Тема 4. Деловые встречи и приемы

 

Достаточно часто деловые беседы проходят в неформальной обстановке (кафе, ресторане). Это требует умения сочетать решение деловых вопросов с трапезой. Обычно выделяют деловой завтрак, обед, ужин. Их объединяют некоторые общие принципы, применимые во всех трех случаях, в частности, общепринятые правила поведения за столом. Однако каждая из этих форм делового общения имеет и свои особенности.

Деловой завтрак - наиболее удобное время для встреч тех, кто напряженно работает в течение дня. Продолжительность - около 45 минут. Не рекомендуется для деловой встречи мужчины и женщины.

Деловой обед позволяет наладить хорошие отношения с партнерами, лучше познакомиться с клиентами. В полдень человек активнее и раскованней, чем в 7-8 часов утра. Продолжительность делового обеда строго не регламентируется и обычно составляет один-два часа, из которых до получаса занимает светский разговор, как правило, предваряющий деловую беседу.

Деловой ужин носит более официальный характер, чем завтрак или обед, и по степени регламентации приближается к приему. Это определяет тип приглашений (письменные, а не телефонные), особенности одежды (костюм темных тонов). Продолжительность делового ужина два часа и более.

При принятии решения организовать (принять приглашение на) деловой завтрак, обед или ужин необходимо обдумать свои задачи и уяснить, будет ли более непринужденная атмосфера застолья способствовать их решению. Может быть, эти вопросы легче решить в учреждении или по телефону. Каждая встреча, связанная с застольем, может отнять от одного до трех часов, а относиться к своему и чужому времени нужно крайне уважительно.

Японцы избегают пристального прямого взгляда, который неизбежен при рукопожатии, и им не импонирует манера прикасаться друг к другу. Рукопожатие не включается в процесс общения. Важнейшим элементом хорошего тона являются поклоны. Пятнадцать поклонов достаточно для тривиального приветствия, сорок пять раз — для того, чтобы произвести хорошее впечатление, особое почтение выражают семьюдесятью поклонами, а самую уважаемую личность приветствуют, поклонившись девяносто раз подряд. При представлении вручайте и старайтесь получать визитные карточки обеими руками; в знак уважения внимательно их прочитайте.

Вертикальное быстрое движение головой у японцев означает не «я согласен с Вами», а скорее «я внимательно слушаю Вас».

Отведение взгляда в сторону при беседе представляет собой одну из существенных сторон контактного общения. Партнер по беседе, глазеющий на собеседника, воспринимается в Японии как лицо, не обладающее тактом.

Японцы в беседах избегают резкого отрицания, стараются обходить слово «нет». Они считают, что, если даже собеседник чувствует, что ему отказывают, с ним не соглашаются, но делают это мягко, не оскорбляя его чувства собственного достоинства, он легче примет отказ. Поэтому японцы вводят в речь «мягкие» обороты-отрицания. Такая манера общения служит внешним проявлением одной из основных черт японского характера — вежливости. Молчание может быть тоже знаком «нет». Контрвопрос — это тоже ответ «нет» на какую-либо просьбу или вопрос. Если японцы хотят ответить отрицательно, но не имеют веских аргументов, они ссылаются на плохое самочувствие, ранее данное обещание, занятость и т.д. На прямо поставленный вопрос нередко отвечают «надо подумать».

«Да, но...» также означает отказ. Так в ответ на просьбу японец говорит, что приложит все усилия, сделает все возможное, но если результата не будет, он заранее приносит извинения.

В отличие от многих других стран в Японии установление деловых контактов с японскими фирмами путем переписки и телефонного общения, как правило, является малоэффективным.

Во время первой деловой встречи с представителями японских фирм принято обмениваться письменными материалами о своих фирмах.

Точность на переговорах во времени их начала и окончания или в выполнении обещаний, взятых на себя обязательств — одна из важнейших черт японского стиля ведения переговоров.

Терпение в Японии считается одной из основных добродетелей, в том числе и в бизнесе. Мала эффективность угроз при переговорах с японцами. Сами же они редко используют угрозы, впрочем, как и другие тактические приемы, направленные на принуждение — блеф, нажим и т.п.

На переговорах японцы часто стремятся избежать риска, рассматривая его как угрозу для их чести, престижа, репутации. Стремление не проиграть может оказаться сильнее, чем желание одержать победу.

При выборе места встречи необходимо проявить воспитанность и такт. Когда вы заинтересованы в беседе, можно подчеркнуть свое уважение к человеку, назначив место встречи поближе к месту его работы. Уровень ресторана должен соответствовать положению, которое занимают приглашенные вами люди.

