Методы обследования управленческих процедур

Глава 4. МЕТОДОЛОГИЯ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ

 

Методика предпроектного обследования

 

Целью предпроектного обследования является получение полной и достоверной информации об объекте исследования.

На основе данных полученных при обследовании информационной системы создается концептуальная модель АИС, состоящая из описания предметной области, ресурсов и потоков данных, перечня требований и ограничений к технической реализации АИС, а также определяется аппаратно-технический состав создаваемой АИС.

Предпроектное обследование включает в себя несколько этапов – сбор информации, первичная ее обработка.

Первичное обследование затрагивает два основных момента, характеризующих предприятие:

Ø решаемые задачи и выполняемые функции – на основе технологии анкетирования;

Ø информационные потоки и связи, как внутренние, так и внешние – с помощью реестров.

Согласно предложенной методологии построения информационной модели, обследование всех аспектов деятельности предприятий проводится на различных уровнях управления:

Ø предприятие (директор);

Ø службы и отделы (начальники отделов и служб);

Ø рабочие группы и сектора (начальники групп и секторов в рамках отделов и служб);

Ø отдельные рабочие места.

Таким образом, для полного охвата деятельности подразделений предприятия необходимо участие в обследовании всех перечисленных сотрудников. Каждый участник обследования получает набор материалов, обрабатывает их согласно приложенным инструкциям, формализуя, таким образом, свою функцию управления.

Среди универсальных методов, пригодных для обследования всех функциональ­ных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы:

Ø на­блюдения;

Ø опроса исполнителей (метод интервью);

Ø анализа материалов (анкетирования);

Ø личного участия.

Все эти методы применяются, как правило, в различных сочетаниях, дают хороший эффект и предполагают разную степень личного участия проектировщика в обследовании.

Метод наблюдения применим в тех случаях, когда изучаемый вопрос не явля­ется трудным для понимания и требуется лишь уточнить некоторые детали.

Метод опроса исполнителей наиболее распространен, хотя имеет суще­ственные недостатки. В процессе опроса приходится отвлекать людей от работы, а главное, полученные сведения могут быть не точными. Поэтому рекомендуется прибегать к этому методу в тех случаях, когда требуется уточнить некоторые неясности в изучаемом вопросе при условии, что опрос существенно облегчит труд проектировщика и сократит сроки обследования.

Метод анализа материалов является наиболее точным и научно обосно­ванным. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно разработанным методикам. Примером применения метода является анализ информационных потоков, рассматриваемый ниже.

Метод личного участия является более достоверным, так как предпола­гает выполнение производственных операций лично проектировщиком. Однако главным его недостатком является значительное увеличение сроков и сложности обследования.

 

Методы обследования управленческих процедур

 

Изучению управленческих процедур предшествует ознакомление с предметной областью в целом. При этом рассматриваются:

Ø существующие производственные и технологические процессы, а также мате­риальные потоки;

Ø организационная структура управления (состав подразделений, их назначение и подчиненность друг другу);

Ø цели, функции и задачи управления.

В зависимости от вида экономического объекта оцениваются технико-экономические показатели, отражающие специфику деятельности предметной области. Для промышленного предприятия, например, это:

·номенклатура выпускаемой продукции (число видов продукции, объемы выпуска);

·масштаб предприятия (малое, среднее, крупное);

·количество видов технологических процессов изготовления продукции;

·номенклатура материальных ресурсов (количество видов, объемы запасов и оборот материальных ресурсов);

·количество организаций-контрагентов (поставщиков материальных ресурсов, покупателей продукции) и др.

Реализация управленческих функций осуществляется через решение задач управления. Функции и задачи управления связаны с деятельностью управленческого персонала и отражают принятую организационную структуру органа управления (состав структурных подразделений или отдельных лиц, принимаю­щих решение).

Обследованию подвергается существующая система управления:

Ø состав, периодичность и условия выполнения каждой управленческой функ­ции или задачи;

Ø число исполнителей функции управления, трудоемкость и сложность работы управленческого персонала;

Ø применяемые технические средства обработки информации для выполнения управленческих функций;

Ø должностные инструкции, штатное расписание и организационная структура управления – состав подразделений, сфера их деятельности, взаимосвязи по выполняемым функциям управления;

Ø состояние информационного обеспечения управления и нормативно-справочного хозяйства.

В результате обследования управленческих процедур:

·устанавливаются цели деятельности (обеспечение стабильного дохода, конку­рентоспособности выпускаемой продукции, ритмичности производства, сокра­щение непроизводительных потерь рабочего времени и т. п.) и критерии оценки их достижения;

·определяются функциональные подсистемы системы управления и состав их задач.

Для проведения обследования управленческих процедур, функций и задач управления применяется специально разработанная анкета обследова­ния. Анкета содержит вопросы, касающиеся целей, задач и функций, выполняемых анкетируемым, личных рекомендаций и пожеланий по вопросам автоматизации и организации работы в подразделении.

Анкета начальника отдела содержит вопросы, касающиеся функций, выполняемых отделом, и распределение их по секторам. Согласно этому разделению в дальнейшем происходит сбор документов по секторам, входящим в отдел (службу).

Также в анкете предлагается выделить, по мнению анкетируемого, наиболее важные, с точки зрения управления, информационные потоки (документы).