Классификация заказов по видам деятельности, направлениям НИОКР, темам работ, группам заказчиков и другим признакам.

Заказ формируется в документе формы № ТОРГ-26 [3], где указываются все необходимые данные (названия товаров или услуг, объем или количество; дата и время доставки; стоимость и условия оплаты). Приемщик заполняет два экземпляра, один из которых оставляет себе, а второй передает заказчику.

Документ оформляется в присутствии клиента, заверяется его подписью, а также подписями ответственных за обработку заказа лиц. После этого заявка вносится в базу данных предприятия и обрабатывается в порядке очереди, либо на условиях, оговоренных с клиентом.

В обязательном порядке указывается наименование реквизиты организации заказчика, если в его качестве выступает юридическое лицо, либо паспортные и контактные данные, если клиентом является физическое лицо. Вся необходимая информация, включая номер телефона, реквизиты, фамилия или наименование заказчика, вносится в базу наряду с данными о виде и времени поставки товара.

Исполнение заказа клиента

После того, как заказ сформирован, он обрабатывается на:

1) производстве, если речь идет о продукции по индивидуальным размерам или проекту;

2) складе, где отбирается товар нужного вида в заказанном объеме, и производится:

v комплектация

v проверка

v упаковка

v отгрузка.

v доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.

В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.

Планирование работ по заказу в виде последовательности этапов. Контроль исполнения этапов работ по заказу, перепланирование сроков, корректировка смет заказов.

Даже после того, как заказ выполнен и "закрыт", информация о его обработке сохраняется в делопроизводстве и базе данных. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета, анализа работы предприятия, получения финансовых результатов (прибыли).

Кроме того, имея на руках данные о всех обработанных заказах за последний отчетный период, руководитель или финансовый аналитик предприятия может прогнозировать будущую прибыль или разработать эффективный бизнес-план на следующий период (месяц, квартал или год).

Систематизировать информацию о выполненных и текущих заказов довольно сложно, если она хранится в бумажном виде, заносится в таблицу Excel или фиксируется каким-либо иным неэффективным способом.

 

Заключение

Таким образом, управление заказами очень актуальная задача на сегодняшний день. Каждая организация должна учитывать желания потребителей и качественнее выполнять их. Выполнение всех обязанностей по управлению заказами необходимо тщательно контролировать и проверять на каждом этапе. Конечно, для того, чтобы быть более востребованной организацией, предусмотрительно постоянно совершенствовать свои возможности и качество обслуживания. Поэтому управление заказами должно изучаться в дальнейшем.

 

Список литературы

1. Управление [Электронный ресурс] // URL: http://www.upravlenie24.ru (дата обращение 08.10.2016)

2. - Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 495 с. — (Б-ка словарей "ИНФРА-М").

3. "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132)

4. Информация Минфина России N ПЗ-10/2012