Содержание
Введение…………………………………………………………………….2
1.Экономическая эффективность стандартизации………………………4
2.Виды эффективности работ по стандартизации……………………...12
3.Понятие документооборота……………………………………………13
4.Основные этапы документооборота………………………………….16
4.1. Составление и оформление документов……………………………16
4.2.Прием и регистрация документов…………………………………..21
4.3.Контроль за исполнением документов……………………………...27
4.4. Передача документов в архив……………………………………….30
5. Основные правила организации документооборота на ОАО комбината «Магнезит»…………………………………………………….33
Заключение………………………………………………………………..39
Список используемой литературы……………………………………….40
Введение
В условиях перехода России к рыночным отношениям и структурной перестройки национальной экономики резко обострились экономические, социально-политические, правовые и другие проблемы. Важнейшим фактором стабилизации и дальнейшего прогрессивного развития предприятий является становление современного цивилизованного управления и повышение конкурентоспособности как продукции, так и предприятия в целом. В связи с тем, что цена и качество выступают важнейшими составляющими конкурентоспособности продукции, изучение их взаимосвязи представляется актуальным и перспективным.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что изучение основных принципов оценки затрат на качество, стандартизацию и сертификацию, а также методов определения показателей, применяемых при анализе экономической эффективности в области управления качеством является достаточно актуальным.
Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.
Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.
Экономическая эффективность стандартизации
Современная стандартизация базируется на следующих принципах: системность; повторяемость; вариантность; взаимозаменяемость.
Принцип системности определяет стандарт как элемент системы и обеспечивает создание систем стандартов, взаимосвязанных между собой сущностью конкретных объектов стандартизации. Системность - одно из требований к деятельности по стандартизации, предполагающим обеспечение взаимной согласованности, непротиворечивости, унификации и исключение дублирования требований стандартов.
Принцип повторяемости означает определение круга объектов, к которым применимы вещи, процессы, отношения, обладающие одним общим свойством - повторяемостью во времени или в пространстве.
Принцип вариантности в стандартизации означает создание рационального многообразия (обеспечение минимума рациональных разновидностей) стандартных элементов, входящих в стандартизируемый объект. Принцип взаимозаменяемости предусматривает (применительно к технике) возможность сборки или замены одинаковых деталей, изготовленных в разное время и в различных местах.
Основные требования к разработке фонда стандартов можно сформулировать следующим образом:
- стандарты должны быть социально и экономически необходимыми;
- стандарты должны иметь определенный круг пользователей и конкретность требований;
- стандарты не должны дублировать друг друга;
- стандарты должны отражать взаимосогласованные требования
- комплексности по всем стадиям жизненного цикла продукции (от разработки до утилизации), по всем уровням разукрупнения (от исходных
- материалов до конечной продукции), по всем аспектам обеспечения качества и уровням управления;
- стандарты должны обладать стабильностью требований в течение определенного периода;
- стандарты должны своевременно пересматриваться.
