Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации Наименование организации УТВЕРЖДАЮНаименование структурного ________________________________подразделения (общественной (наименование должностиорганизации)Опись N ________________________ ________________________________дел ____________________________ руководителя структурного (наименование категории дел) ________________________________за _____________ год подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата ---------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Индекс ¦ Название ¦ Дата ¦ Количество ¦ Срок ¦ ¦¦ N ¦ дела ¦ раздела, ¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦¦п/п¦ (тома, ¦ заголовок ¦(тома, ¦деле (томе, ¦дела (тома, ¦Примечани妦 ¦ части) ¦дела (тома, ¦части) ¦ части) ¦ части) <*> ¦ ¦¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+-----------+------------+-------+------------+------------+----------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+-----------+------------+-------+------------+------------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦----+-----------+------------+-------+------------+------------+----------- В данную опись внесено ____________________________________________________ (цифрами и прописью)дел с N ________________________ по N _______________________, в том числе:литерные номера:пропущенные номера: Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписиДата Наименование должностируководителя службы ДОУ(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписиДата
Рис. 3. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации. Утверждена постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Передал __________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и ______________________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам[1]
(цифрами и прописью)
