Принятие корректирующих действий

Выработка стандартов и критериев

Стандарты – конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности:

1) Наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа.

2) Конкретный критерий, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Совокупность этих двух особенностей называется показателями результативности. Они позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы:

1) ЧТО мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?

2) ЧТО ЕЩЕ осталось не сделанным?

Некоторые важные цели и задачи организации точно измерить количественно невозможно (повышение морально уровня), поэтому некоторые из них оцениваются путем опросов, другие же можно выразить косвенно через количественный показатель. Эти показатели оцениваются с определенной долей субъективизма. Однако, это не должно служить причиной отсутствия контрольных стандартов.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами

На этом этапе менеджер должен определить, на сколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.

1) Распространение информации. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников, как установленные стандарты так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до ответственных работников в виде легко позволяющим принять необходимые решения и действия.

 

2) Допустимые отклонения. За исключением специальных случаев организация не может не отклоняться от поставленной цели. Хороший стандарт системы контроля должен содержать определения допустимых отклонений. Если масштаб отклонений слишком велик, то возникающие проблемы могут привести к серьезным последствиям. Если масштаб отклонения слишком мал, то организация будет вынуждена реагировать на незначительные отклонения, что требует много времени и достаточно разорительно. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

 

Один из способов повышения экономической эффективности контроля – это управление по принципу исключения. Т.е. система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Следствие данного принципа – те действия, которые изначально имеют тривиальный характер, не следует даже измерять.

 

3) Измерение результатов. Это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Необходимо принимать во внимание единицы, скорость, частоту и точность измерений.

А) использование компьютера для контрольных измерений делает их более оперативными, точными и дешевыми.

Б) из за высокой стоимости измерений не нужно стремиться измерить все и как можно точнее. В коммерческой деятельности цель проведения измерений – это увеличение прибыли, а не попытка выяснить, что же происходит на самом деле.

 

4) Оценка информации о полученных результатах. Здесь менеджер решает та ли, что нужно полученная информацияи важна ли она.

Принятие корректирующих действий

На этом этапе менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения.

1) Ничего не делать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, то лучше ничего не делать, но процесс контроля все равно продолжить

2) Устранить отклонения. Если возникают серьезные отклонения, необходимо понять их причины и добиться возвращения к правильному образу действий. Корректировка может быть осуществлена путем улучшения значения каких-нибудь внутренних переменных или улучшением функций управления. Так же менеджер должен избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, но в долгосрочном влекут за собой большие затраты.

3) Пересмотреть стандарт. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять, иногда сами стандарты могу оказаться нереальными.