Оформление документа
После создания нового документа рекомендуется сразу установить параметры страницы (если стандартные установки не подходят для решения задачи). Для настройки параметров страницы служит лента Разметка страницы, состоящая из следующих групп: Темы, Параметры страницы, Фон страницы, Абзац, Упорядочить.
Темы. В MS Word 2007 разработчики добавили новую функцию – темы оформления, которые можно применять к текстовым документам. Нажав кнопку Темы в группе Темы, можно попасть в галерею, содержащую варианты оформления документа (рис. 1.8.1)
.
Рис. 1.8.1 Темы оформления документа
Параметры страницы. Группа Параметры страницы(рис. 1.8.2)предназначена для настройки параметров и характеристик страницы, таких как задание размеров печатного листа, ориентация страницы, количество печатных колонок, расстановка переносов.
Рис. 1.8.2. Группа Параметры страницы
Фон страницы. Группа Фон страницы (рис. 1.8.3) позволяет выбирать подложку, документа, устанавливать цвет страницы и границы страниц.
Рис. 1.8.3. Группа Фон страницы
В Word 2007 появилась возможность добавлять Подложку на страницы. В качестве подложки можно использовать текст или рисунок.
Рис. 1.8.4. Подложка
Кнопка Цвет страницы позволяет установить практически любой цвет для страницы. Однако следует учитывать тот факт, что далеко на каждый цвет может воспроизвести принтер во время печати документа. Также здесь можно выбрать и способ заливки фона страницы (градиентная, узором, текстурная) или же какое-либо изображение для фона страницы.
Кнопка Границы страниц устанавливает видимыми печатные границы страницы.
Абзац. Группа Абзац (рис. 1.8.5) позволяет настраивать отступы (отступ – это расстояние между текстом и левым или правым полем страницы) и интервалы между абзацами.
Рис. 1.8.5. Группа Абзац
Упорядочить. Группа Упорядочить предназначена для управления взаимодействием встроенных объектов с текстом и между собой: расположением, выравниванием, обтеканием, группировкой, поворотом, перекрытием и т.п.
Рис 1.8.6. Группа Упорядочить
Сноски. Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации.
Сноска состоит из двух связанных частей: — знака сноски (Знак сноски. Число, знак или сочетание знаков, указывающие на наличие в сноске дополнительных сведений.) и текста сноски (рис 1.8.7)..
Рис. 1.8.7.Сноски
1 – Знаки обычной и концевой сносок.
2 – Разделитель.
3 – Текст обычной сноски.
4 – Текст концевой сноски.
Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста).
Для работы со сносками предназначена группа Сноски на вкладке Ссылки (рис. 1.8.8).
Рис. 1.8.8. Группа Сноски
Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку Вставить сноску В тексте, в том месте где находился курсор, появится значок сноски, а внизу страницы – горизонтальная разделительная линия и номер сноски.
Для вставки концевой сноски предназначена кнопка Вставить концевую сноску.
Для более тонких настроек сносок служит диалоговое окно Сноски (рис. 1.8.9).
Рис. 1.8.9. Диалоговое окно Сноски
Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются.
Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки Следующая сноска.
Для удаления сноски следует удалить знак сноски в окне документа, а не текст сноски в области сносок (рис. 1.8.10).
Рис. 1.8.10. Знак сноски
Колонтитулы. Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях (Поля. Пустое пространство на странице за пределами области печати.) каждой из страниц документа (рис.1.8.11).
Рис. 1.8.11. Колонтитулы
На колонтитул возлагаются две задачи: оформительская и информационная. С одной стороны, они украшают страницу, а с другой – упрощают работу с документом.
Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Простейший колонтитул состоит из номера страницы. Однако в него также может быть включена любая информация, отражающаяся в верхней или нижней части страницы. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, общее количество печатных страниц, название документа, время и дату создания документа, эмблему компании, имя файла документа и путь доступа к нему, а также сведения об авторе.
Колонтитулы – не обычные текстовые элементы. Строго говоря, их не вводят, а формируют на основе тех данных, которые уже имеются в документе.
Обычно на каждой странице документа выводится один и тот же колонтитул. Тем не менее, существует несколько способов добиться отображения в документе различных колонтитулов. Прежде всего, можно создать отличающийся колонтитул для первой страницы документа или раздела. Можно задавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц документа. Следует заметить, что отличающийся колонтитул первой страницы устанавливается для отдельного раздела документа, но различия между колонтитулами четных и нечетных страниц устанавливаются для всего документа. Наконец, если документ разбит на разделы, их колонтитулы могут иметь разное содержание.
