Порядок ведения кассовых операций

Наличие необходимой величины средств (собственных и заемных) является обязательным условием осуществления предпринимательской деятельности как юридических, так и физических лиц. Без солидной суммы на счетах в банках, готовности по первому требованию контрагента рассчитаться наличными, выписать обеспеченный коммерческий вексель, т.е. без положительной кредитной истории и высокой репутации занять авторитетное место среди бизнесменов не представляется возможным.

Предприятия, производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу в установленной форме.

Основными нормативными документами Банка России, регулирующими совершение и учет операций с денежными средствами в кассе, являются: Порядок ведения кассовых операций в РФ (инструкция №18 от 4 октября 1993 г.); Закон РФ от 01 июля 1993 г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением»; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. №1050 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» (60 000 руб.); Письмо ЦБ РФ от 02 июля 2002 г. №82 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору».

В своей кассе организация может иметь наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного банком. Для установления лимита остатка денежных средств в кассе организация представляет в обслуживающий ее банк специальный расчет по форме, утвержденной Банком России 5 января 1998 г. №14. Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, которые указаны в чеке (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы). Организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3_х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, на закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов. При этом организации не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе оплату труда. Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

Прием наличных денежных средств в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам (форма №КО_1). Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации лицом. Лицу, сдавшему денежные средства в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтерии или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенного печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма №КО_2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). При этом на платежных ведомостях (расчетно-платежных), заявлениях на выдачу денег, счетах и др. должен быть поставлен штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО_3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств учитывают в кассовой книге (форма №КО_4). В организации ведется только одна кассовая книга. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Для того чтобы организация могла снимать наличные деньги с расчетного счета того банка, в котором она обслуживается, ей следует приобрести в банке книжку с денежными чеками (чековую книжку). В чековой книжке обычно имеется 50 денежных чеков, которые состоят из двух частей: отрывного листа и корешка чека. На отрывном листе указываются цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

Денежные средства поступают в кассу:

- Со счетов в банке;

- От покупателей и заказчиков за отгруженную им готовую продукцию, выполненные работы, оказанные услуги;

- От подотчетных лиц в погашение причиненного материального ущерба, полученных ранее займов и др.

Денежные средства выдаются из кассы:

- На выплату заработной платы, премий, различных вознаграждений;

- На выплату пособий по социальному страхованию, стипендий;

- Под отчет на хозяйственные расходы, на командировочные расходы;

- По договору займа;

- По решению руководителя в возмещение расходов, понесенных работником организации;

- На оплату закупаемых товаров (работ, услуг) и др.

Выдача денежных средств и денежных документов из кассы отражают по кредиту счета 50 в корреспонденции с дебетом счетов 51, 52, 55 «Специальные счета в банках», 57, 58 «Финансовые вложения», 60, 62, 66, 68 «Расчеты по налогам и сборам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71, 76, 80 «Уставный капитал», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 99 «Прибыль и убытки» и др.

Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями: при сдаче на расчетные и другие счета выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно не полученной заработной платы, а также сверхлимитной денежной наличности - дебет счетов 51, 52, 55, 57; кредит субсчетов 50-1 и 50-2.

При осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств предприятия, дебетуют счета: 60, 66, 68, 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70, 76, 79 «Внутрихозяйственные расчеты».