Основные закономерности процесса разработки стандартов определяют условия эффективной их реализации и тенденций развития:
1. Сбалансированность интересов сторон, разрабатывающих, изготовляющих, предоставляющих и потребляющих продукцию (услугу);
2. Системностъ стандартизации - это рассмотрение каждого объекта как части более сложной системы, предполагает совместимость всех элементов этой сложной системы;
3. Динамичность и опережающее развитие стандарта. Как известно, стандарты моделируют реально существующие закономерности в хозяйстве страны. Однако научно-технический прогресс вносит изменения в технику, в процессы управления, поэтому стандарты должны адаптироваться к происходящим переменам;
4. Эффективность стандартизации. Применение нормативной документации (НД) должно давать экономический или социальный эффект. Непосредственный экономический эффект дают стандарты, ведущие к экономии ресурсов, повышению надежности, технической и информационной совместимости. Стандарты, направленные на обеспечение безопасной жизни и здоровья людей, окружающей среды, обеспечивают социальный эффект;
5. Приоритетность разработки стандартов, способствующих обеспечению безопасности, совместимости и взаимозаменяемости продукции (услуг), что достигается путем безусловного соответствия разработок требованиям стандартов, нормам законодательства и реализуется путем регламентации и соблюдения обязательных требований государственных стандартов;
6. Гармонизация предусматривает разработку гармонизированных стандартов. Обеспечение идентичности документов, относящихся к одному и тому же объекту, но принятых как организациями по стандартизации, так и международными (региональными) организациями, позволяет разработать стандарты, которые не создают препятствий в международной торговле;
7. Четкость формулировок положений стандарта. Возможность двусмысленного толкования нормы свидетельствует о серьезном дефекте НД;
8. Соответствие законодательству, а также нормам и правилам надзорных органов. При разработке стандартов и других НД необходимо обеспечивать их соответствие нормам законодательства, а также нормам и правилам органов, выполняющих функции государственного контроля;
9. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов. Качество готовых изделий определяется качеством сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, поэтому стандартизация готовой продукции должна быть увязана со стандартизацией объектов, формирующих ее качество, включая требования, обеспечивающие безопасность жизни, здоровья и имущества, окружающей среды, совместимость и взаимозаменяемость.
Всякая производственная деятельность обусловлена целесообразностью и полезностью, интегральная оценка которой выражается экономической эффективностью.
В общем случае экономическая эффективность - это обобщенный критерий, который характеризует соотношение между достигнутым результатом производства и затратами трудовых, материальных и денежных ресурсов. Иными словами речь идет об уровне эффективности использования ресурсов.
Определить экономическую эффективность стандартизации - это значит выявить ее влияние на экономику страны с учетом результатов стандартизации на всех стадиях жизненного цикла объекта стандартизации, или другими словами, определить отношение прироста национального дохода в сопоставимых ценах, рассчитанного по годам за период действия стандарта или за срок службы стандартной продукции, к вызвавшим этот прирост вложениям в основные или оборотные фонды.
Под экономическим эффектом стандартизациипонимают выраженную в денежной или натуральной форме экономию живого или овеществленного труда в общественном производстве в результате внедрения стандарта с учетом необходимых для этого затрат.
Уровень экономической эффективности и характер ее изменения обусловлены воздействием ряда факторов, характеризующих механизмы формирования затрат и результатов деятельности. К ним прежде всего относятся такие экономические категории, как себестоимость, цена и производственные фонды.
Определение экономической эффективности стандартизации необходимо: экономический метрологический исикава
-для обоснования целесообразности и проведения выбора оптимального варианта стандартизации,
- для установления ее влияния на экономические показатели работы предприятий.
В общем случае суммарная эффективность стандартизации объектов (станков, прессов, измерительных приборов) будет равна разности приведенных затрат на создание годового выпуска и эксплуатацию изделий до и после внедрения соответствующих стандартов:
, (2.1) Нумерация должна быть (1)формулы написаны в текстовом редакторе, а не скачены из интернета и стоять по середине строки
Это касается всех формул Нумерация сплошная с начала работы
Индекс «1» здесь и далее обозначает положение до стандартизации, индекс «2» - положение после стандартизации.
Анализ работ, проведенных в сфере стандартизации, показывает, что на 1 руб., направленный в эту сферу, дает, как показывает международная практика 10 руб. прибыли.
В приведенные затраты входят общие капитальные 
(научно-исследовательские и опытно-конструкторские затраты) и суммарные текущие затраты 
(затраты на изготовление). Суммирование и осуществляется по формуле
, (2.2)
где 
- нормативный коэффициент эффективности капиталовложений.
Коэффициент эффективности показывает, какую долю дополнительного дохода должен обеспечивать каждый рубль капитальных вложений, чтобы затраты были эффективны. При отсутствии нормативных значений принимается равным 0,12.
При наличии данных, относящихся к единице продукции, экономическую эффективность стандартизации следует рассчитывать в усложненной форме по следующей зависимости:
, (2.3)
где с - себестоимость единицы продукции или работы; k - удельные капиталовложения (производственные фонды); В -годовой выпуск (программа).