Необходимо строго соблюдать заранее согласованные договоренности о месте, времени и составе участников встречи (кто, где и когда будет встречаться). Только при настоятельной необходимости можно вносить изменения в заранее утвержденный план. Так, если вы намерены встретиться с кем-то с глазу на глаз за завтраком, а приглашенный звонит вам и объявляет, что он намерен явиться со своим секретарем и кем-то еще, вы должны решить, отвечает ли встреча в подобном составе вашим интересам и стоит ли ее действительно проводить.

Если сделан предварительный заказ, хороший тон предписывает дождаться, пока соберутся все приглашенные и лишь тогда усаживаться за стол. Если вам надо будет разложить бумаги, а вы встречаетесь лишь с одним человеком, предпочтительнее сесть за столик на четверых, а не на двоих. В этом случае будут веские причины предложить человеку сесть справа от вас, а не напротив.

Оплатить счет должен тот, кто первым предложил встретиться. Если ситуация может быть превратно истолкована как попытка завоевать чье-то особое расположение, следует предложить, чтобы каждый платил за себя. Это особо актуально для представителей средств массовой информации и государственных служащих всех уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет могут счесть попыткой повлиять на прессу или проявлением коррумпированности органов государственной власти. Однако наиболее общим подходом все же будет такой - пригласивший берет все расходы на себя.

После делового завтрака, обеда или ужина принято, по меньшей мере, поблагодарить пригласившего.

Приемы в деловой практике являются важным средством поддержания и развития контактов с официальными, общественными, деловыми кругами, представителями культуры и средств массовой информации своей страны и других стран. Приемы устраиваются в ознаменование какого-либо события (знаменательной даты, государственного праздника, презентации), в порядке оказания почести и гостеприимства отдельному лицу или делегации, в связи с завершением переговорного процесса или подписанием договора, соглашения и т.д.

Приемы организуют в соответствии с общепринятыми правилами, допуская отступление от них лишь в той степени, в какой это оправдано местной спецификой или иными вескими причинами. Наиболее широкое распространение получили такие виды приемов, как завтрак, обед, ужин, приемы вида фуршет (аля фуршет, вечерний прием вида фуршет), коктейль, чай, журфикс, по-буфетному, бокал шампанского.

Завтрак устраивают для ограниченного числа лиц (как правило, одних мужчин). Время проведения - в промежутке от 12 до 15 часов. На завтрак принято подавать одну-две холодные закуски, одно горячее рыбное блюдо, одно мясное блюдо и десерт (сладости, фрукты, конфеты, мороженое и др.). К холодным закускам можно предложить водку или охлажденные настойки, к рыбному блюду - охлажденное сухое белое вино (а на Востоке - гранатовый сок), к мясному блюду - сухое красное вино комнатной температуры, к десерту - охлажденное шампанское. После завтрака подают кофе или чай. Столы для этого сервируют заново.

Продолжительность завтрака - от часа до полутора часов (из них обычно 45-60 минут проводят за столом и 15-30 минут за кофе или чаем). Инициатива завершения завтрака (обеда и ужина) должна исходить от хозяина приема. Одежда для завтрака, - как правило, повседневный костюм.

Обед устраивают по поводу важных событий или в знак особого расположения к приглашенным. Время проведения - между 19 и 21 часами. Продолжительность обеда 2 - 2,5 часа, из которых за столом обычно проводят 1,5 часа. Как и во время завтрака, перед приглашением к столу и по окончании еды гости вместе с хозяевами могут провести 15-20 минут в другом помещении, где перед обедом подают легкие закуски, а после обеда - кофе или чай.

Меню обеда более обильно в сравнении с меню завтрака и обязательно включает первое блюдо. Ассортимент и последовательность подачи напитков - как и во время завтрака. На обед принято приглашать мужчин с женами. Форма одежды указывается в приглашении.

Ужин начинается в 21.00 и позднее. Меню ужина и вина - такие же, как и на обеде. Первое блюдо на ужин, как правило, не подают.

Коктейль и аля фуршет (фр. fourchette - вилка) - наиболее распространенные виды приемов. Их устраивают по самым различным поводам. В деловой практике они, как правило, являются неотъемлемой частью любой презентации. Самостоятельно приемы вида коктейль и аля фуршет проводятся от 17 до 20 часов (в приглашениях указывают время начала и окончания). Обычно приглашается большое число гостей (от 15-20 до нескольких сот и более).

Подаются различные холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, иногда - горячие закуски. Спиртные напитки выставляются на столах или разносятся официантами. Может устраиваться буфет. Иногда в конце приема подают шампанское, затем кофе.

Приемы этого вида проводятся стоя. Гости сами набирают закуски на свои тарелки и выбирают напитки. Могут быть и исключения из этого основного правила. Например, для духовных лиц может быть поставлен отдельный стол где-нибудь в уголке.

