В системе понятий социального управления "Самоменеджмент» занимает одно из ведущих мест, означает организацию личной работы руководителя, управление собой. Самым важным фактором в жизни человека, так же как в деятельности руководителя, является фактор времени. Управлять временем - это значит во многом управлять собой. Вся экономия в конечном итоге сводится к экономии времени.
Каждому человеку, чтобы научиться управлять собой, нужно осознать свои возможности, иметь представления о формировании сознания, психологии, самовоспитании. Тем более это необходимо современному руководителю, менеджеру.
Современный менеджер выступает в системе организационно -управленческих отношений как управляющий, дипломат, лидер, воспитатель, инноватор и человеческое существо. Менеджер - человек, личность, обладающая своим интеллектом, чувствами, характером, темпераментом, совокупностью поведенческих черт. Все видные теоретики и практики менеджмента, в том числе Ф.Тейлор, А. файоль, А. Богданов выделяли у руководителей ум, образованность, технические знания, тактичность, энергичность, решительность, честность, умение предвидеть, организаторские способности, физическое и духовное здоровье.
Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеяльностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться - неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.
Самоменеджмент руководителя – или организация личной работы, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике.
Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.
Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте „последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:
1. Постановка целей- анализ и формирование личных целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные).
2. Планирование личного времени - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
• Долгосрочный (3-5 лет);
• Среднесрочный (1-3 года);
• Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной)
Правила планирования личного времени.
а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации.
б) Всегда доводить до конца начатое дело.
в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться.
г) Обеспечить гибкость планов.
д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты.
е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел.
ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным).
з) Планировать использование личного времени.
и) Согласовывать свои планы с коллегами.
3. Принятие решений по конкретных делам
4. Реализация менеджером разработанных планов, организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы:
• Важнейшие дела (категория А) – составляют около 15 процентов от общего числа дел, а их значимость около – 65 процентов.
• Менее важные дела (категория Б) – около 20 процентов от их общего числа, их значимость - 20 процентов общей значимости дел.
• Несущественные дела (категория В) – 65 процентов от их общего числа, но их значимость – лишь около 15 процентов.
Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому; Б – частично делегировать подчиненным; В – преимущественно делегировать.
Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня.
5. Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникаци я – ключевые моменты процесса управления.
Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.
Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.
Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.
Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.
Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания.
6. Контроль и с амоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана.
Основные правила и сущность метода «Альпы».
1) План дня должен быть в письменном виде:
• Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел;
• Нарисовав план на бумаге – разгружаете память;
• Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.
2) Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу.
3) План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела).
4) В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула.
5) План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы.
Метод «Альпы» включает 5 стадий:
1) Составление заданий (задач дня).
2) Оценка длительности дел.
3) Резервирование времени.
4) Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел.
5) Контроль и перенос не сделанного.
Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой и могут переплетаться.
Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Цель прежде всего выступает как осознание потребности, как мысленное предвосхищение результата деятельности, как идеальная модель будущего оптимального состояния системы деятельности или отношений.
В самоменеджменте такой обобщенной целью является оптимальная модель самодеятельности субъекта управления (жизнедеятельность личности). В качестве цели выступает идея, отражающая потребности субъекта управления и условия их удовлетворения, его решение достигнуть желаемого результата своей деятельности. Следовательно, цель выступает регулятором деятельности, в самоменеджменте - самодеятельности.
Известно, что в предпринимательстве собственное дело начинается с мечты, с реализации себя, а успех зависит от глубины и преданности этой идее. Применительно к деятельности руководителя цель есть эффективный способ интеграции действий коллектива в единую систему. В полной мере такой подход правомерен и к системе самодеятельности личности.
Содержание цели в первую очередь зависит от объективной действительности, реальных возможностей субъекта и применяемых средств. Цели человека порождены обстоятельствами, вытекают из объективной необходимости, они определяют способ и характер действий человека.
Совокупность реализации основных проблем, относящихся к постановке цели, ее нахождению, анализу, формулированию составляет основу технологии выбора цели или технологии целеполагания.
Технология целеустановки включает в себя такое важное изначальное звено, как нахождение целей. Процедура нахождения целей, в свою очередь, по Л.Зайверту, может осуществляться с помощью четырех ступеней:
1) разработка общих представлений о жизненных устремлениях;
2) дифференциация во времени жизненных целей,
3) разработка путеводных представлений в профессиональной среде;
4) инвентаризация целей.
Деловая карьера в менеджменте.
