Отдел накопления, обработки и хранения документов ЗАГС (архив ЗАГС).
Основными задачами отдела являются:
- обеспечение формирования, учета и хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и других документов в течение установленных законом сроков;
- обеспечение сохранности, надлежащего учета и выдачи государственных бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством;
- аннулирование записей актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством;
- выдача повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния;
- предоставление статистической и другой отчетности;
- предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» и другими федеральными законами;
- оказание методической помощи по организации архивной работы начальникам территориальных отделов ЗАГС;
- прием на хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния от территориальных и специализированных отделов ЗАГС области;
- подготовка и своевременная передача книг записей актов гражданского состояния и других документов на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации;
- прием на хранение документов комитета;
- дополнение записей актов о расторжении брака по первым экземплярам актовых записей по Саратовскому городскому отделу ЗАГС;
- осуществление своевременного переплета и реставрации архивного фонда;
- организация и проведение работы по ежегодному отбору документов и актовых книг для дальнейшего хранения или уничтожения;
- представление на согласование в управление по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, а затем на утверждение председателя комитета описей актовых книг, дел и документов постоянного хранения; актов о выделении к уничтожению актовых книг и документов с истекшим сроком хранения; сводной номенклатуры дел комитета; актов об утрате или неисправимом повреждении актовых книг и документов постоянного хранения;
- представление в Государственный архив области сведений о составе и объеме актовых книг и документов по установленной форме и в установленные законодательном сроки;
- проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;
- организация работы экспертной комиссии комитета.
МАИС ЗАГС (версия Microsoft)
1. Решаемые задачи
- Создание единой информационной базы по актам гражданского состояния граждан РФ.
- Автоматизация деятельности сотрудников ЗАГС.
- Увеличение скорости доступа к данным ЗАГС и возможность фильтрации информации по запросам.
- Контроль работы органов ЗАГС.
2. Подробное описание
Автоматизированная информационная система "ЗАГС", версия Microsoft, предназначена для отделов и архивов ЗАГС, Дворцов бракосочетания, Дворцов малютки, пунктов регистрации смерти, городских и сельских филиалов отделов ЗАГС, руководящих органов ЗАГС субъектов РФ, консульских отделов ЗАГС за границей. АИС "ЗАГС" позволяет производить сбор, хранение, анализ и обработку информационных данных и документов, а также обеспечивать взаимодействие органов ЗАГС с другими ведомствами в случаях, предусмотренных законодательством.
3. Основные функции МАИС "ЗАГС", версия Microsoft:
- Регистрация актов гражданского состояния.
- Внесение исправлений, изменений и сведений в записи актов гражданского состояния.
- Ведение архивов.
- Фондирование баз данных актовых книг.
- Формирование статистических отчётов.
- Взаимодействие органа ЗАГС с внешними пользователями.
- Учет и исполнение запросов граждан и организаций по вопросам регистрации актов гражданского состояния.
- Учет поступающей и отправляемой корреспонденции.
- Администрирование.
- Учет недействительных документов, предоставляемых гражданами при регистрации актов гражданского состояния.
- Нормативно-правовое консультирование.
- Система персонального учета населения.
- Сервисы межсистемного взаимодействия СПУН (система персонального учета населения).
- Сервисы обращения граждан к СПУН.
4. Средства построения
СУБД Microsoft SQL.
5. Реализованные проекты
Отдел учета, хранения и обработки документов службы ЗАГС Астраханской области (количество автоматизированных объектов без учета филиалов и сельских поселений - 19), Управление ЗАГС Брянской области (35), Кабардино-Балкарской Республики(14), Калужской области (29), Камчатской области (19), Калининградский областной архив ЗАГС (Агентство) (27) и др. В общей сложности было автоматизировано 37 управлений ЗАГС, а количество проектных объектов составило 927 (без учета филиалов и сельских поселений).
6. Сертификаты
Система зарегистрирована Российским агентством по патентам и товарным знакам (Роспатент). Свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2003611994 "Многоуровневая автоматизированная система "ЗАГС", версия Microsoft (МАИС "ЗАГС", версия Microsoft). Зарегистрировано в Реестре программ для ЭВМ г. Москва, 2 сентября 2003 г.
Система зарегистрирована в Реестре программ для ЭВМ 24 октября 2006 года. Свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2006613682 "Многоуровневая автоматизированная система "ЗАГС", версия Microsoft 8.3.Х (МАИС "ЗАГС", версия Microsoft 8.3.Х.
Заключение
В ходе прохождения практики я ознакомился с деятельностью Архива ЗАГС комитета Курской области. Я подкрепил полученные во время учебы теоретические навыки практическими. Познакомился с организацией, структурой и принципами функционирования предприятия. Развил коммуникативные навыки. Получил опыт работы в коллективе.
Во время работы я показал себя, как способного и ответственного сотрудника. Вовремя справлялся с поставленными задачами. Индивидуальное задание, полученное на предприятии, было исполнено полностью и в срок.
Во время практики в данной организации были изучены:
- общая характеристика предприятия;
- его основные цели и задачи;
- структура организации;
- основные предоставляемые услуги.
В результате прохождения производственной практики получил практический опыт работы:
- участвовал в эксплуатации компонентов подсистем безопасности автоматизированных систем
- выполнял работы по администрированию подсистем безопасности автоматизированных систем;
- производил установку и адаптацию компонентов подсистем безопасности автоматизированных систем;
- организовывал мероприятия по охране труда и технике безопасности в процессе эксплуатации автоматизированных систем и средств защиты информации в них;
- вёл техническую документацию, связанную с эксплуатацией средств технической защиты и контроля информации в автоматизированных системах.