Вечерний прием аля фуршет устраивается в особо торжественных случаях и начинается в 20.00 и позднее. Отличается от приемов коктейль или фуршет большим разнообразием и обилием предлагаемых напитков и закусок.

Чай устраивается между 16.00 и 18.00, как правило, только для женщин. Продолжительность - один-полтора часа. Накрывается один или несколько столиков в зависимости от количества приглашенных лиц. Подаются обычно кондитерские изделия (пирожки, пироги, пирожные и т.п.), фрукты, десертные и сухие вина, соки, воды, кофе и чай.

Журфикс проводится как «чай» с 16.00 до 18.00 в определенный для приема гостей день недели (фр. jоur fixe - определенный день).

По-буфетному проводится с 20.00 до 21.00 как «коктейль», но при этом садятся за стол по своему выбору. Закуски выставляются отдельно на столе.

Бокал шампанского проводится от 12.00 до 13.00 часов. Это - низкий уровень приема. Закуски - орешки, маслины, конфеты. Подаются шампанское, сухое вино, виски, водка. Одежда - обычная.

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят:

- выбор вида приема;

- составление списка приглашенных лиц;

- рассылка приглашений;

- составление плана рассадки за столом (завтрак, обед, ужин);

- составление меню;

- сервировка столов и организация обслуживания гостей;

- подготовка тостов или речей;

- составление схемы (порядка проведения) приема.

Вид приема избирается в зависимости от случая, по которому его необходимо устроить. Наиболее торжественными и наиболее почетными видами приемов являются обед или вечерний прием аля фуршет. В менее важных случаях можно воспользоваться другими видами приемов. Необходимо также учитывать традиции и обычаи, сложившиеся в местной деловой практике.

Одним из важнейших моментов организации приема является составление списка гостей. Прежде всего определяется общее количество приглашенных. Оно не должно превышать возможностей обслуживания и соответствовать помещению, где будет проходить прием. Приглашения на прием отпечатываются на бланках, изготовленных типографским способом. Имя и фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или печатаются на машинке. При организации приемов с рассадкой гостей за столом (завтрак, обед, ужин) в приглашении содержится просьба ответить (R.S.V.P. или «Please answer» или «Просьба ответить»). Приглашения рассылаются не позднее, чем за одну-две недели до приема. Если мужчин приглашают на прием вместе с женами, то это указывается в приглашении. На первое место всегда ставят имя мужа.

Приглашение может быть не персональным, а с указанием лишь числа приглашенных от организации, учреждения, фирмы. В этом случае с ответным письмом принято направлять именной список лиц, которые будут присутствовать на приеме. Во всех случаях ответ на приглашение обычно направляют отпечатанным на специальном бланке или в виде частного письма. Ответить на приглашение можно и по телефону, если он указан в пригласительной карточке. Обязательным является сообщить о принятии приглашения в тех случаях, когда в полученном приглашении на прием оставлены не зачеркнутыми буквы P.S.V.P. или фраза «Просьба ответить». Если дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным.

Когда в пригласительной карточке буквы P.S.V.P. зачеркнуты или отсутствуют (приглашения на приемы, проводимые стоя), давать тот или иной ответ не нужно.

На прием, в приглашении на который содержится просьба ответить, следует приходить точно в указанное время. Опоздание - нарушение этикета. Если из одного учреждения приглашено несколько представителей и они являются на прием не вместе, первыми должны приходить младшие по должности, а затем старшие.

На приемы, проводимые стоя, в приглашении на которые указывается время начала и конца приема (17.00-19.00, 18.00-20.00 и т.д.), можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении периода. Приходить к началу такого приема и находиться на нем до конца необязательно.

Принцип гостеприимства имеет важное значение при проведении приемов. Необходимо стремиться к тому, чтобы гости во всем чувствовали радушие, внимание и предупредительность хозяев. Встречая гостей исходят из того, что даже если прибывающие по своему служебному положению являются официальными лицами, то в данном случае они выступают как бы в личном качестве. Всем приглашенным оказывают должное внимание, а по отношению к почетным гостям проявляют максимум заботы, уважения и предупредительности.

