Порядок удосконалення бухгалтерських документів

ВСТУП

Бухгалтерський облік є складною системою інформаційного забезпечення користу-вачів достовірними й повними даними про діяльність підприємства для прийняття рішень. У цьому, як ми вже неодноразово зазначали, і полягає призначення бухгалтер-ського обліку, а тому його ведення є обов'язковим для кожного підприємства від дня його реєстрації аж до ліквідації.
Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечення неухильного виконання всіма підрозділами та службовими особами правомірних вимог головного бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів. У зв'язку з цим підприємствам надано широкі методологічні та методичні повноваження відносно визначення облікової політики, вибору форм бухгалтерського обліку, порядку й способу реєстрації та узагальнення інформації з урахуванням особливостей діяльності і технологій обробки облікових даних. Підприємство визначає також працівників, що мають право підписувати бухгалтерські документи, затверджує правила документ обороту, додаткові регістри аналітичного обліку.
Отже, бухгалтерський облік, відображаючи всі господарські операції безперервно в міру їхнього здійснення, перетворюється на організовану систему накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації в управлінні.

МЕТА: Ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийнят­тя рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух гро­шових коштів підприємства. Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який веде підприємство. Фінансо­ва, податкова, статистична та інші види звітності, що вико­ристовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

ЗАВДАННЯ: Господарська діяльність кожного виробничокомерційного підприє-мства базується на найбільш раціональному використанні матеріальних і грошових ресурсів, а також робочого часу у процесі виробництва. Головне завдання кожного підприємства - випуск продукції, торгівля товарами високої якості з найменшими витратами. Тому основним завданням бухгалтерського обліку є: виявлення обсягу випущеної з виробництва продукції, придбаних товарів, їх реалізації, виявлення фактичних витрат з виготовлення продукції чи придбання товарів, аналіз і контроль за собівартістю виробленої продукції та її зниженням, визначення кінцевих резуль-татів діяльності підприємства. АКТУАЛЬНІСТЬ: Розвиток в Україні ринкової економіки суттєво змінив середо-вище функціонування підприємств, зміст та цілі їх господарської діяльності. Це у свою чергу докорінно змінило ставлення інвесторів, власників та управлінського персоналу до прибутку як джерела формування майна та забезпечення внутрішніх потреб підприємства через створення фондів розвитку та стимулювання. Переосми-слення ролі прибутку в забезпеченні діяльності господарюючих суб’єктів вимагає трансформації підходів до управління ним. Процеси трансформації в свою чергу можуть бути дієвими за умови чіткого визначення кола проблемних питань, які потребують свого вирішення або удосконалення. Причому, в першу чергу розв’яза-ння потребують проблемні питання теоретичного характеру, які виступають фунда-ментом для вирішення управлінським персоналом прикладних задач. Крім того, для уникнення асиметрії інформації, яка надається користувачам для прийняття рішень, пов’язаних з діяльністю підприємства, узгодження теоретичних положень бухгалтерського обліку, економічного аналізу та господарського контролю операцій з форму-вання та розподілу прибутку має вирішальне значення.

Порядок удосконалення бухгалтерських документів

 

В інформаційній системі використовуються різноманітні бухгалтерські документи, від якості котрих значною мірою залежить ефективність управління. На якість інформації суттєво впливає й те, чи дотримуються вимог, що пред'являються до бухгалтерських документів, працівники підприємства в процесі фіксації фактів здійснення господарських операцій. А тому питанням удосконалення бухгалтерсь-ких документів належить чільне місце в обліковій політиці підприємств.
Удосконалення бухгалтерських документів — це складний процес, що потребує від працівників бухгалтерії постійної копіткої творчої роботи. Передовсім необхідно знати стан інформаційного забезпечення, засади гарантування раціональності документ обороту, якості первинних документів, порядок відповідальності виконав-ців за належне оформлення й опрацювання бухгалтерських документів. Корисним буде також використання зарубіжного досвіду, досвіду роботи інших галузей і виробництв. Робота з удосконалення бухгалтерських документів має бути чітко скоординованою і відображуватись у конкретних заходах підприємства стосовно його облікової політики.
Нині є три форми удосконалення бухгалтерських документів: централізована, децентралізована та змішана. За централізованої форми обов'язки вдосконалення бухгалтерських документів покладаються на державні органи Мінфін і Держкомстат України. Децентралізована форма реалізується в системі міністерств, відомств, під-приємств. За змішаної форми вдосконаленням бухгалтерських документів можуть займатись на господарчодоговірних умовах залучені спеціалісти та науковці з науко-во-дослідних установ, вищих навчальних закладів, конструкторських бюро, а також інші юридичні та фізичні особи.
Багаторічний досвід показав, що найбільш ефективною є централізована форма. Результатом діяльності Держкомстату та Мінфіну України з удосконалення бухгал-терських документів і звітності вже стала розробка багатьох нових та вдосконалення чинних форм документації. Майже з усіх розділів облікової роботи видано альбоми типових форм первинного обліку зі вказівками щодо їх застосування та заповнення.
Ясна річ, що робота з удосконалення бухгалтерських документів децентралізованої та змішаної форм ніколи не матиме такого загальнодержавного значення, бо вона має суто локальний характер, обмежуючись одним відомством, галуззю, а то й окремим підприємством.
Проте незалежно від рівня використання побудова документів має бути завжди раціональною: документи повинні бути зручними і змістовними, складатись і опрацьовуватись у стислі строки, використовуватись у різних галузях економіки. А тому вдосконалення бухгалтерських документів найчастіше здійснюється через стандартизацію, типізацію та уніфікацію.
Стандартизація документів потребує розробки раціональніших форм і розмірів документів із чітко визначеною системою розміщення реквізитів. Нині виготовляю-ться в основному стандартні документи, що спрощує і полегшує технологію їхньої обробки, знижує собівартість та підвищує якість обліку. Але у сферах обліку витрат на виробництво, надання послуг, виконання робіт, обліку фінансових результатів, накопичення та розподілу непрямих витрат, випуску готової продукції, обліку роз-рахункових операцій ще й досі застосовується багато нестандартних документів.
Типізація документів —це розробка й застосування бланків документів, придатних для оформлення однорідних операцій у різних галузях економіки. Усі типові доку-менти є стандартними за формою. До таких належать касові, банківські документи, авансові звіти, документи з обліку основних засобів, виробничих запасів, незавершеного виробництва, інвентаризації коштів та товарно-матеріальних цінностей, обліку праці та її оплати, бланки довіреностей, рахунків-фактур тощо.
Наступним кроком у розвитку типізації документів є їх уніфікація. Уніфікація — це створення документа, який за своїм змістом і формою може бути використаний для оформлення багатьох господарських операцій у всіх чи принаймні в кількох галузях економіки. Уніфікація сприяє скороченню кількості первинних документів, але збільшує час їх опрацювання, а відтак уніфіковані документи ще не набули великого поширення.