Чтобы создать колонтитулы, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы (рис.1.8.12).
Рис. 1.8.12. Группа Колонтитулы
Выберите тип колонтитула в открывшемся окне (рис. 1.8.13).
При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Будут созданы верхний или нижний колонтитулы, курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы.
Рис. 1.8.13. Меню Колонтитулы
Одновременно с этим на ленте появится функциональная вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор(рис. 1.8.14). Она существенно облегчает работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.
Рис. 1.8.14. Вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор
Эта вкладка помогает делать следующее:
Ÿ быстро изменять параметры оформления колонтитулов и устанавливать особый колонтитул для первой страницы;
Ÿ быстро изменять параметры и номер страницы;
Ÿ переходить от верхнего колонтитула к нижнему;
Ÿ вставлять текущую дату и время;
Ÿ добавлять дополнительные экспресс-блоки, например, имя автора документа, название организации, ключевые слова и пр.);
Ÿ сосредотачиваться на тексте колонтитула, убрав из поля зрения весь остальной документ.
Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как основного текста в документе. Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов. Если позже колонтитулы нужно будет отредактировать, то дважды щелкните левой кнопкой мыши на области колонтитулов — вкладка на ленте появится снова.
Чтобы удалить колонтитул, удалите весь находящийся в нем текст. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов нажатием кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте, так как если в области колонтитула остались пробелы или метки конца абзаца, то он удален не будет.
При использовании колонтитулов для нумерации страниц обратите внимание на то, что если документ будет переплетен, то колонтитулы четных и нечетных страниц должны различаться. Колонтитулы четных страниц обычно выравниваются по левому краю, нечетных — по правому. Чтобы создать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, сделайте следующее.
1. Дважды щелкните по левой кнопкой мыши на области колонтитулов, чтобы появилась вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор на ленте.
2. В группе Параметры установите Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц (рис. 1.8.15).
Рис. 1.8.15. Флажок Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц
Стилевое форматирование. Параметры форматирования символов и абзацев Word позволяют изменять вид создаваемых документов в широких пределах, однако число возможных вариантов форматирования столь велико, что установка всех этих параметров вручную может занимать значительное время. Для решения этой задачи служат Стили.
Стили представляют собой наборы команд форматирования. При создании стиля пользователь указывает значения отдельных параметров форматирования, которые должны быть включены в создаваемый стиль, для последующего применения всех этих параметров совместно посредством выбора имени этого стиля. Стили определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, строк таблиц или уровней структуры документа. Существует два различных типа стилей:
Ÿ Стиль символа - содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
Ÿ Стиль абзаца - содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции
Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев.
В каждом шаблоне документа имеется заранее созданный набор стилей, или библиотека стилей, но можно самостоятельно создавать новые и изменять имеющиеся в шаблонах стили. Кроме того, стили могут сохраняться непосредственно в документах.
Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, то есть могут включать гарнитуру, начертание и размер шрифта, выравнивание и др. К выделенному фрагменту текста все атрибуты форматирования стиля применяются одновременно. В этом заключается первое удобство использования стилей. Второе состоит в том, что стили позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время, даже в разных документах.
В Word есть большое количество заготовленных стилей, к которым наиболее часто обращаются пользователи программы. Со стилями работают все, иногда того не зная. Даже если вы не задавали никакой стиль, программа по умолчанию идентифицирует его как Обычный.
Для применения стилей используется группа Стили на вкладке Главная (рис. 1.8.16).
Рис. 1.8.16. Группа Стили на вкладке Главная
Различают стили абзаца, символа, таблицы и списка. Это означает, что тот или иной стиль может быть применен к абзацу, к произвольному участку текста, списку или таблице соответственно. Рядом с названием стиля находится соответствующий значок:
Для применения стиля из списка экспресс-стилей необходимо:
Ÿ выделить фрагмент текста;
Ÿ в группе Стили (вкладка Главная) нажать кнопку дополнительных параметров в строке с графическим представлением стилей (рис. 1.8.17);
Рис. 1.8.17. Выбор стиля из списка экспресс-стилей
Ÿ в появившейся галерее надо выбрать нужный стиль, при этом выделенный фрагмент будет приобретать форматирование того стиля, на который мы будем указывать курсором мыши (рис. 1.8.18).
