapem, korzystające z oceny ewaluacyjnej do określenia stanu zaawansowania i rzeczywistego wykorzystania zasobów. Ocena stanu zaawansowania projektu służy do informowania komitetu sterującego o postępie prac projektowych. W ramach procesu ZWP składane są sprawozdania służące celom sterowania. Zatwierdzenie etapu jest obsługiwane w ramach zarządzania zakresem etapu. Natomiast etapy zarządcze są zatwierdzane poprzez ocenę zakończenia etapu. Proces ten korzysta również ze sprawozdań z problemów realizacyjnych oraz z planów dotyczących sterowania istotnymi odchyleniami od planu. Zatwierdzenie projektu i etapu do wykonania odbywa się w ramach procesu podejmowania strategicznych decyzji projektu. Wejściami do procesu są m.in.: główne elementy sterowania, ocena zakończenia etapu, dopuszczalne odchylenia, konstruowanie projektu i jego zamykanie.
l Etapy - Etapy zarządcze stanowią podstawowe narzędzie sterowania projektem przez komitet sterujący i są głównie stosowane przy podejmowaniu strategicznych decyzji projektu dotyczących ponoszonych wydatków. Etapy techniczne mogą się nakładać i przebiegać równolegle, natomiast etapy zarządcze - nie. Podstawowe procesy zarządzania korzystaj ą z etapów w planowaniu i kontrolowaniu projektu
l Zarządzanie ryzykiem - Ocena ryzyka jest przeprowadzana początkowo w ramach przygotowania założeń projektu, przy tworzeniu podstawowych założeń. Przeglądu zagrożeń dokonuje się podczas konstruowania projektu, przy określaniu uzasadnienia biznesowego. Ocena ryzyka jest aktualizowana podczas zarządzania zakresem etapu w celu stworzenia podstaw do wspomagania decyzji komitetu sterującego przy przeglądzie, podczas oceny zakończenia etapu w ramach podejmowania strategicznych decyzji projektu. Nie są zalecane żadne specjalne narzędzia do analizy zagrożeń.
l Jakość w projekcie - Oczekiwania klienta co do jakości są identyfikowane podczas przygotowania założeń projektu, natomiast aspekty jakościowe planuje się w trakcie konstruowania projektu. Po zatwierdzeniu projektu sterowanie etapem oraz zarządzanie wytwarzaniem produktów umożliwia ustalanie określonych standardów jakości dla każdego produktu i produktu końcowego (poprzez charakterystyki produktów przygotowane w procesie planowania).
l Zarządzanie konfiguracją - Zarządzanie konfiguracją odnosi się do właściwego zabezpieczenia produktów, a także właściwego zarządzania zarówno produktami, wynikami końcowymi, jak i związaną z nimi dokumentacją. Przy konstruowaniu projektu zakładane są teczki projektu, natomiast przy sterowaniu etapem i zarządzaniu wytwarzaniem produktów przygotowuje się zarządzanie konfiguracją. Pliki projektu są archiwizowane przy zamykaniu projektu, głównie dla celów audytorskich.
|
|
|
l Sterowanie zmianami - Zarządzanie propozycjami zmian jest istotnym aspektem zarządzania projektem. Propozycje te są zapisywane i zarządzane w procesie sterowania etapem.[15]
Techniki
Technika to instrukcja postępowania krok po kroku, przy użyciu której w poszczególnych procesach wytwarzane lub wykorzystywane są produkty specjalistyczne i zarządcze.
PRINCE2 definiuje taki techniki projektowe:
l Planowanie zorientowane na produkty Struktura produktu, opis produktu, diagram przepływu produktu
l Oceny jakości Przygotowanie, ocena, działania korygujące
l Sterowanie zmianami Identyfikacja, rejestracja, ocena, decyzje
l System dokumentacji projektu Teczki zarządzania, teczki merytoryczne, teczki jakości
l Istniejąca organizacja Techniki organizacyjne już stosowane w podmiocie realizującym projekt
Planowanie zorientowane na produkty - Lista produktów obejmuje produkty cząstkowe i końcowe, jakie mają być dostarczone w wyniku realizacji projektu. Charakterystyka produktu obejmuje identyfikację, określenie i parametry. Jedną z podstawowych części charakterystyki produktu są standardy jakości, jakie będą stosowane dla zapewnienia, że produkt spełnia określone wymagania. Biznesowa struktura produktu ukazuje relacje każdego produktu z innymi podmiotami zewnętrznymi. Schemat ten musi być funkcją listy produktów.[16]
Produkty
W ramach techniki planowania opartego na produktach powstają cztery produkty:
Opis Produktu Końcowego Projektu - specjalny rodzaj Opisu Produktu, który jest wykorzystywany dla uzyskania zgody użytkownika na zakres i wymagania projektu, oraz w celu określenia oczekiwań jakościowych klienta i zdefiniowania kryteriów akceptacji dla projektu.
