Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно-справочных документов:
1) справка;
2) докладная записка;
3) объяснительная записка;
4) протокол;
5) акт;
6) письма;
7) телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно-справочных документов является акт. Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой р лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей. В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения;
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) заголовок;
8) текст;
9) приложения;
10) подписи (членов комиссии);
11) гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.
Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля.
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие -исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.
Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:
1) наименование организации или ведомства (если есть);
2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;
3) наименование структурного подразделения(если есть);
4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
5) дата заседания, номер (в течение календарного года);
6) место составления (город);
7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
8) текст вводной и основной части;
9) подписи;
10) гриф утверждения, согласования (если нужно).
Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:
информационные;
отчетные (по результатам командировки и т.д.),
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания.
Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:
1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2) выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
1) наименование структурного подразделения(если есть);
2) наименование вида документа - докладная записка;
3) дата, номер;
4) адресат;
5) заголовок;
6) текст;
7) приложения;
8) подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа - докладная записка;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) приложения;
11) подпись.
Следующий вид информационно-справочного документа – объяснительная записка.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) подпись.
Следующий вид информационно-справочного документа - справка. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей:
в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;
во второй - приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.
В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
9) текст;
10) подпись;
11) печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения. Следующий вид информационно-справочного документа - доклад. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.
Элементы доклада:
вступление (показ целей и назначения доклада);
основная часть - изложение основных фактов;
выводы (в виде положений);
рекомендации.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Следующий вид информационно-справочного документа - телеграмма.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются:
отметка о категории телеграммы;
адресат;
текст;
фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
печать;
дата.
Следующий вид информационно-справочного документа – телефонограмма.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.
Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
передавать только краткую, срочную информацию;
проверять правильность записи обратной связью;
текст - не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации-отправителя;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) адресат;
7) заголовок;
8) текст;
9) подпись;
10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
Самым значительным видом-информационно-справочных документов являются деловые письма.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:
1) письмо- просьба;
2) письмо- предложение;
3) письмо- претензия;
4) письмо- запрос;
5) письмо- извещение;
6) информационное письмо:
7) письмо - отказ:
8) письмо - напоминание;
9) сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) адрес организации (почтовый, телеграфный);
5) номер телефона, факса, телетайпа;
6) номер счета в банке;
7) дата, номер;
8) ссылка на индекс и дату входящего документа;
9) адресат;
10) заголовок;
11) текст;
12) приложения;
13) подпись;
14) печать;
15) фамилия и телефон исполнителя;
16) гриф ограничения доступа.