Рис. 1.8.18. Галерея стилей
В экспресс-галерее отображаются лишь наиболее часто используемые стили. Если возникает необходимость применить стиль, которого нет в галерее, необходимо открыть галерею стилей и выбрать пункт Применить стили. В появившемся окне надо выбрать нужный стиль или указать его имя в поле Имя стиля (рис. 1.8.19).
Рис. 1.8.19. Окно Применить стили
Оглавление. Оглавление выполняет две основные функции. Во-первых, оно позволяет читателю получить общее представление о содержании и структуре документа, а во-вторых, оно упрощает и ускоряет поиск составных частей документа: глав, параграфов, отдельных статей и т.п. По своей природе оглавление – это указатель. Оно связывает названия разделов с номерами страниц, на которых эти разделы располагаются.
Создание оглавления займет совсем немного времени, если, конечно, документ оформлен соответствующим образом. Если при создании документа вы не ленились его структурировать должным образом, то Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно. Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.
Сборка оглавления происходит в несколько этапов.
1. Word находит заголовки с заданными стилями.
2. Заголовки сортируются по уровням.
3. Каждый заголовок снабжается соответствующим номером страницы.
Перечень заголовков и соответствующих им страниц вставляется автоматически. Вам только нужно будет набрать слово Оглавление.
Для создания оглавления сделайте следующее.
1. Установите курсор в том месте, где будет располагаться оглавление.
2. Перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление в одноименной группе (рис. 1.8.20).
Рис. 1.8.20. Группа Оглавление
3. Выберите стиль оглавления из появившегося меню (рис. 1.8.21).
Рис.1.8.1.21. Стили оглавления
После создания оглавления по всем правилам у вас появляется множество дополнительных возможностей. Вы сможете с легкостью осуществлять навигацию по большому документу, щелкая мышью по нажатой клавише < Ctrl > по названию нужного вам пункта в оглавлении. При этом происходит мгновенное перемещение к соответствующему месту в документе (рис.1.8.22).
Рис.1.8.22. Готовое оглавление
Высший смысл автоматической сборки оглавления заключается в том, что как автоматически оно формируется, так же автоматически и обновляется.
При переименовании/добавлении/удалении заголовков, входящих в оглавление, автоматическое изменение их в созданном оглавлении не происходит. Необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в области оглавления и в контекстном меню выбрать пункт Обновить поле. После чего вам будет предложено обновить только номера страниц или все оглавление целиком (рис.1.8.23). В большинстве случаев требуется обновлять как то, так и другое. Переименованные/добавленные заголовки любого уровня при этом автоматически войдут в обновленное оглавление (разумеется, если они оформлены в соответствии со стилями, заданными в настройках оглавления). Это же диалоговое окно откроется, если выполнить команду Обновить таблицу на корешке в левом верхнем углу блока оглавления (см. рис. 1.8.22).
Рис. 1.8.23. Окно Обновление оглавления
Чтобы удалить оглавление, надо установить указатель мыши в пределы оглавления и, когда фон оглавления окрасится в голубой цвет, щелкнуть левой кнопкой мыши – оглавление выделится единым блоком. После этого следует нажать кнопку Оглавление на корешке в левом верхнем угру. Последний пункт открывшегося меню – Удалить оглавление.
Закладки. Закладки предназначены для быстроты и удобства навигации по документу – они позволяют быстро переходить к ранее помеченным местам в тексте. Для того, чтобы создать закладку необходимо установить курсор в нужном месте документа и нажать кнопку Закладка в группе Связи на вкладке Вставка.
В появившемся окне (рис.1.8.24) необходимо ввести имя закладки. Следует иметь в виду, что имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.
Рис. 1.8.24. Окно Закладка
При помощи этой же кнопки и окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять ненужные.
Титульные страницы. В Office Word 2007 предусмотрены стандартные блоки для добавления в документы заранее отформатированного содержимого.
При работе с документом можно выбирать из соответствующих коллекций готовые форматы титульных страниц, броских цитат, верхних и нижних колонтитулов для придания документу элегантности. Коллекции упрощают процесс создания профессионально оформленного продукта.
Рис. 1.8.25. Коллекция титульных страниц