Diagram struktury produktów - hierarchia wszystkich produktów, które mają być wytworzone w ramach planu. Celem tworzenia diagramu jest zrozumienie składu i funkcji wszystkich produktów, które mają być wytworzone.
Opis Produktu dla każdego z produktów - opis przeznaczenia, składu, pochodzenia i kryteriów jakości produktu. Powstaje w czasie planowania, możliwie jak najszybciej po stwierdzeniu zapotrzebowania na ten produkt. Specjalnym rodzajem Opisu Produktu w ramach PRINCE2 jest Opis Produktu Końcowego Projektu.
Diagram następstwa produktów - diagram pokazujący kolejność wytwarzania oraz wzajemne zależności pomiędzy produktami wymienionymi w diagramie struktury produktów. Diagram powinien uwzględniać produkty zewnętrzne.
l Technika oceny jakości - Służy do mierzenia produktu lub produktu końcowego zgodnie z przyjętymi standardami jakości. W Prince 2 występują nieformalne oceny jakości (zwykle: sprawdzenie przy biurku", testy lub inspekcja wizualna) oraz formalne oceny jakości (bardziej ustrukturalizowane oceny produktów lub wyników końcowych). Formalna ocena składa się z trzech odrębnych faz: przygotowania, posiedzenia oceniającego oraz działań do wykonania.
l Sterowanie zmianami - Każdy projekt musi mieć możliwość wprowadzania zmian wymaganych przez klienta lub innych uczestników projektu. Wszystkie sugerowane zmiany, odnalezione błędy i odchylenia od przyjętej specyfikacji muszą być udokumentowane jako problemy projektu, zarejestrowane, przeanalizowane pod względem wpływu technicznego, użytkowego i biznesowego, natomiast na końcu trzeba podjąć decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu problemu.
Rodzaje zmian
W PRINCE2 każda zmiana jest traktowana jako zagadnienie. Zmianami mogą być:
wniosek o zmianę ustaleń odnośnie tego, co projekt ma dostarczyć,
sugestia ulepszenia jednego lub więcej produktu projektu,
zapis bieżącego lub spodziewanego niepowodzenia w sprostaniu uzgodnionym wymaganiom.[17]
l System dokumentacji projektu - Proponowana jest struktura zawartości, składająca się z teczki zarządzania oraz z zestawu teczek etapów (po jednym dla każdego etapu). Teczka merytoryczna zawiera dokumentację związaną z technicznymi aspektami projektu, natomiast teczka jakości - dokumentację oceny jakości i problemy projektu.
4.1. Porównanie bramka-etap oraz prince2
PRINCE2 jest przykładem podejścia sekwencyjno-kaskadowego, którego obecnym właścicielem jest AXELOS Ltd nowo powstała spółka, która przejęła prawo własności od brytyjskiego OGC w 2013 roku.
W metodyce PRINCE2 wyróżniamy 6 aspektów efektywności/kontroli projektu. Innymi słowy 6 zmiennych, które musimy nieustannie kontrolować w celu utrzymania projektu na kursie (w granicach tolerancji według PRINCE2). Należą do nich:
- zakres (zakres prac projektowych),
- koszty (podzielone na 3 budżety: budżet projektu, budżet zmiany, budżet ryzyka/zarządzania ryzykiem),
- terminy (terminy projektu, terminy etapów, terminy Grupy Zadań),
- jakość (cechy, właściwości, wymagania funkcjonalne produktów: funkcjonalność, waga, kolor etc.),
- ryzyko (zarządzanie ryzykiem w postaci zabezpieczania się przed zagrożeniami a zwiększaniem szans),
- korzyści (oczekiwane korzyści wynikające z użytkowania dostarczonych produktów).
Każdy z powyższych 6 aspektów wymaga określenia ich wartości w postaci mierzalnej (liczb, procentów, dat etc.) już na początku projektu. Jest to naturalne, oczekiwane, spodziewane i całkowicie uzasadnione podejście w PRINCE2. Skoro planujemy projekt na najbliższe kilka lat czy miesięcy, musimy ustalić pewne zasady gry, w obrębie których będziemy się poruszać.[18]
