Техника анализа сложности задач

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

 

Что такое Time Management – это управление временем.

 

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат - повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

 

Вдумайтесь: люди жалеют времени на то, чтобы научиться эффективно, использовать своё собственное время. Такая позиция исключает возможность саморазвития, но многие на ней настаивают. Кстати, схожие проблемы, не только, со временем: люди, например, чтобы начать зарабатывать деньги в большинстве случаев не желают их для начала вкладывать

Древние мореплаватели говорили: "Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!" Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: "Время - деньги!"

 

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:

 

Время работы = цель x (способы работы + энергия) - помехи,

 

где время работы зависит от:

- ее цели, которая должна быть осознанной и понятной исполнителю;

- способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);

- энергии, затраченной на деятельность (здесь под "энергией" понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

 

Помехи времени

 

Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени.

 

Просмотрите список самых существенных "поглотителей" времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять "своих" важнейших помех.

 

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритета в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Нечеткое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, "бумажные завалы".

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система документооборота.

9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.

10. Поиск не систематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать "нет".

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

итд

Выделив свои пять "поглотителей времени" и ответив на следующие вопросы: Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?, - вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

 

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

 

"Золотые" пропорции планирования времени

 

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: "Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени".

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.

 

Техника анализа сложности задач

 

Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи - составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей "стоимости").

 

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их "стоимостью" для вашей деятельности.

Пронумеруйте свои задачи

Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В: а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению; б) последующие 20 процентов - задачи категории Б; в) остальные 65 процентов - задачи категории В.

Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

 

- 65 процентов запланированного времени - задачи А;

- 20 процентов запланированного времени - задачи Б;

- 15 процентов запланированного времени - задачи В.

 

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.