Годовой экономический эффект в этом случае находится по формуле
, (2.4)
где С - себестоимость годового выпуска; К- производственные фонды.
При отсутствии абсолютных величин себестоимости и производственных фондов расчет экономического эффекта может быть осуществлен на основе данных об изменении этих величин на единицу продукции:
, (2.5)
где Δс - снижение себестоимости единицы продукции или работы; Δk - изменение удельных производственных фондов; В - годовой выпуск (программа).
При расчете годового экономического эффекта формула (3) примет вид:
, (2.6)
где Δ C - снижение себестоимости единицы продукции или работы; Δ К - изменение удельных производственных фондов.
При подсчете экономии в натуральной форме можно пользоваться следующими основными зависимостями:
1)при снижении расхода материалов (эффект выражается в тоннах, метрах, литрах и других единицах физических величин)
, (2.7)
2)при снижении трудоемкости (эффект выражается в количестве высвобожденных работников)
, (2.8)
3)при уменьшении длительности производственного цикла (эффект выражается в единицах времени)
, (2.9)
где В - годовой выпуск; Мн - норма расхода материала на единицу продукции; t - норма времени на операцию; Ф - годовой фонд времени работы; ц – длительность производственного цикла.
В качестве основного относительного показателя для сопоставления эффективности различных вариантов мероприятий по стандартизации, например различных стандартов, используют величину, обратную коэффициенту экономической эффективности капитальных вложений Ен - срок окупаемости капитальных вложений 
, т. е.
, (2.10)
Коэффициент окупаемости представляет собой отношение дополнительных капитальных вложений, требуемых, например. Для разработки и внедрения стандарта, к сумме годового снижения себестоимости объекта стандартизации при его внедрении:
, (2.11)
Причем, если
то срок окупаемости Ток≤ 8 годам. При большем сроке окупаемости внедрение стандарта нерентабельно. Практически срок окупаемости затрат не превышает двух лет.
Если стандартизация привела к росту качества продукции путем повышения ее цены, то срок окупаемости данной продукции определяется следующим образом:
, (2.12)
где 
, 
- оптовая цена единицы продукции соответственно до и после стандартизации.
Годовой хозрасчетный экономический эффект мероприятий по стандартизации, типизации, унификации и агрегатированию для предприятий следует определять по формуле
, (2.13)
где 
- доля дополнительных прибылей, изымаемых у предприятия;
В - годовой выпуск (программы); Ц - цена единицы продукции;
С - себестоимость единицы продукции;
Еф - норма оплаты за фонды к стоимости фондов;
К - производственные фонды.
Анализ большого объема статистических данных показал, что экономический эффект от внедрения стандартизации по основным сферам воспроизводства распределяется следующим образом: научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы - 30-35 %, сфера производства - 15-20 %, сфера эксплуатации - 50 %.
Для расчета экономического эффекта на стадии проектирования учитывают сокращение объема проектных работ, трудоемкости, стоимости и сроков проектирования путем улучшения организации проектно-конструкторских работ, многократного использования стандартной технической документации, применения стандартных методов расчета, сокращения времени на согласование и утверждение вновь выпускаемой документации. Экономия в процессе опытно-конструкторских работ определяется разностью суммарных затрат на проектирование, опытное производство и испытание изделия до и после стандартизации.
Для расчета экономического эффекта на стадии производства учитывают снижение затрат производителя. Для этого определяют уменьшение материалоемкости, снижение трудоемкости процессов, унификацию, снижение удельных затрат электроэнергии и топлива, уменьшение фондоемкости и др.
Для расчета экономического эффекта на стадии обращения и эксплуатации учитывают снижение затрат потребителя. В этом случае определяют снижение затрат на транспортирование и хранение продукции, повышение технического уровня и качества продукции, увеличение срока службы изделий, повышение надежности, снижение стоимости ремонтных работ и др.
Таким образом, при проведении работ по стандартизации следует не только обращать внимание на научно-технический уровень отдельных стандартов, но и проверять экономическую обоснованность и эффективность их применения.
