Способы записей в учетных регистрах.

 

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах должно осуществляться в определенном порядке на основании оформленных и обработанных документов.

Запись хозяйственных операций в регистры называется раз­ноской операций. Разноска производится на основании простав­ленной корреспонденции счетов на документах (контировка (раз­метка) документов).

О разноске операций в учетные регистры обязательно делается отметка в документах в виде знака "V". Это делается в целях исклю­чения повторной регистрации документов в учетных регистрах.

Теория и практика бухгалтерского учета выработала опреде­ленные способы учетных записей, которые можно классифициро­вать по следующим признакам:

- по характеру записи;

- систематизации;

- изображению;

- по числу экземпляров;

- по способу заполнения.

По характеру записи делятся на униграфические и диграфические.

Униграфическая запись является лишь односторонней записью, т.е. хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета (одинарная запись). Униграфические записи ис­пользуются для ведения учета на забалансовых счетах.

Диграфическая запись характеризуется тем, что каждая хозяй­ственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). В учетной практике диграфические за­писи в зависимости от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на следующие виды:

- простые записи;

- сложные записи;

- сторнировочные записи;

- обратные записи.

Простые учетные записи характеризуются тем, что по дебету одного счета и кредиту другого счета отражается хозяйственная операция в одинаковой сумме.

В сложной учетной записи дебет одного счета может коррес­пондировать с кредитами нескольких счетов или, наоборот, кредит одного счета — с дебетами нескольких счетов. При этом сумма записей по дебету и кредиту разных счетов должна быть равна.

Сторнировочные записи являются исправительными записями, производимые методом "красное сторно". Они предполагают вы­читание отраженных на счетах сумм путем воспроизведения дан­ных сумм красными чернилами или очерчиванием их рамкой, пос­ле чего делается запись правильной суммы по корреспондирующим счетам.

Обратные записи применяются для исправления неверно ука­занной корреспонденции счетов путем перемены мест дебета и кредита.

По признаку систематизации учетные записи подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные (синхро­нистические).

Хронологическая запись характеризуется тем, что хозяйствен­ная операция записывается в учетные регистры по мере ее совер­шения.

Систематическая запись отражает хозяйственную операцию по определенной системе (системе счетов бухгалтерского учета).

Комбинированная (синхронистическая) запись объединяет в себе признаки хронологических и систематических записей.

По числу одновременно получаемых копий различают:

Простые ( одноразовые) записи дают один оттиск, они получа­ются только в одном учетном регистре.

Копировальные записи дают одновременно оттиск в двух и боль­ше учетных регистрах. Записи эти делаются при помощи копиро­вальной бумаги.

Например, под копировальную бумагу ведется Кассовая книга. В ней второй эк­земпляр является отрывным и служит отчетом кассира.

Использование в учетном процессе возможностей факсимиль­ной техники и модемной связи позволяет значительно ускорить копирование документов и осуществить их передачу на расстоя­нии. Это очень важно при выписке счетов к оплате.

В зависимости от техники записей в учетные регистры (по способу заполнения) различают записи ручные и машинные.

Ручные записи производятся от руки, разборчиво, четко, без под­чисток и помарок, чернилами. Не разрешаются приписки между строками и в пробелах между записями и пропуски строк.

Машинные записи в учетные регистры производят при помощи пишущих устройств, компьютеров. Это дает значительную эконо­мию труда, ускоряет учетную регистрацию, улучшает ее качество.

По способу ведения записей в учетных регистрах различают:

Шахматная запись характерна тем, что хозяйственные опера­ции записываются один раз и отражаются одновременно по дебету и кредиту соответствующего счета. Эта запись дает возможность видеть корреспонденцию счетов, что очень важно для контроля и сокращения объема работы.

Линейно-позиционная запись характеризуется тем, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что обеспечива­ет наблюдение за своевременным истребованием дебиторской и погашением кредиторской задолженности. Примером является журнал-ордер № 7 по расчетам с подотчетными лицами.

Записи в учетные регистры должны производиться только на основе проверенных документов, а бухгалтерские отчеты и балансы должны составляться на основе достоверных записей в учетных регистрах, подтвержденных оправдательными документами.

Процедура бухгалтерского учета в организации представляет последовательность действий учетных работников по отражению информации в процессе наблюдения, регистрации, накопления и обработки данных для того, чтобы сформировать отчетность о результатах деятельности. Последовательность вы­полнения учетных работ показана на рис. 10.1

Рис. 10.1 Последовательность выполнения учетных работ