 

Класифікація документів

Усі первинні документи різняться як за формою та змістом, так і за порядком накопичення, обробки, зберігання, передавання та використання для управління. Це потребує постійної творчої роботи фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів і дотримуванням головної вимоги: мінімум документів максимум корисної інформації. Щоб забезпечити виконання цієї вимоги, треба добре знати засадні основи побудови та змісту первинних документів, тобто їх класифікацію.
Класифікація — це розподіл, розміщення чогось за однорідними групами. Вона є однією з найважливіших передумов раціональної організації і ведення бухгалтерського обліку, і необхідна як з наукового, так і з практичного погляду.
Класифікація первинних документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї-двох спільних ознак у початковий період нині маємо близько десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма ознаками. У 50-х pp. найбільш уживаними ознаками класифікації первинних документів були: призначення документів; спосіб відображення господарських операцій; обсяг змісту документів; характер господарських операцій, що їх відображували ці документи. У 70—80-ті роки реєстр ознак збільшився: з'явились такі ознаки, як порядок складання первинних документів; місце складання (оформлення); кількість позицій; техніка складання й опрацювання первинних документів тощо.
Суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками схожості і відмінності, кожна з яких несе змістовне навантаження. Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використання, за змістом.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляються (виписуються) на підприємстві і тут же використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються на стороні, отримані від інших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково реєструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

За призначенням документи поділяються на розпорядні, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядними є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття на роботу та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові і видаткові ордери, акти, квитанції та інші.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядних документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення такі документи не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та інші.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядних, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать авансові звіти, вимоги, наряди, видаткові касові ордери та інші. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження розпорядника грошових коштів про видачу готівки та підтвердження про їх фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та інші). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансові ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та інші).

За способом використання документи поділяють на одноразові та накопичувальні.

Одноразові документи фіксують в один момент одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та інші. На відміну від одноразових накопичувальні документи використовуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні. Грошовими документами оформляються операції, що пов'язані з грошовими коштами. До них відносяться платіжні доручення, видаткові і прибуткові касові ордери, банківські чеки та інші. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та інші). Матеріальними документами оформляються операції, що пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та інші).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, наприклад, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, одноразовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника — виконавчим, одноразовим, зовнішнім; видатковий касовий ордер — комбінованим, первинним, одноразовим і внутрішнім та інші.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

Наведена класифікація широко використовується ревізорами при проведенні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства, а також експертами при проведенні судово-бухгалтерської експертизи.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють­ся на внутрішні та зовнішніми. Внутрішніми називаються такі документи, які були скла­дені на тому підприємсві, де здійснилася та чи інша господарська операція. Зовнішніми називаються документи, які надійшли на адре­су підприємства від інших підприємств, організацій, установ. За технікою складання і опрацювання бухгалтерські до­кументи поділяються на такі, які оформляються вручну,а також за допомогою ЕОМ.

Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські документи в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і такими, які оформляються вручну і такими, які складаються за допомогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий лише на окремо взятому підприємстві, яке характеризується конкретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні докумен­ти можуть бути такими, які оформляються вручну, інші за допо­могою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.

Класифікація бухгалтерських документів за певними озна­ками показала, що фактично кожен документ належить одночасно до різних класифікаційних груп. Так, наприклад, платіжне дору­чення для перерахунку грошей постачальнику через установу бан­ку за призначенням є розпорядчим документом, за характером за­документованих операцій грошовим, за порядком складання первинним, за кількістю охоплених операцій разовим, за місцем складання внутрішнім, та за способом складання як такий, що складається вручну, або за допомогою ЕОМ, залежно від рівня механізації облікової роботи на конкретному підприємстві.

Таким чином, правильне розуміння класифікації бухгал­терських документів дає змогу відповідно оцінити призначення кожного документа при відображенні господарських операцій, які здійснюються в процесі господарської діяльності.