Зберігання електронних документів

28. Оперативне зберігання електронних документів в органі виконавчої влади, підготовка і передача їх до архівної установи здійснюються з додержанням вимог нормативних актів, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи.

29. Строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

2. Електронний цифровий підпис.

Електронний цифровий документ та електронний цифровий підпис досить широко використовуються в країнах з ринковою економікою. Від світових тенденцій у цьому напрямі намагається не відставати і Україна. З розвитком і модернізацією технологій для зручності й швидкості проведення операцій в Україні розпочалося широке застосування електронних документів.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

1) його підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

2) під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

3) особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті [3].

4) Сертифікат відкритого ключа – документ, виданий центром сертифікації, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу [2]. Сертифікат ключа має містити такі обов'язкові дані:

5) найменування та реквізити центру сертифікації ключів центрального засвідчувального центру;

6) зазначення, що сертифікат виданий в Україні;

7) унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

8) основні дані (реквізити) підписувача-власника особистого ключа;

9) дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

10) відкритий ключ;

11) найменування криптографічного алгоритму, який використовує власник особистого ключа;

12) інформацію про обмеження використання підпису [3].

Досить важливим питанням у застосуванні електронного цифрового підпису є питання захисту прав споживачів послуг електронного цифрового підпису, а також механізму реалізації захисту цих прав. Крім Закону України «Про захист прав споживачів», що регулює ці питання на вимогу власника електронного цифрового підпису можуть вноситися крім перелічених даних й інші дані.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, який здійснюється з використанням електронних документів. Його використовують юридичні та фізичні особи – суб'єкти електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження

цілісності даних в електронній формі (рис. 1).

Отже, електронний цифровий підпис спрямований на спрощення та прискорення документообігу між суб'єктами господарювання, що, в свою чергу, має зміцнити конкурентоспроможність вітчизняних підприємств, адже пришвидшиться процедура укладення цивільно-правових і господарських договорів, оформлення експортно-імпортних операцій, надання електронних банківських послуг.

 

Рис. 1. Формування електронного цифрового підпису

До переваг електронного документообігу та цифрового підпису можна навести такі:

1) пришвидшення державних процесів полегшення спілкування з державними органами;

2) працівники комерційних і державних структур зможуть займатися своїми прямими обов'язками замість «боротьби» з бюрократичною системою;

3) зручна організація архівів електронних документів полегшить роботу працівникам як державних, так і недержавних органів;

4) за рахунок зменшення паперового документообігу будуть заощаджені державні кошти;

5) простий доступ до інформації за наявності від повідних дозволів зробить аудит і перевірки простішими і набагато швидшими процесами, завдяки чому зменшиться навантаження на працівників під час таких перевірок, а також ефективнішим стане процес виявлення зловживань і незаконної діяльності.