Рассадка производится с учетом признанного служебного и общественного положения гостей. Нарушение этого основного правила может быть истолковано как сознательное нанесение ущерба престижу гостя, а в международной деловой практике и стране, им представляемой. Соблюдаются такие правила рассадки:

- первым (почетным) считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина дома (если хозяин и хозяйка сидят на одной стороне стола, то первым будет место справа от хозяйки, вторым - слева от хозяина);

- в отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым - слева от него;

- гость особо высокого ранга может быть посажен напротив хозяина дома; в этом случае вторым будет место справа от хозяина дома;

- если хозяйка дома отсутствует, на ее место может быть посажена одна из приглашенных женщин (с ее согласия) или же, также с согласия, мужчина самого высокого ранга;

- женщина не сажается рядом с женщиной, муж с женой (за исключением молодоженов);

- женщины не сажаются в конце столов;

- учитывается знание языков рядом сидящих гостей;

- после (или в период) переговоров возможна рассадка на завтраке, обеде или ужине одной делегации напротив другой;

- почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку, то на стороне стола, обращенной к окнам, выходящим на улицу;

- переводчики: могут быть рядом с хозяином (или через N 2) или же сзади (в случае необходимости).

- на каждое место за столом кладется карточка с фамилией приглашенного;

- схема рассадки за столом выставляется в приемной или прилагается к пригласительному билету.

Обмен тостами на завтраках, обедах и ужинах происходит после десерта, когда всем присутствующим налито шампанское. На других видах приемов принято произносить тосты не ранее 10-15 минут после их начала. Первый тост произносит хозяин приема, с ответным тостом выступает главный гость. Остальным присутствующим рекомендуется воздерживаться от каких-либо публичных выступлений.

Главное в тосте - сердечность. Характер тоста, его содержание, построение и стиль зависят от конкретной ситуации и уровня общения. Так, в международной практике принята следующая схема построения тоста. Его начинают (1) с приветствия в адрес главного гостя, затем кратко и в понятной форме излагают (2) соображения по поводу случая, в связи с которым организован прием. Завершают тост (3) пожеланием здоровья главе иностранного государства и главному гостю, процветания стране и счастья ее народу.

В ответном тосте также кратко (1) благодарят за прием, излагают (2) соображения, лежащие в основе встречи, и (3) заверяют во взаимности выраженных чувств. Завершают тост (4) пожеланием здоровья главе государства, процветания стране и народу.

Злоупотреблять за столом официальными речами, тем более длинными, не следует.

Этикет предусматривает, что сидящие за столом должны поддерживать разговор. Сидеть рядом и не разговаривать - невежливо. Необходимо разговаривать с обоими соседями, можно беседовать не только с непосредственными, но и с ближайшими соседями.

Однако вести громкую беседу через весь стол невежливо.

Незнакомые люди, сидящие рядом, могут знакомиться самостоятельно, без посредника, представляясь обычным способом. Характер беседы за столом - легкий, непринужденный, не мешающий еде. Недопустимо вести споры или затрагивать сложные проблемы.

Не рекомендуется задерживаться на приеме дольше времени, указанного в приглашении, а также уходить всем гостям сразу после ухода главного гостя. Это производит неблагоприятное впечатление. Нельзя внезапно прерывать разговор, собираясь покинуть прием. Его доводят до конца, говорят собеседнику «До свидания», а если прощаются с группой людей - отвешивают легкий поклон всем участникам беседы. Акцентировать внимание на своем уходе не следует. Если вам необходимо незаметно уйти раньше времени завершения приема, надо найти возможность попрощаться с хозяйкой.

Важное значение имеет организация проводов гостей. Принято, чтобы хозяин приема проводил почетных гостей до того места, где он их встречал (парадный подъезд, место, где гости садятся в машины). При прощании гостям оказывают знаки внимания, иногда дарят сувениры. По возможности хозяину приема целесообразно до ухода всех приглашенных оставаться там, где он простился с почетными гостями, чтобы дать возможность всем гостям попрощаться с ним. На многолюдных приемах, хозяин провожает лишь почетных гостей. Остальным участникам приема уделяют внимание и провожают встречавшие их лица, как правило, равные им по рангу, должности и положению в обществе.

 

Выполните следующие задания:

I. Тестовые задания

II.Практическое задание

1. Подготовьте план проведения деловой встречи с зарубежными партнерами а) если Вы только заключили договор о сотрудничестве ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------б) имеете давние связи и планируете их продолжение -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

III. Вопросы для обсуждения

1. Какие виды приемов получили наиболее широкое распространение в официальной практике? Почему?________________________________________________________________

2. Какой вид приема необходимо выбрать в следующих случаях:

празднование государственного праздника -_________________

визит правительственной делегации –______________________

начало, завершение переговоров -__________________________

презентация - __________________________________________

установление деловых отношений -________________________

знаменательная дата в деятельности учреждения - _____________

Почему?

3. Каков порядок прибытия на прием гостей, приглашенных из одного учреждения?________________________________________________________

4. С учетом каких требований производится рассадка гостей на приемах? (укажите не менее 5 правил)________________________________________________________

5. Укажите новые распространенные в российской практике виды приемов. Охарактеризуйте их. _____________________________________________________________________