Сведения из теории
ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Служебные письма – это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.
Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4.
Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5.
Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты:
01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28, 29, 30.
Текст письма строят по следующей схеме:
• Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).
• Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме).
• Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат).
В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
– нейтральный тон изложения,
– лаконичность и краткость текста,
– точность, ясность выражения мысли.
Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. спец. файл).
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.
Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.
Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.
Задание: составьте и оформите служебные письма.
Управленческая ситуация 1.
Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам.директора департамента Сверчкова А. В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.
Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г. Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г. Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г. Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада № 1586 О. А. Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.
Управленческая ситуация 2.
Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕДБАНК» (пр.Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17, факс: 576-22-20) Шумов С. А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Волынцеву Л. М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДБАНК» рабочих площадей – 180 кв.м под размещение отделения банка.
Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.
Управленческая ситуация 3.
Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В. А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А. М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С. П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.
